Er zijn veel redenen voor bedrijven om elektronische bestanden te beheren en hun documenten te digitaliseren. Het creëren van een structuur om informatie te organiseren en te delen is een voordeel; net als het verminderen van papier, het creëren van audit trails, het zorgen voor naleving van de regelgeving en het faciliteren van interne en externe samenwerking. Documentbeheersystemen (DMS) helpen bedrijven bij het digitaal digitaliseren, opslaan, beheren en volgen van documenten, gegevensobjecten en afbeeldingen. Of het nu systemen, software of oplossingen worden genoemd, DMS-aanbiedingen worden geleverd met een verscheidenheid aan functies en prijskaartjes. We hebben een aantal van de beste in alle categorieën bedacht om u te helpen bij het uitzoeken van wat een verwarrende reeks opties kan zijn.
In onze review vonden we een breed aanbod. Sommige systemen zijn gericht op het inschakelen van opslag, zoeken en beveiliging en bevatten enkele functies voor documentrevisie en delen. Anderen gaan verder dan DMS en bieden een veelvoud aan toeters en bellen (en plug-ins) voor een scala aan mogelijkheden, zoals het maken van workflows, taakbeheer, samenwerking, geautomatiseerde regels en meer.
Gezien de overvloed aan opties kan het bepalen van het juiste systeem ontmoedigend zijn. We spraken met Jennifer Pankow, Manager, Client Success, SHI International Corp., die hielp om het te vereenvoudigen: 'Vraag uzelf bij een zakelijke beslissing af: 'Wat levert dit mij op dat mijn bedrijf helpt verbeteren of een kritieke behoefte vervult?' Dit is waar we klanten naar helpen kijken en een oplossing voor in kaart brengen. In plaats van te denken 'ik heb DMS nodig', vraag je: 'Wat moet ik doen?' Verfijn dan je selectie tot welke oplossing dat doet, en welke stukken dat doet.'
is michelle wie een lesbienne
Een andere vraag om te overwegen is: Waar wil ik dat mijn bestanden worden opgeslagen? Er zijn drie soorten DMS: Cloud, on-premise en hybride.
Wolk: Met deze service zijn uw documenten in de cloud van de leverancier - klaar voor mobiele toegang, altijd en overal waar u internet heeft. Opslag kan worden beperkt door uw contract (hoewel de meeste services verschillende opslagniveaus en bijbehorende prijzen bieden), maar het is vaak een betaalbare optie die systeembeheer en updates omvat, en bestanden worden geback-upt naar de cloud.
Op locatie: Met deze optie is meer maatwerk mogelijk, aangezien het DMS op uw server staat en u niet beperkt bent tot opslag op contractniveau. Maar de initiële kosten kunnen intimiderend zijn, IT-onderhoud kan extra zijn en u moet een back-upprotocol implementeren voor het geval uw server uitvalt.
Hybride: Deze combinatie van on-premise en cloud biedt u de flexibiliteit om de cloud voor sommige documenttypen te gebruiken, terwijl u de migratie van legacy-inhoud waartoe u geen mobiele toegang nodig heeft, voorkomt.
Bij het bekijken van DMS-opties zijn de belangrijkste factoren om te overwegen:
Veiligheid: Een aspect is uw vermogen om de toegang te beheren en machtigingen in te stellen voor documenten en bestanden binnen het systeem. Het is belangrijk om te beoordelen hoe deze bestanden intern en extern veilig worden gedeeld. Een ander aspect is het beveiligingsniveau dat uw gegevens beschermt waar deze zijn opgeslagen. Als u op zoek bent naar een cloudoplossing, zorg er dan voor dat de beveiliging van de leverancier voor hun datacenters voldoende is om uw gegevens te beschermen en voldoet aan alle voorschriften voor uw branche.
Scannen: Als u verdrinkt in papier, zoek dan een systeem waarmee u grote hoeveelheden documenten kunt scannen met functies voor geautomatiseerde naamgeving en archivering. Een mogelijke functie, Optical Character Recognition (OCR), zet gescande documenten om in bewerkbare en doorzoekbare bestanden.
Zoeken: Het is verstandig om ervoor te zorgen dat, ongeacht hoe het systeem uw bestanden organiseert, de zoekmogelijkheden de volledige tekst van trefwoorden in bestanden mogelijk maken (niet alleen op titel).
Toegang, bewerken, controleren: Hoe uitgebreid zijn de behoeften van uw bedrijf voor het maken, openen en wijzigen van documenten? Kijk bij het beoordelen van een DMS naar:
- Instelling voor toegang/toestemming voor documenten en bestanden, bijv. zijn rollen toegewezen, wordt toegang ingesteld per document, map of beide, kunt u machtigingen instellen voor individuen en voor groepen?
- Bestanden delen/bewerken, d.w.z. is er een check-in/out, kunnen meerdere gebruikers tegelijk bewerken?
- Monitoring en tracking, bijvoorbeeld, kunt u zien wie het document heeft bekeken, krijgt u een activiteiten-/auditlogboek, kunt u waarschuwingen instellen?
