Neemt u persoonlijke assistenten in dienst die: sparen u tijd of wie heeft u tijd gekost?
Onlangs heb ik vijfendertig van mijn beste zakelijke coachingklanten uitgenodigd voor een privéretraite in Jackson Hole, Wyoming, waar ik woon. We bespraken de verschillende aspecten van leiderschap - de manieren waarop bedrijfseigenaren strategische voordelen en baanbrekende resultaten voor zichzelf en hun bedrijven kunnen creëren - toen iemand me vroeg naar tijdsbeheer .
Die vraag leidde tot een levendig gesprek over de beste manieren die ieder van ons had gevonden om onze tijd te benutten. En het werd duidelijk dat de buitengewoon succesvolle ondernemers die we in die kamer hadden, kostbare tijd verloren omdat hun assistenten niet capabel of bevoegd genoeg waren om het werk te doen dat van hen werd gevraagd. Dus begon ik te praten over het belang van het inhuren van assistenten die het beste bij uw behoeften passen - en wat u kunt doen om hen te helpen u te helpen.
In vijfentwintig jaar bij verschillende bedrijven en in verschillende steden heb ik assistenten gehad die vanuit mijn kantoor hebben gewerkt, assistenten die op afstand hebben gewerkt, maar lokaal, en assistenten die letterlijk duizend mijl van mij vandaan hebben gewerkt. Tijdens het proces heb ik ontdekt dat er eigenlijk vier niveaus van assistenten zijn. En dat het inhuren van de juiste soort assistent van cruciaal belang is om uw tijd optimaal te benutten.
Niveau 1: De Gofer
Assistenten op dit eerste niveau hebben directe instructies en nauw toezicht nodig. Ze kunnen objecten van punt A naar punt B verplaatsen. Ze kunnen namens u e-mails verzenden - wanneer ze precies verteld worden wat ze moeten schrijven. Ze kunnen transcripties maken en documenten scannen en die documenten volgens uw instructies in mappen opbergen. Met gofers geef je ze bij elke stap aanwijzingen
Dus je bespaart sommige tijd -- je gofer is tenslotte degene die eigenlijk is aan het doen de taak - maar eigenlijk moet je al hun denkwerk voor hen doen. Dat stelt een harde limiet aan de hoeveelheid tijd die u echt kunt benutten door met een gofer te werken.
Dit is natuurlijk niet het soort persoonlijke assistent dat je moet inhuren.
Niveau 2: De administratief medewerker
Een administratief medewerker of 'admin' is iemand die veel taken goed aankan, zolang er maar een duidelijk proces voor hen is en die taken ruim binnen de grenzen liggen van wat ze verwachten of wat ze gewend zijn te behandelen .
Het goede nieuws is dat beheerders aanzienlijk autonomer zijn dan gofers. Beheerders kunnen echt helpen om uw tijd te benutten, zolang ze bekende processen en procedures volgen om bekende resultaten te krijgen. Ze blinken uit met concrete, afgebakende taken.
Maar ze komen in de problemen wanneer dingen dubbelzinnig worden - wanneer ze worden gevraagd om taken uit te voeren waarbij succes niet gegarandeerd is. Ze schrikken van het verpesten. Ze zijn bang om een fout te maken. Omdat ze weten dat ze verantwoordelijk zullen worden gehouden voor hun fouten. Ze kunnen in de problemen komen. Dat is dat ze terughoudend zijn om hun eigen discretie te gebruiken.
Dus beheerders kunnen aanzienlijk meer van uw tijd gebruiken dan gofers, maar ze zullen de taken uit de weg gaan waarbij hulp het meest waardevol kan zijn.
Niveau 3: De uitvoerend assistent
matt steffanina en dana alexa bruiloft
Directieassistenten laten zich niet afschrikken door onzekerheid. Ze kunnen een onduidelijke opdracht aannemen en binnen bepaalde grenzen daadwerkelijk uitzoeken hoe ze het kunnen laten werken. Ze kunnen taken aan die: geschetst inplaats van zijn uitgedacht.
Engineered opdrachten - het soort opdrachten waarbij administratief medewerkers zich het meest op hun gemak voelen - worden echt goed verwerkt. De benodigde stappen worden vooraf duidelijk vastgelegd.
Als je daarentegen een directieassistent een geschetste opdracht geeft, zeg je meestal zoiets als: ' Dit is wat ik probeer te bereiken. Hier zijn een paar variabelen in het spel. Hier zijn enkele dingen die u in overweging kunt nemen: . U zoek de rest uit '
Executive assistant is zeer autonoom; ze hebben alleen hulp nodig bij het begrijpen van de context van uw verzoeken. Ze hebben een bepaalde hoeveelheid informatie nodig om hen te helpen namens u goede beslissingen te nemen. Ze hebben je nodig om je verwachtingen en voorkeuren te communiceren.
