Dit verhaal verscheen voor het eerst op De Muze , een webbestemming met geweldige vacatures en deskundig loopbaanadvies.
Noem me gek, maar ik heb altijd de voorkeur gegeven aan slapen boven cafeïne. Maar met grillige schema's en strakke deadlines, krijgen zes of meer uur slaap per nacht is geen gemakkelijke taak voor een consultant - vraag het maar aan een van mijn light frisdrank en koffieverslaafde collega's. Tussen een veeleisende baan en een nog veeleisender gezinsleven, heb ik veel tijd besteed aan het uitproberen van verschillende productiviteitshacks om zoveel mogelijk uit elke dag te persen.
Mijn favoriete tool om dingen voor elkaar te krijgen? De timer van 10 minuten op mijn telefoon.
Mijn '10-minutenregel' is vrij eenvoudig: elke taak op uw takenlijst mag niet meer dan 10 minuten duren om te voltooien. Als het langer dan 10 minuten duurt, had je het moeten opsplitsen in kleinere taken of het aan iemand anders moeten delegeren. De sleutel tot deze regel is het afdwingen ervan, wat betekent dat je de timer op je telefoon moet instellen om af te gaan na 10 minuten. Het niveau van snelheid en focus dat dit je dag oplevert, is ronduit verbazingwekkend.
Wanneer ik mijn teams voor het eerst uitdaag om de 10-minutenregel in praktijk te brengen, word ik meestal met scepsis begroet. Vragen als: 'Dat is gek - kan ik dit grote Excel-model echt in stappen van 10 minuten bouwen?' en 'Vertel je me dat je dit ook thuis doet, 10 minuten douchen en 10 minuten trainen?' in overvloed. (Het antwoord op beide vragen is trouwens 'ja!')
Wil je het eens proberen? Hier zijn drie tips om de 10-minutenregel voor u te laten werken.
1. Delegeren
Verreweg de meest effectieve manier om extra tijd in je dag te vinden, is om de dingen op je takenlijst uit te besteden die iemand anders gemakkelijk in 10 minuten of minder kan doen. Ik heb bijvoorbeeld een zeer succesvolle en gerespecteerde collega die beweert dat een spil van zijn succes is dat hij 'ja' zegt tegen alles, maar alleen de taken uitvoert die enkel en alleen hij kan het beste.' Al het andere delegeert hij he .
Delegeren is niet zo eenvoudig als het klinkt. Het kan moeilijk zijn om een taak los te laten als je bang bent dat het werk van een ander niet zo goed zal zijn als dat van jou. Het is handig om te onthouden dat 'klaar is beter dan perfect', en de enige manier om vooruit te komen in je carrière is als je de dingen die je onder de knie hebt loslaat en nieuwe uitdagingen aangaat. Een andere mentaliteitsverandering die me hielp, was het besef dat delegeren kansen creëert voor anderen. Nu denk ik actief na over welke taken en projecten ik voor mijn team kan creëren waarmee ze kunnen leren, groeien en hun carrière vooruit kunnen helpen (wat ook handig helpt om mijn bord leeg te maken).
Een van de uitdagingen die ik het meest zie bij mensen die moeite hebben met delegeren, vooral degenen die instapposities hebben, is dat ze vergeten dat ze kunnen en moeten delegeren. Als je je ongemakkelijk voelt om een leidinggevende of meerdere te vragen om iets te doen, probeer dan dit: Begin met te wijzen op wat je aan het doen bent, en positioneer je 'vraag' als een verzoek om hulp. In plaats van 'Ik wil dat u de teamleiders belt', kunt u bijvoorbeeld zeggen: 'Ik ben bezig met het verzamelen van de gegevens voor deze analyse. Zou u mij kunnen helpen door de andere teamleiders te bellen? '
Als manager kan ik je vertellen dat ik te vaak merk dat ik mijn teams smeek om iets aan mij te delegeren, en ik vind het geweldig als ze kansen voor mij creëren om te helpen.
2. Vind de gemakkelijke taak van 10 minuten
In het begin ben je misschien sceptisch, maar door simpelweg te veranderen hoe je je taken indeelt, zul je zien dat zo ongeveer alles kan worden onderverdeeld in taken van 10 minuten. Moet je een nieuw onderwerp onderzoeken? Begin met 10 minuten op Google die nieuwsartikelen scant, gevolgd door 10 minuten om alles op te schrijven wat u weet en de belangrijkste vragen die u nog moet beantwoorden, en vervolgens 10 minuten om mensen te bellen om advies te krijgen over het beantwoorden van uw open vragen (bonuspunten als je was slim genoeg om op te merken dat het telefoontje een vorm van delegatie is!).
hoe oud is darrell lakens?
