Weinig mensen kunnen zeggen dat ze hun inbox nooit uit de hand laten lopen. Zelfs als je meer een inbox nul toegewijde, er is een goede kans dat je een overstroomde inbox hebt als je terugkomt van vakantie of een paar dagen aan een project moet beginnen.
Simpel gezegd, e-mails achterlaten waar ze terechtkomen, verspilt tijd. U verspil elke dag 27 minuten het herlezen van e-mails die in uw inbox wegkwijnen omdat u niet anders kunt dan lezen wat uw ogen zien.
wat is dj khaled etniciteit?
Een volle inbox zorgt ook voor meer afleiding. Studies suggereren dat het nodig is 23 minuten om terug te keren aan uw oorspronkelijke taak eenmaal onderbroken. Bovendien zorgen volle inboxen voor visuele rommel, wat uw cognitieve energie uitput.
Om uw inbox leeg te maken, kunt u ernaar streven elke e-mail afzonderlijk te bekijken. Toch zou het uren duren als u slechts één minuut aan elke e-mail zou besteden. Het alternatief is even riskant: u kunt alle e-mails naar één verzamelmap verplaatsen of ze allemaal verwijderen en het risico lopen een belangrijke opmerking te missen.
Door mijn coaching- en trainingswerk heb ik echter zes zoekopdrachten geïdentificeerd die e-mails identificeren die veel minder snel individueel moeten worden verwerkt. Met behulp van deze zoekopdrachten kunt u binnen enkele minuten honderden, zo niet duizenden, e-mails uit uw inbox verwijderen, zodat de e-mails die het meest waarschijnlijk individueel moeten worden beoordeeld, overblijven.
Voordat u kunt profiteren van deze zes zoekopdrachten, moet u twee e-mailmappen maken. Maak eerst 'Archief' in Outlook of 'Alle e-mail' in Gmail en maak vervolgens 'Lezingen', ongeacht welke e-mailservice u gebruikt. Zodra u dat heeft gedaan, volgen hier zes zoekopdrachten die u kunt gebruiken om e-mails te identificeren die waarschijnlijk geen individuele verwerking rechtvaardigen.
1. Verplaats alle e-mails ouder dan 7 dagen naar Archief/Alle e-mail
NAAR 2018 studie van 1.200 consumenten ontdekte dat slechts 13 procent van de klanten en minder dan 1 procent van de collega's na 2 dagen een reactie op een e-mail verwacht. De kans is klein dat de afzender van een e-mail van een week oud nog een reactie verwacht. Als u meer e-mails wilt verwijderen, wijzigt u dit in vijf of zelfs drie dagen.
betty nguyen trouwde met tj holmes
Isoleer deze e-mails met behulp van deze zoekreeksen en verplaats ze vervolgens naar Archief/Alle e-mail:
- Gmail: in:inbox ouder_dan:7d
- Vooruitzichten: ontvangen:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. Verplaats alle e-mails waarop je bent gecc'd en die ouder zijn dan 3 dagen naar Archive/All Mail
Als je in e-mails wordt gecc', is de kans kleiner dat je hoeft te reageren als je dat nog niet hebt gedaan. Vind deze e-mails met behulp van de volgende zoekreeksen en verplaats ze vervolgens naar Archief/Alle e-mail.
- Gmail: cc:me ouder_dan:3d
- Outlook: cc:uw e-mail, ontvangen:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. Verplaats e-mails die niet uw naam bevatten en ouder zijn dan 3 dagen naar Archive/All Mail
E-mails die uw naam niet bevatten, hebben minder kans om uw reactie te vereisen. Sommige e-mails (bijv. geadresseerd aan een team of begonnen met 'Hallo allemaal') vereisen mogelijk uw reactie, maar door het ontbrekende naamcriterium te koppelen aan een criterium van drie dagen oud, kunt u het risico verkleinen dat u iets belangrijks mist.
- Gmail: -mat ouder_dan:3d
- Outlook: NIET mat ontvangen:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. Verplaats alle e-mails van nieuwsbrieven en mailinglijsten naar uw map Lezingen
U hoeft geen nieuwsbrief te lezen. Verplaats ze naar uw Readings-map en stel regels/filters in om ze daar in de toekomst automatisch naartoe te leiden.
Er is geen perfecte manier om deze e-mails te vinden, maar je kunt deze zoekopdracht en de volgende gebruiken om de meeste te krijgen:
Carlos Santana netto waarde 2015
- Gmail: in:inbox label:^unsub
- Outlook: uitschrijven OF 'opt out'
5. Verplaats resterende mailinglijst-e-mails naar Readings door te zoeken naar algemene mailinglijsttermen
Zoek na het gebruik van de vorige zoekopdracht naar de volgende termen in Gmail en Outlook om achterblijvers te vinden: 'privacybeleid' of 'algemene voorwaarden' of 'voorkeuren' of 'bekijken in browser' of 'bekijken als een webpagina.'
6. Meldingen van reacties op agenda-uitnodigingen verwijderen
Hoewel e-mails die u laten weten dat iemand een aanstaande vergadering kan bijwonen op dit moment nuttig kunnen zijn, is het niet nodig om deze e-mails uw inbox te laten verstoppen wanneer u de reacties van mensen in totaal voor elke vergadering in de uitnodiging zelf kunt zien.
Ga je gang en isoleer deze e-mails en verwijder ze vervolgens:
- Gmail: van: agenda-notification@google.com
- Outlook: 'Pacific Time' (vervangen door uw tijdzone). Helaas is er geen supereenvoudige manier om deze e-mails in Outlook te isoleren.
Deze zoekopdrachten kunnen een paar e-mails archiveren waarvan u wenst dat ze in uw inbox blijven, maar de voordelen wegen ruimschoots op tegen het risico. Bovendien kunt u die e-mails net zo gemakkelijk in uw mappen vinden als in uw inbox.
