Vaak is wat je ziet niet wat je krijgt, en dat geldt zeker voor wat je krijgt e-mails . Wat beleefd lijkt, is dat eigenlijk niet. Wat vriendelijk lijkt, is dat eigenlijk niet. Wat gemakkelijk lijkt, is dat zelden.
De volgende keer dat u een van deze zinnen in een e-mail ziet, bedenk dan wat de afzender zou kunnen zijn werkelijk gemeen.
1. 'Laat me zien wat ik kan doen.'
In plaats van alleen maar nee te zeggen, gebruiken veel mensen 'Laat me eens zien wat ik kan doen' als een manier om je zachtjes in de steek te laten.
Een betere benadering is om bijvoorbeeld te zeggen: 'Laat me even met Bob overleggen wat hij zegt.' Of: 'Laat me kijken of ik die vergadering kan verschuiven naar een andere dag.' Of: 'Laat me het magazijn bellen en kijken of we de dienstdatum kunnen verschuiven.'
met wie is leslie jones getrouwd?
Het bieden van een mogelijke oplossing is oprecht. Als je zegt 'Laat me zien wat ik kan doen' klinkt alsof je de ander voorbereidt op eventuele teleurstelling.
2. 'Met alle respect ...'
Hoewel Ricky Bobby voelt zich anders , 'met alle respect' is onoprecht. Het beleefd voorafgaan van een verklaring verzacht de eigenlijke boodschap niet.
Net als het oude gezegde: 'Alles voor 'maar' is BS,' alles erna 'met alle respect' is wat mensen echt willen zeggen.
Ze hopen alleen dat je niet van streek raakt als ze het zeggen.
3. 'Ik weet dat je het erg druk hebt...'
Als je een 'maar' voelt aankomen, heb je gelijk.
Trouwens, een situatie erkennen en er vervolgens voor kiezen om die situatie te negeren, is een vreselijke manier om te beginnen. Bovendien denken de meeste mensen dat ze het druk hebben, ook al zijn ze dat relatief gezien niet.
Dus kom gewoon ter zake en laat de ontvanger beslissen of hij of zij het te druk heeft.
4. 'Gewoon terug cirkelen...'
Misschien omdat je de eerste keer dat iemand een e-mail stuurde niet reageerde, maar waarom zou je deze keer reageren, vooral als de rest van de e-mail gewoon is gekopieerd en geplakt uit de originele e-mail?
In dezelfde geest werkt dit ook niet:
5. 'Als je dit gemist hebt...'
Misschien heb je het gemist.
Of misschien was je niet geïnteresseerd.
Soms heeft een ontvanger de originele e-mail gemist. Maar als afzender moet u de persoon die u target, begrijpen. Als het iemand is die tientallen ongevraagde e-mails per dag ontvangt, zoals bijvoorbeeld Tim Ferriss, dan betekent zijn gebrek aan reactie niet dat hij het gemist heeft. Hij heeft niet gereageerd omdat hij te veel e-mails krijgt om op elke e-mail afzonderlijk te reageren. Als hij geïnteresseerd is, zal hij reageren.
En mocht Tim het echt gemist hebben, zoek dan een creatievere manier om nog een e-mail te sturen. 'In het geval je dit hebt gemist' zorgt er alleen voor dat zelfs als hij je tweede e-mail ziet, hij deze niet zal lezen.
En dat geldt ook voor:
6. 'Wilde even een vervolg geven...'
Soms is een follow-up nodig. Als ik zei dat ik iets zou doen en het niet heb gedaan, volg dan zeker op. Het is beschamend om toe te geven, maar ik vergeet het soms.
Maar als je gewoon 'opvolgt' of 'dit bovenaan je inbox plaatst', zoek dan een creatievere openingszin. Kijk naar wat je in de eerste e-mail hebt geschreven. Naar alle waarschijnlijkheid was het voordeel gedreven: voor jou.
Wil je dat mensen reageren? Vind een manier om te profiteren hen .
7. 'Misschien heb ik het mis...'
Misschien - maar de afzender denkt zelden van wel. En soms gebruikt de afzender 'Ik heb het mis' om te benadrukken hoe gelijk hij of zij werkelijk is.
8. 'Ik hoop dat dit je goed vindt.'
Ik krijg deze minstens vijf keer per dag. Hoewel ik het sentiment waardeer, denk ik meteen twee dingen. Ik vraag me eerst af wanneer Victoriaanse groeten weer in zwang kwamen. Maar belangrijker: 'Ik hoop dat dit je goed vindt' betekent eigenlijk: 'We kennen elkaar niet.'
En hoewel elke nieuwe vriendschap ergens moet beginnen, is 'ik hoop dat dit je goed vindt' waarschijnlijk niet de juiste plek.
Dat geldt ook voor:
9. 'Ik dacht ik kom even kijken hoe het met je gaat...'
Dit wordt bijna altijd gevolgd door een verzoek.
Mensen die willen weten hoe het met je gaat, vragen het maar. Beter nog, ze vragen het op een specifieke manier, omdat ze je kennen. Ze vragen: 'Hoe is de marathon gegaan?' Of: 'Hoe was je gesprek?' Of: 'Hoe gaat het met je familie?'
10. 'Snelle gunst.'
Mijn ervaring is dat een 'snelle gunst' nooit snel blijkt te zijn. En de werkelijke vraag ook niet.
Hier is een betere manier om het te doen. Ik ontving onlangs deze eenregelige e-mail:
Daniel Coyle's nieuw boek gaat over high-performance teams , Ik zou hem graag op mijn podcast hebben, en ik hoop dat je ons kunt verbinden.
De afzender wist duidelijk dat ik Dan ken. De naam van de podcast stond in de handtekening van de afzender. Het was een gemakkelijk verzoek en ik probeer altijd mensen te helpen die ik ken, dus ik stuurde de e-mail door naar Dan met één regel: 'Wil je dat ik jullie doorverbind?' (Ik deel nooit de e-mailadressen van mensen zonder te vragen.)
Daan zei ja.
En dat is het soort snelle gunst dat ik graag doe.
kathy ierland en greg olsen
Maar als de e-mail had geleid tot iets als: 'Ik hoop dat je me snel een plezier wilt doen. Mijn naam is John Doe, en naast het runnen van Acme Industries ben ik ook de gastheer van...' Dat zou ik waarschijnlijk niet hebben gedaan, vooral omdat ik niet lang genoeg bij de e-mail zou zijn gebleven om bij de goede dingen te komen.
En daar gaat het uiteindelijk om.
Gebruik geen passief-agressieve e-mailzinnen. Ook al heb je misschien goede bedoelingen en bedoel je het misschien goed, gebruik die regels en de meeste mensen gaan uit van het ergste.
Wees gewoon hoffelijk, professioneel, vriendelijk en vooral to the point. Als je iets wilt, vraag het dan. Als uw verzoek redelijk is, krijgt u een reactie.
En als dat niet zo is, zal geen enkele hoeveelheid wezelwoorden helpen.