Als het bijvoorbeeld om reizen gaat, wil je ze laten weten onder welke voorwaarden je wilt upgraden naar een hogere klasse van vliegtuigservice, wat voor soort hotels je leuk vindt en in welke buurten je het liefst verblijft.
Die context kan ook veel dieper gaan. Van mijn kant heb ik graag mijn uitvoerend assistent in mijn inbox. Gedeeltelijk is dat handig omdat het het aantal e-mails dat ik moet verwerken, vermindert: als ik honderd e-mails per dag ontvang, zou ik zeggen dat mijn uitvoerend assistent er ongeveer vijftig tot zeventig van afhandelt, herverdeelt of verwijdert.
Maar haar erbij hebben is ook nuttig omdat ze de context van mijn bedrijf ziet. Omdat ze weet waar ik aan werk en met wie, kan ze betere beslissingen nemen over wie er met mij moet vergaderen. Als ze bijvoorbeeld ziet dat ik veel e-mails met Joe uitwissel over een bepaald project en Joe vervolgens om een vergadering vraagt en zegt dat het voor een bepaalde deadline moet gebeuren, kan ze vaststellen dat het project echt belangrijk is voor mij en dat de vergadering dat waarschijnlijk ook is. Dus ze zal het initiatief nemen om die vergadering voor me te regelen en me een briefje sturen met de strekking dat, ' Joe zei dat hij je echt moest ontmoeten voor deze deadline, dus ik heb hem een half uur ingepland, van 2:45 tot 3:15 '
Uitvoerende assistenten kunnen u echt helpen uw tijd te benutten, zolang u ze maar een goede context geeft.
Niveau 4: De stafchef of De uitvoerend ambtenaar
Ten slotte hebben we de stafchef - of, in het leger, de uitvoerende officier. Deze assistent is als een persoonlijke COO voor uw bedrijfsactiviteiten. Ze begrijpen uw doelstellingen. Ze weten wie alle hoofdrolspelers zijn. En ze zijn in staat om zelf resultaten te boeken terwijl ze veel of zelfs het grootste deel van de administratieve last van uw schouders nemen.
Een stafchef zal het initiatief nemen en namens u uw directe ondergeschikten opvolgen en inchecken. Terwijl een administratief of uitvoerend medewerker aantekeningen maakt tijdens een vergadering, ziet uw stafchef items die moeten worden opgevolgd en doet die follow-up zelf. Je stafchef zal het op zich nemen om na de vergadering terug te keren met Cindy om er zeker van te zijn dat ze echt een schone overdracht van die vier items heeft gehad en dan twee dagen later terugkomt om te zien hoe ze het doet.
Helaas huren de meeste mensen gofers en administratieve assistenten in - mensen die alleen kunnen helpen met duidelijk omschreven taken. Maar als bedrijfseigenaren zijn de meesten van ons niet al te procesgericht; we leven in een wereld die vager is. En dus hebben we op zijn minst echt een directieassistent nodig die meer ambigue situaties aankan.
En hoewel stafchefs geweldig zijn, vind je ze meestal alleen bij midcap- en grotere bedrijven. Als u een kleiner bedrijf heeft, heeft u waarschijnlijk een stafchef in uw team, maar deze wordt niet exclusief aan u toegewezen. Ze kunnen in plaats daarvan uw activiteiten uitvoeren, of, als uw bedrijf een beetje groter is, uw COO zijn.
En dat is ook belangrijk om op te merken dat deze titels willekeurig zijn. Veel mensen met de titel 'Executive Assistants' zijn eigenlijk gewoon gofers. En veel mensen die als gofer worden ingehuurd, presteren echt op het niveau van executive assistant. (Dit laatste komt vooral veel voor in de entertainmentwereld.)
Dus, als je erover nadenkt om je volgende assistent in te huren, overweeg dan welk type assistent je nodig hebt. En wat je ook besluit, zorg ervoor dat je tijdens sollicitatiegesprekken naar die kwaliteiten zoekt.
Tot slot nog een pro-tip: neem iemand in dienst met iets meer capaciteiten dan u denkt nodig te hebben. U wilt tenslotte dat uw bedrijf groeit, nietwaar?
Als je genoten hebt van de ideeën die ik heb gedeeld, dan moedig ik je aan om een gratis exemplaar van mijn nieuwste boek te downloaden, Bouw een bedrijf, geen baan . Klik hier voor alle details en om uw gratis exemplaar te krijgen.
