Als u een systeem nodig heeft om uw documenten binnen uw team te beheren, maar uw budget krap is, is de gratis versie van Zoho Docs Document Management System (DMS) is een solide optie. Deze versie ondersteunt teams van maximaal 25 gebruikers, wijst 5 GB cloudopslag per gebruiker toe en biedt sterke beveiliging en naleving. Het is onze keuze voor de beste gratis documentbeheersoftware/-systemen voor kleine bedrijven 2018.
Toen we DMS voor kleine bedrijven beoordeelden, ontdekten we dat maar weinigen een gratis versie van hun software aanbieden. Degenen die we wel vonden, waren vaak alleen toegestaan voor één gebruikersaccount. We hebben ook gratis open source-software beoordeeld, maar ontdekten dat voor het gebruik van die put IT-personeel met uitgebreide kennis van het systeem nodig is. Zoho Docs heeft echter een gebruiksvriendelijke gebruikersinterface, online forums voor ondersteuning en veel van de functies van betaalde services die we hebben beoordeeld.
Functies die worden aangeboden in de gratis versie van Zoho Docs zijn onder meer:
Bureaubladsynchronisatie
Maximaal 1 GB bestandsupload
Beheerdersfuncties
Dropbox-integratie
Zoho Office Suite
SSL
Bestandsversiebeheer (tot 25 versies)
Veilige bestandssamenwerking
Twee-factor-authenticatie
hoe oud is christine lahti
Mobiele app
In-app-chat
E-mail notificatie
Natuurlijk heeft de gratis versie niet alle functies die betalende Zoho Docs-gebruikers krijgen, zoals audittrail, onbeperkte bestandsversie, wachtwoordbeveiligde / verlopen koppelingen, onbeperkt herstel, overdracht van bestandseigendom en meer. Dit is te verwachten en een gratis gebruiker kan upgraden naar een betaalde service naarmate zijn of haar behoeften toenemen.
Klantrecensies, inclusief degenen die commentaar gaven op de gratis versie, waren over het algemeen zeer positief. Het platform won de Great User Experience Award 2017 van FinancesOnline.com en werd beoordeeld als #11 in hun categorie voor het delen van bestanden en documentbeheer.
Zoho Docs heeft, net als Google Docs, een eigen indeling voor bestanden. Sommige gebruikers merkten op dat het werken met Word-documenten in dit systeem een beetje uitdagender is dan ze zouden willen. Zodra een bestand echter is geconverteerd naar een Zoho Doc, lijkt het gemakkelijk om te bewerken en samen te werken. Bovendien zullen de functionaliteit en het uiterlijk van de meeste functies van de gebruikersinterface bekend zijn. Bestandsorganisatie gebruikt bijvoorbeeld de traditionele archiefkaststructuur. En, zoals veel documentbeheersystemen, stelt de zoekfunctie voor volledige tekst op trefwoorden een gebruiker in staat een document te vinden, zelfs als ze de locatie of titel niet meer weten.
Een uitdaging voor de gratis versie is mogelijk ondersteuning krijgen wanneer je die nodig hebt. Telefonische ondersteuning is alleen beschikbaar voor betalende klanten. Niet-betalende gebruikers kunnen een supportticket indienen en rechtstreeks vanuit de app toegang krijgen tot forums om te chatten met andere gebruikers die kunnen helpen bij het oplossen van problemen. U kunt ook toegang krijgen tot de gebruikershandleiding, veelgestelde vragen, webinars en de blog in het bronnengedeelte van de website.
Over het algemeen heeft Zoho Docs een solide functieset voor het beheren, opslaan en samenwerken aan documenten in kleine teams. Bedrijven met een krap budget of die willen beginnen met een gratis service en vervolgens willen upgraden naarmate de behoeften toenemen, kunnen de gratis versie van Zoho Docs overwegen.
Voor meer informatie over onze selecties van de beste DMS in andere categorieën, lees ' Beste documentbeheersoftware/-systemen voor kleine bedrijven 2018 '
Redactionele openbaarmaking: Inc. schrijft over producten en diensten in deze en andere artikelen. Deze artikelen zijn redactioneel onafhankelijk - dat betekent dat redacteuren en verslaggevers onderzoek doen naar en schrijven over deze producten zonder de invloed van marketing- of verkoopafdelingen. Met andere woorden, niemand vertelt onze verslaggevers of redacteuren wat ze moeten schrijven of dat ze bepaalde positieve of negatieve informatie over deze producten of diensten in het artikel moeten opnemen. De inhoud van het artikel is geheel ter beoordeling van de verslaggever en redacteur. U zult echter merken dat we soms links naar producten en diensten in de artikelen opnemen. Wanneer lezers op deze links klikken en deze producten of diensten kopen, kan Inc. hiervoor worden gecompenseerd. Dit op e-commerce gebaseerde advertentiemodel heeft - net als elke andere advertentie op onze artikelpagina's - geen invloed op onze redactionele berichtgeving. Verslaggevers en redacteuren voegen die links niet toe en zullen ze ook niet beheren. Deze advertenties ondersteunen, net als andere die u op Inc ziet, de onafhankelijke journalistiek die u op deze site aantreft.
Noot van de redactie: op zoek naar documentbeheersystemen voor uw bedrijf? Als u informatie wilt om u te helpen bij het kiezen van de juiste voor u, gebruik dan de onderstaande vragenlijst om onze partner, BuyerZone, u gratis informatie te laten verstrekken:
Redactionele openbaarmaking: Inc. schrijft over producten en diensten in deze en andere artikelen. Deze artikelen zijn redactioneel onafhankelijk - dat betekent dat redacteuren en verslaggevers onderzoek doen naar en schrijven over deze producten zonder enige invloed van marketing- of verkoopafdelingen. Met andere woorden, niemand vertelt onze verslaggevers of redacteuren wat ze moeten schrijven of dat ze bepaalde positieve of negatieve informatie over deze producten of diensten in het artikel moeten opnemen. De inhoud van het artikel is geheel ter beoordeling van de verslaggever en redacteur. U zult echter merken dat we soms links naar deze producten en diensten in de artikelen opnemen. Wanneer lezers op deze links klikken en deze producten of diensten kopen, kan Inc. hiervoor worden gecompenseerd. Dit op e-commerce gebaseerde advertentiemodel heeft - net als elke andere advertentie op onze artikelpagina's - geen invloed op onze redactionele berichtgeving. Verslaggevers en redacteuren voegen die links niet toe en zullen ze ook niet beheren. Dit advertentiemodel ondersteunt, net als andere die u op Inc ziet, de onafhankelijke journalistiek die u op deze site aantreft.
