E-mails zijn de valuta van zakelijke communicatie in de wereld van vandaag. En hoewel er schermen en draden zijn tussen zenders en ontvangers, is het handhaven van de juiste beleefdheid en etiquette nog steeds belangrijk. Door maar door te dwalen of irrelevante zinnen te typen is net zo erg als verbaal wartaal uitspugen in het bijzijn van klanten of managers. Het op deze manier verbeteren van uw communicatieve vaardigheden is essentieel als u succesvol wilt zijn in het bedrijfsleven.
Elke dag worden meer dan 100 miljard e-mails verzonden en de gemiddelde tijd die wordt besteed aan het lezen van elke e-mail is 15-20 seconden. Houd het kort, vooral omdat 65 procent van alle e-mail eerst op een kleiner mobiel scherm wordt geopend. Een manier om ervoor te zorgen dat uw bericht wordt ontvangen - en dat uw reputatie daarbij niet in gevaar komt - is om deze 10 betekenisloze zinnen onmiddellijk uit uw e-mails te verwijderen.
1. 'Let op...'
Deze zin wordt vaak gebruikt omdat het professioneel klinkt, maar het is altijd overbodig. Wees in plaats daarvan direct en beknopt. Als u de tijd neemt om een e-mail te schrijven, weet de ontvanger al dat het uw bedoeling is om hem of haar iets te laten weten. Hen vertellen dat je dat gaat doen, is onbewust hun intelligentie beledigen.
2. 'Aarzel niet om contact met mij op te nemen...'
Als je deze zin gebruikt, zeg je nogmaals het voor de hand liggende. Mensen nemen contact met je op als ze geïnteresseerd zijn in wat je hebt verzonden of als ze een vraag hebben over je bericht. Omdat ze hun digitale vrijheid van meningsuiting zelf kunnen uitoefenen, hoeven ze je niet uit te nodigen of toegang te verlenen om te reageren.
3. 'Ik heb gewoon...'
Onlangs heeft Ellen Leanse, oprichter van Karmahacks, een paar veren verstoord toen ze het overmatige gebruik van het woord 'gewoon' door vrouwen in professionele communicatie aan de kaak stelde. In een bericht op LinkedIn pleit Leanse tegen het woord - waarvan ze beweert dat vrouwen drie tot vier keer vaker dan mannen gebruiken - en zegt:
Ik begon te merken dat 'gewoon' niet ging over beleefd zijn: het was een subtiele boodschap van ondergeschiktheid, van eerbied. Soms ging het vanzelf. Soms zelfs dubbelzinnig. Toen ik echt begon te luisteren, realiseerde ik me dat het uit een zin halen bijna altijd de boodschap verduidelijkte en versterkte.
Of je het nu eens bent met haar conclusies of niet (en verschillende andere prominente stemmen zijn het daar niet mee eens), haar bespreking van 'gewoon' als een 'kinderwoord', volgens het Transactional Analysis-model gepubliceerd door Eric Berne, verdient enige verkenning. In de tussentijd, blijf weg van deze zin en kies in plaats daarvan een meer definitieve taal.
4. 'Ik denk...'
Afzenders gebruiken vaak 'Ik denk...' om de mogelijke klap van toekomstige afwijzing te minimaliseren, maar door deze zin te gebruiken, vertel je de ontvanger dat je niet zeker bent van jezelf. Wanneer u communiceert - in e-mails of in het echte leven - moet u zelfverzekerd overkomen met uw boodschap. Als u dat niet doet, loopt u het risico dat de ontvanger uw mening negeert en met een ander idee verder gaat. Het uitstralen van vertrouwen op de werkplek is een sleutel tot succes.
5. 'Bijgevoegd vindt u ...' of 'Bijgevoegd vindt u ...'
Het lijkt misschien onbeduidend, maar er kan eigenlijk niets in een e-mail worden ingesloten. Bestanden kunnen worden bijgevoegd, maar niets kan daadwerkelijk in een e-mail worden geplaatst. Bij het gebruik van een van deze zinnen vermijdt de schrijver het gebruik van het voornaamwoord 'ik', maar het maakt de zin archaïsch. Vertel de lezer gewoon: 'Ik heb bijgevoegd...'
6. 'Ik hoop dat het goed met je gaat...'
Deze zin wordt meestal twee keer geschreven. In één geval verschijnt het vlak voordat je de ontvanger raakt met iets dat ongewenst is. De andere is wanneer je een hechte relatie met of oprechte interesse in iemand wilt veinzen terwijl die er niet is. Als je oprecht geïnteresseerd bent in iemands welzijn, praat er dan rechtstreeks over in plaats van deze opvulzin te gebruiken.
7. 'Ik dacht dat ik contact zou opnemen...'
Ik weet niet hoe het met jou zit, maar deze zin doet me denken aan een peuter die iets vastpakt dat buiten bereik is vanuit de boeien van een autostoeltje. Het lijkt ook erg timide en beeldt onzekerheid uit. Schrijf in plaats daarvan gewoon uw bericht of vraag op en wees direct. In plaats van te zeggen 'Ik dacht dat ik contact zou opnemen', zeg je 'Ik wil je graag trakteren op een lunch om mijn bedrijfsidee te bespreken.' Er omheen draaien doet niemand iets goeds. Maak in plaats daarvan uw bedoeling duidelijk zodat de ontvanger het kan zien.
8. 'Mag ik je hersens kiezen?'
Dit vertelt in feite aan degene naar wie je een bericht stuurt dat je zijn of haar tijd wilt besteden zonder er iets van waarde voor terug te geven. Maak er in plaats daarvan een punt van om een interessant of nuttig inzicht met de ontvanger te delen, en laat die persoon weten dat je in de toekomst een wederzijdse samenwerking tussen jullie twee wilt.
hoe oud is tom franco?
Toen ik spreekbeurten regelde, ontdekte ik dat deze botte aanpak het beste werkte - resulterend in een slagingspercentage van 52 procent bij het ontvangen van een vervolgbericht, vergeleken met een responspercentage van 20-27 procent met de andere methoden die ik probeerde.
9. 'Voor wie het aangaat...'
Er zijn een paar scenario's waarin deze zin gepast is, maar die zijn er maar heel weinig. Als u weet op wie uw bericht betrekking heeft, spreek die persoon dan rechtstreeks aan in plaats van zich achter deze introductie te verschuilen. Als u de bovenstaande zin gebruikt in plaats van de persoon een naam te geven, komt u onzeker en onnodig formeel over. Druk op de verwijderknop voordat u een e-mail verzendt die deze woorden bevat.
10. 'Met vriendelijke groet...'
In het verleden was deze zin een populaire afkorting van meer getroffen sluitingen, maar in de e-mailcommunicatie van vandaag klinkt het erg formeel en onoprecht. Over het algemeen kunt u een e-mail afsluiten met een eenvoudig 'Bedankt' of alleen uw naam. 'Proost' is een andere leuke optie die goede wensen overbrengt zonder dat het benauwd of opgestoken overkomt. Tegenwoordig begrijpen we allemaal wanneer een bericht is afgelopen. Het is niet nodig om tot het uiterste te gaan met een formele afsluiting.
Stap op het bord en schrijf betere e-mail. Uw collega's zullen de beknoptheid van uw berichten waarderen en u krijgt een beter antwoord als uw verzoeken duidelijker zijn. Er is geen noodzaak voor pluis en vulmiddel in e-mail. Zeg gewoon wat je bedoelt. De resultaten zullen voor zich spreken.
Aan welke zinnen erger je je het meest in e-mail? Deel je grootste ergernissen per e-mail in de reacties hieronder.