Voila! Je hebt zojuist een taak die anders misschien uren had geduurd, in 30 minuten geperst.
Deze aanpak werkt ook buiten kantooruren. Ik heb een collega die zo geïntrigeerd was door de 10-minutenregel en hoe het haar hielp tijdens werkuren, dat ze besloot het thuis te proberen. Ze haalde een paar ochtenden haar timer tevoorschijn om haar routine voor het werk te timen, en met een douche van 10 minuten, een ontbijt van 10 minuten, enz., ontdekte ze dat ze in staat was om haar standaard 'klaarmaken'-tijd verkorten , in plaats daarvan in te ruilen voor felbegeerde slaap. Ze had nooit gedacht dat het mogelijk was om in 10 minuten te douchen - totdat ze het probeerde en zich realiseerde dat het eigenlijk vrij eenvoudig was!
3. Gebruik die timer
Het gebruik van je timer is een cruciaal onderdeel van de regel, dus vergeet het niet. Zoals iedereen in het bedrijfsleven weet: 'we doen wat we meten'.
Dit geldt ook voor de 10-minutenregel - u moet een timer of klok gebruiken om bij te houden hoe lang u aan dingen besteedt. Smartphones maken dit gemakkelijker met hun ingebouwde timer-apps, maar elke klok met een minutenwijzer is voldoende. Wat je ook doet, raad het niet, want als je... ongeveer 10 minuten worden altijd 20, je maximaliseert je productiviteit niet.
Soms besteed je minder dan 10 minuten aan een taak (meer tijd terug - yay!), en soms gaat dat alarm af en ben je nog steeds aan de telefoon (nee, ik suggereer niet dat je gewoon ophangt op als het alarm afgaat). Voel je niet rot om overreden te worden - noteer het gewoon voor de volgende keer.
Als een collega bijvoorbeeld de neiging heeft om te dwalen, begin dan je volgende gesprek door haar te vertellen dat je 10 minuten hebt om te brainstormen. Wat als je echt meer tijd nodig hebt? Dat is ook prima: door je bestede tijd bij te houden, krijg je inzicht in hoe je werkt, zodat je je dag de volgende keer beter kunt plannen.
De 10-minutenregel in actie
Een van mijn favoriete voorbeelden van deze regel in actie vond een paar jaar geleden plaats toen een team waar ik aan werkte het gevreesde telefoontje van 16.00 uur ontving van een klant die het werk dat we de volgende ochtend zouden presenteren, omleidde. Ugh, zo veel voor een ontspannende avond!
hoeveel is taylor caniff waard?
Er waren twee grote stukken werk bij betrokken, dus hebben we ons team van vier in tweeën gesplitst. Elk van onze twee subteams had ongeveer hetzelfde aantal PowerPoint-dia's om te vernieuwen, met vergelijkbare hoeveelheden analyse, dus het zou ons ongeveer dezelfde hoeveelheid tijd moeten kosten om te voltooien.
Ik zei tegen mijn teamgenoot dat ik echt om 18.00 uur klaar wilde zijn, zodat we konden gaan eten, en hij stemde toe, maar twijfelde of we het voor elkaar zouden krijgen. Dus we telden de pagina's op, gedeeld door de twee resterende uren van de dag, en ontdekten dat als we een snelheid van 10 minuten per pagina konden halen, we genoeg tijd zouden hebben om het te voltooien - plus een buffer voor alles wat bleek bijzonder lastig zijn. Opnieuw geactiveerd, splitsten we de pagina's op, stelden de timer in en begonnen te starten. Om er een spel van te maken, hielden we op het whiteboard bij hoeveel pagina's ieder van ons onder of boven de 10 minuten voltooide.
Om 18.00 uur waren we klaar - en we hadden er een heel goed gevoel bij. Het andere team dat de 10-minutenregel niet gebruikte? Rond 9 uur waren ze klaar.
De uitdaging zit erop. Haal voor uw volgende taak vandaag uw timer tevoorschijn en probeer het zelf. De klok tikt!
