We zouden allemaal willen dat we productiever konden zijn. Maar hoe kan dat als opdrachten zich blijven opstapelen, het laatste seizoen van Oranje is het nieuwe zwart net op Netflix verschenen en je wordt afgeleid door een stortvloed aan e-mails, sms'jes en meldingen op sociale media?
De afgelopen maand heb ik VEEL te veel meegemaakt. Ik heb de bal links en rechts laten vallen. Dit is onaanvaardbaar als u een bedrijfseigenaar bent. Ik heb mensen die op mij vertrouwen en ik mag dit niet laten gebeuren. Het heeft me ertoe gebracht dingen te evalueren die mijn productiviteit doden.
De eerste stap die ik moest doen, was de tijdverspillers identificeren en ze in de kiem smoren, zodat ik productief kon blijven. Hier zijn acht tijdverspillers waarvan ik heb gemerkt dat ze mijn productiviteit en de meeste mensen met wie ik werk doden.
1. Voortdurend uw e-mail controleren.
Het zou geen verrassing moeten zijn dat e-mail een van de grootste tijdverspillers is. Er worden immers elke dag meer dan 200 miljard e-mails verzonden en het is gebleken dat de gemiddelde werknemer zijn of haar e-mail 36 keer per uur checkt. En we zijn er allemaal schuldig aan. Ik kan je niet vertellen hoe vaak ik een artikel heb geschreven om alleen maar afgeleid te worden door een e-mailmelding, op mijn laptop of smartphone.
Ik begrijp volledig dat je een klant of je baas niet kunt laten hangen door niet op een e-mail te reageren, maar vaak ontvangen we nieuwsbrieven of kortingsbonnen waarop we uiteindelijk klikken, wat ons ertoe brengt om op een website te surfen. Om productief te blijven, moet u de hoeveelheid tijd die u besteedt aan het controleren van uw e-mail beperken.
Sommige organisaties hebben zelfs filters op e-mailprogramma's geïnstalleerd. Hiermee worden alle inkomende berichten gearchiveerd, zodat ze later kunnen worden gelezen. Hoewel het verbieden van e-mail een manier is om dit probleem op te lossen, kan het beperken van e-mailcontroles tot bepaalde tijden net zo effectief zijn. U kunt bijvoorbeeld drie keer per dag twintig minuten reserveren om uw e-mails te controleren en te beantwoorden.
Als je je zorgen maakt over die meldingen die je nieuwsgierigheid te veel prikkelen, kun je je meldingen op zowel je laptop als smartphone uitschakelen.
2. Je sociale media-accounts niet automatiseren.
Hoewel sociale media een van de beste tools is om naamsbekendheid te verspreiden, te netwerken, op de hoogte te blijven van het laatste nieuws uit de branche en bij te praten met vrienden of familie, is het ook een enorme tijdverspilling. Sterker nog, we besteden gemiddeld 118 minuten per dag aan sociale media. Tenzij je een social media manager bent, hoef ik niet zoveel tijd op social media door te brengen.
cathy lee crosby netto waarde
Plan net als bij uw e-mails bepaalde tijden in de dag om uw sociale kanalen te bekijken en bij te werken, zoals tijdens uw woon-werkverkeer. Je kunt ook blockers zoals Cold Turkey gebruiken en je notificaties uitgeschakeld houden. Ik zou ook willen voorstellen dat u beheertools voor sociale media zoals Hootsuite gebruikt, zodat u al uw updates voor sociale media van tevoren vanuit één dashboard kunt plannen.
3. Omslachtige to-do-lijsten.
Of je nu je to-do-lijsten opschrijft in een notitieboekje of een tool zoals Evernote gebruikt, to-do-lists kunnen je leven redden, omdat het de stress vermindert van het proberen te onthouden van dingen zoals een vergadering of wat je moeten ophalen in de supermarkt. Takenlijsten kunnen u ook helpen op het goede spoor te blijven door de belangrijkste taken die u moet uitvoeren te markeren.
