Mijn inbox heeft nu 93 e-mails, waarvan 15 ongelezen. Hoeveel heeft u?
Inbox Zero is de afgelopen jaren uitgegroeid tot een populaire tijdmanagementtechniek. Inbox Zero is ontwikkeld door Merlin Mann en pleit ervoor om uw e-mailinbox te allen tijde leeg te houden. Voorstanders van Inbox Zero, scheppen op dat ze superieur zijn aan de rest van ons. Omdat ze een lege inbox kunnen behouden, hebben ze een opgeruimd brein bereikt en kunnen ze zich beter concentreren op de belangrijke dingen.
Dit maakt me gek. Inbox Zero is een complete verspilling van tijd. Ik beschouw mezelf als een expert in slechts een handvol dingen in deze wereld, en timemanagement is daar een van. Het hebben van een inbox die actueel en minimaal is, is inderdaad waardevol, maar ervoor zorgen dat mijn inbox dagelijks op nul staat, is verspillend en leidt af.
Hier zijn vijf tijdmanagementtechnieken die ik elke dag van de week boven Inbox Zero zou kiezen:
1. Boemerang
Boomerang is een Gmail-extensie. Het is de allerbeste tool voor tijdbeheer die ik in mijn professionele carrière heb ontdekt. Als u wacht op een antwoord van een e-mail die u verzendt, kunt u ervoor kiezen om die e-mail op een latere datum en tijd naar keuze bovenaan uw inbox te laten verschijnen, als u op dat moment nog geen antwoord heeft ontvangen. U kunt ook op elk moment van de dag een e-mail opstellen en deze op een later tijdstip versturen. Ik schrijf vaak e-mails om 23.00 uur of 06.00 uur en gebruik Boomerang om ze werkuren te laten verzenden, om mijn teamgenoten niet te storen.
hoe oud is darrell lakens?
2. Trello
Trello is een gratis tool voor taakbeheer, beschikbaar op zowel internet als mobiel. Met Trello kun je taken prioriteren en verschillende lijsten vormen. U kunt een 'To Do Today'-lijst, een 'Calls To Make'-lijst en meer hebben. De opties zijn eindeloos.
Je kunt zelfs elke e-mail naar Trello doorsturen. Klik in een Trello-bord op 'Menu weergeven', vervolgens op 'Meer' en vervolgens op 'E-mail-naar-bordinstellingen'. U vindt een uniek e-mailadres. Stuur alle e-mails door naar dit e-mailadres en ze worden toegevoegd aan je Trello-bord.
Dit is erg handig voor al die e-mails die eigenlijk 'To-Do'-items zijn en die niet per se tijdgevoelig zijn, maar die u op een bepaald moment wilt behandelen.
3. E-mailfilters en afmelden
Beide hebben hetzelfde doel: de inbox overslaan. Afmelden voor e-maillijsten kost tijd, maar het bespaart enorm veel tijd en is de investering waard. Voor e-mails die u wilt ontvangen maar niet hoeft te lezen, zoals coupons voor uw favoriete winkels en mailinglijsten, stelt u een e-mailfilter in om uw inbox over te slaan en rechtstreeks naar een e-maillabel te gaan.
Ik heb een label met de naam 'Kortingen en aanbiedingen'. Op deze manier ga ik, wanneer ik op de markt ben voor een korting, gewoon naar deze map en kijk wat er beschikbaar is.
4. Top drie lijst
Het lezen van e-mails wanneer ze binnenkomen, is volkomen willekeurig en reactief - het tegenovergestelde van prioriteit en proactief.
In plaats van de hele dag aan uw e-mail geboeid te zitten, maakt u elke ochtend een lijst met de top drie zakelijke en top drie persoonlijke taken die u aan het eind van de dag wilt voltooien. Ik bewaar mijn top drie lijsten in Trello. Papier werkt ook, net als elke andere plaats die u kiest om de lijst bij te houden. De taken moeten klein genoeg zijn om te voltooien.
Als u een prestatiebeoordeling moet schrijven en deze over een week moet worden ingediend, is de top drie taak misschien om er vandaag 30 minuten aan te besteden.
5. Schakel ALLE e-mailmeldingen uit
Je weet wie je bent. Als je geen gesprek kunt voeren zonder je telefoon of horloge te checken, beloof me dan dat je vandaag 10 minuten de tijd neemt en de meldingen uitschakelt.
Ik ben van mening dat er geen meldingen op laptops zouden moeten zijn en alleen sms-meldingen op telefoons. Voortdurend e-mail openen om onmiddellijk te antwoorden of het uit je inbox te halen, zelfs als je Boomerang gaat gebruiken om het uit te stellen tot een andere dag, vereist non-stop taakwisseling.
Onderzoek heeft aangetoond dat multitasking inefficiënt is, en degenen onder ons die zich op één taak kunnen concentreren, hebben een enorm voordeel. Als je jezelf er niet toe kunt brengen om alle meldingen uit te schakelen, schakel er dan zoveel mogelijk uit.
Danny Trejo netto waarde 2016
6. Zeg gewoon nee
En tot slot, als al het andere faalt, zeg dan gewoon nee. Het is een mythe dat je aan alle verzoeken moet voldoen.
Wees niet onbeleefd en spookmensen, maar als je een taak hebt die deze week nooit belangrijk genoeg lijkt te zijn, vertel de persoon dan dat je hem gewoon niet kunt helpen. Of bedenk een manier om ze te helpen die vijf minuten of minder van je tijd kost. En als u iemand anders kent die de mogelijkheid om de taak uit te voeren misschien op prijs stelt, kijk dan of u kunt samenwerken en anderen kunt betrekken om het werk op zich te nemen.
