Alleen al het opstarten van uw e-mailapp zorgt ervoor dat uw schouders omhoog komen. En opwinding voor die aanstaande vakantie wordt ontsierd door de gedachte thuis te worden verwelkomd door duizenden onbeantwoorde e-mails.
Als het lezen en beantwoorden van e-mails je uitgeput en onderdrukt maakt, is het tijd om krijg je inbox onder controle .
Dit werkt niet
Als je bent zoals de meeste mensen, klik je op specifieke berichten om te zien wat er aan de hand is. Soms antwoord je. Soms markeer je iets als gelezen. Andere berichten die u leest, sluiten ze, eventueel met een 'ster', met de bedoeling er later op terug te komen.
Dit werkt niet omdat je er bijna nooit meer naar terug kunt gaan. Ondertussen komen er nieuwe e-mails binnen die de oudere dieper op de lijst duwen... en verder weg van je bewustzijn.
Terwijl je inbox rommelig en vol raakt, raakt je geest dat ook. En al die onbeheerde e-mails zeuren als het zwaard van Damocles in je achterhoofd.
Geen wonder dat je je niet kunt concentreren. Geen wonder dat berichten door de kieren vallen. Geen wonder dat je gestrest bent.
Verander de manier waarop u over uw inbox denkt
Twee eenvoudige paradigmaverschuivingen kunnen een tektonische impact hebben op je inbox:
Paradigmaverschuiving #1: E-mail mag niet in je inbox blijven.
Zie je inbox als je aanrecht en een inbox vol nieuwe berichten als een grote zak boodschappen. Je zou die boodschappen toch niet op het aanrecht laten staan?
Nee, je zou de bederfelijke waren in de koelkast zetten, ingeblikte goederen in de kast, suiker en meel in de voorraadkast. Je snapt het idee.
Dus waarom laat je al die e-mails in je inbox? Zet ze weg!
Paradigmaverschuiving #2. Zoeken is beter dan sorteren.
Vroeger moest je elke e-mail sorteren in een soort uitgebreide mappenstructuur. Maar die dagen zijn al lang voorbij.
De beste manier om e-mail tegenwoordig te 'wegzetten' is, zodra je het hebt afgehandeld, het te archiveren.
kimberly "kim" wollen
Maak je geen zorgen, het bericht is niet verdwenen. Je kunt het vinden wanneer je maar wilt door de zoekfunctie van de e-mailapp te gebruiken.
Zet deze paradigmaverschuivingen aan het werk
Hoe pas je deze fundamentele paradigma's toe? Ik leen graag een raamwerk dat mijn vriend Ari Meisel in zijn boek beschrijft, Minder doen, meer leven .
Telkens wanneer u uw e-mails bekijkt, moet u iets aan elke e-mail doen.
Als een kanttekening: schakel uw e-mailmeldingen uit en controleer niet elke vijf minuten op nieuwe e-mails. Blokkeer, zeg 30 minuten per keer, en check e-mail slechts 2-3 keer per dag.
Als u nu een nieuwe e-mail bekijkt, voert u onmiddellijk een van de volgende handelingen uit:
Ga ermee om
Als het maar 1-3 minuten duurt, ga je gang en beantwoord je de e-mail. Archiveer het dan.
Verwijder het
Als u niets kunt doen aan de e-mail, kunt u deze verwijderen door deze te archiveren. In feite 'verwijdert' u de e-mail uit uw inbox, maar u kunt deze later nog terugvinden als dat nodig is.
Stel het uit
Als u nu op een e-mail moet reageren, maar u kunt dit op dit exacte moment niet doen, dan kunt u dit op een van de volgende manieren uitstellen:
- Verplaats het naar een takenmap
- Voeg de e-mail toe aan Gmail Tasks (of een vergelijkbare functie in uw e-mailapp)
- E-mail het naar je Asana-account, om er een taak van te maken
- Gebruik Boomerang, een gratis plug-in, om de e-mail op een latere datum naar u terug te sturen
Door de bovenstaande stappen te volgen, zullen uw e-mails zich niet meer ophopen in uw inbox.
Waar te gaan vanaf hier?
Handel vanaf nu naar elk stukje e-mail om het uit uw inbox te verwijderen: behandel het, verwijder (archivering) of stel het uit. Wat je ook doet met je nieuwe e-mails, laat ze niet in je inbox zitten!
En hoe zit het met de achterstand van e-mails in je inbox?
Kies een drempel of periode waarin e-mails van een bepaalde leeftijd gewoon niet meer belangrijk zijn. Neem bijvoorbeeld alle e-mails die ouder zijn dan zes weken (of welke drempel u ook kiest), markeer ze als gelezen en archiveer ze.
Bewaar de overige e-mails voor eens en altijd.
Dit kan een paar uur duren, maar voordat je het weet, heb je Inbox Zero bereikt.
Je inbox - evenals je geest - is overzichtelijk geworden. U kunt nu rustig ademhalen en weer genieten van e-mail.