Om takenlijsten effectief te laten zijn en te voorkomen dat u overweldigd raakt, moet u uw lijsten kort houden, meestal ongeveer drie van uw belangrijkste items per dag. Je moet ook de avond ervoor je lijstjes opschrijven, zodat je 's ochtends wakker wordt en je lijstje kunt gaan aanpakken.
4. Multitasken.
Multitasken werkt niet. 'Als het gaat om aandacht en productiviteit, hebben onze hersenen een eindige hoeveelheid', zegt Guy Winch, PhD, auteur van Emotionele eerste hulp: praktische strategieën voor het behandelen van falen, afwijzing, schuldgevoelens en andere alledaagse psychologische verwondingen .
'Het is als een taartdiagram, en waar we ook aan werken, het zal het grootste deel van die taart in beslag nemen. Voor andere dingen blijft er niet veel over, met uitzondering van automatisch gedrag als lopen of kauwgom kauwen.'
hoe lang is baby bash
Multitasking verspilt productiviteit, want als je heen en weer schakelt tussen taken, wordt je 'aandacht besteed aan het schakelen'.
Doe één ding tegelijk. Als je eenmaal een taak hebt voltooid, kun je doorgaan naar de volgende.
5. Een perfectionist zijn.
Als u onrealistisch hoge eisen stelt, besteedt u meer tijd aan een taak dan u zou moeten. Zelfs nadat het is voltooid, breng je nog steeds wijzigingen aan om het 'perfect' te maken. In andere gevallen kan een perfectionist je van de wijs brengen, omdat dingen niet naar wens zijn verlopen. Dat betekent dat je misschien een project opgeeft waar je al aan begonnen bent.
Hier gaat het om. Perfectie is een onmogelijk doel dat niet alleen uw productiviteit doodt, het is ook schadelijk voor uw gezondheid.
Het overwinnen van deze mentaliteit is geen gemakkelijke taak. Maar u kunt beginnen door u te concentreren op het krijgen van uw werk. Maak bijvoorbeeld eerst de basis van een project af. Je kunt altijd teruggaan en het later 'perfect' maken.
Je merkt misschien dat het niet zo erg is als je dacht. Je moet ook falen accepteren. Het overkomt ons allemaal. In plaats van je daardoor te laten verteren, leer van je fouten zodat je ze niet herhaalt.
6. Onnodige vergaderingen.
Wist je dat er alleen al in de VS dagelijks 25 miljoen vergaderingen plaatsvinden? Het probleem daarmee is dat leidinggevenden hebben toegegeven dat deze vergaderingen mislukt zijn, wat betekent dat organisaties tijd en geld verspillen met onnodige vergaderingen.
Als je wilt dat vergaderingen productief zijn, houd ze dan onder de 30 minuten, stel duidelijke verwachtingen, stuur materiaal van tevoren, begin en eindig op tijd en blijf gefocust. Ik zou je ook aanraden om te vragen of een vergadering echt nodig is. In de meeste gevallen is een korte e-mail of telefoontje voldoende.
7. 'Ja' zeggen.
Het is begrijpelijk dat je anderen niet teleur wilt stellen, maar het is voor jou niet haalbaar om iedereen tevreden te houden. Je bewijst jezelf een slechte dienst door tegen iedereen 'ja' te zeggen, omdat je jezelf uiteindelijk te dun uitspreidt.
Wees eerlijk tegen anderen en vertel dat je gewoon geen tijd hebt om een vergadering te leiden, een blogpost te schrijven of wat ze ook maar willen. U kunt dan aanbieden om op hun verzoek terug te komen als u wel over de beschikbaarheid beschikt.
8. Moeilijkere taken uitstellen.
We hebben allemaal van die taken die we gewoon niet willen doen of die we te uitdagend vinden. Uiteindelijk schuiven we die taken uit tot een andere keer en werken we in plaats daarvan aan die gemakkelijkere taken. Dat neemt niet weg dat die taak verdwijnt. In plaats van dat je dat boven je hoofd laat hangen, moet je gewoon de kogel bijten en het voor elkaar krijgen.
Het vermijden van dit soort uitstelgedrag zorgt ervoor dat u dag in dag uit productief blijft.