- Versiebeheer, d.w.z. kunt u de versiegeschiedenis zien, hoe zorgt het systeem ervoor dat aan de meest recente versie wordt gewerkt, heeft u toegang tot eerdere versies?
- Creatie, assemblage en archivering, d.w.z. welke functies zijn aanwezig voor de levensduur van het document, van creatie tot archivering?
Samenwerking: Hoeveel interne en externe samenwerking heb je nodig om te empoweren? Hoewel versiebeheer, bewerking en elektronische handtekening vrij standaard DMS-functies kunnen zijn, bevatten sommige systemen workflows, cocreatie, taakbeheer, waarschuwingen, berichten en meer.
Gebruikers vriendelijkheid: U wilt zo dicht mogelijk bij 100% systeemadoptie als u kunt krijgen. Zorg ervoor dat de tools en interface gebruiksvriendelijk en intuïtief zijn, zodat uw team het gemakkelijk kan gebruiken.
Mobiliteit: Als mobiele toegang een prioriteit is, zoek dan een systeem dat compatibel is met alle apparaten. Overweeg er een met een app die de desktopervaring repliceert.
integratie: Er is een breed scala aan integratiemogelijkheden in het DMS-aanbod dat we hebben beoordeeld. Weet met welke systemen u uw DMS moet integreren. Uw wens om bijvoorbeeld te voorkomen dat u bestanden hoeft te verplaatsen van bestaande cloudopslag, bijv. Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive, enz., of uw behoefte om verbinding te maken met uw CRM, contentbeheersysteem of boekhoudsoftware, kan uw leveranciersbeslissing beïnvloeden .
Ondersteuning: Zoals bij elke service van een leverancier, moet u ervoor zorgen dat u begrijpt hoe ondersteuning wordt geboden. De meeste leveranciers die we hebben beoordeeld, hadden verschillende ondersteuningsopties, waaronder e-mail, online chat en telefoon, hoewel de openingstijden soms beperkt waren. Sommige bieden alleen ondersteuning via een ticketsysteem. Kies er een die past bij het niveau en type ondersteuning dat u nodig heeft.
Prijs: DMS-prijs varieert per leverancier en service. Zoals eerder vermeld, heeft DMS op locatie aanzienlijke kosten vooraf. Met cloudservice betaalt u echter waarschijnlijk een maandelijks of jaarlijks bedrag dat wordt bepaald per gebruiker/maand of per opslagcapaciteit, en extra functies kunnen de kosten verhogen. Houd dus rekening met uw lopende kosten en eventuele verhogingen die zullen optreden als uw behoeften toenemen.
Noot van de redactie: op zoek naar documentbeheersoftware voor uw bedrijf? Als u informatie wilt om u te helpen bij het kiezen van de juiste voor u, gebruik dan de onderstaande vragenlijst om onze partner, BuyerZone, u gratis informatie te laten verstrekken:
In onze zoektocht naar het 'Best of' DMS vonden we gekwalificeerde kandidaten in verschillende categorieën:
Algehele winnaar, beste documentbeheersoftware/-systemen voor kleine bedrijven: eFileCabinet
eFileCabinet krijgt onze stem als de beste algehele winnaar voor documentbeheersoftware/-systemen voor kleine bedrijven 2018. DMS is uitsluitend wat eFileCabinet doet. Het is een robuust aanbod dat het gebruiksgemak, de mobiele toegang, de geavanceerde zoekfunctie en het hoge beveiligingsniveau promoot.
Voordelen: Er is een breed aanbod aan DMS-functies en er worden nieuwe functies toegevoegd, zoals workflow (momenteel beschikbaar in bèta). Beveiliging en compliance zijn aandachtspunten.
nadelen: Klantenondersteuning, die snel reageert via telefoon, e-mail of chat, is alleen beschikbaar tijdens kantooruren. Dit is ook niet de goedkoopste DMS-optie; maar ook niet de duurste.
Bekijk onze volledige eFileCabinet-recensie.
Beste gratis documentbeheersoftware/-systemen voor kleine bedrijven: Zoho Docs
Hoewel veel DMS-leveranciers gratis proefversies aanbieden, zijn gratis versies zeldzaam. Degenen die we wel vonden, waren vaak alleen toegestaan voor één gebruikersaccount. Door gratis 5 GB opslagruimte/gebruiker aan te bieden aan maximaal 25 teamleden, verdiende Zoho Docs onze erkenning als de beste gratis documentbeheersoftware voor kleine bedrijven 2018.
Voordelen: Zoho Docs prijst sterke beveiliging en naleving, heeft een gebruiksvriendelijke gebruikersinterface, online forums voor ondersteuning en veel van de functies van betaalde services die we hebben beoordeeld.
nadelen: Zoho Docs heeft, net als Google Docs, een eigen indeling voor bestanden. Sommige gebruikers merkten op dat het werken met Word-documenten in dit systeem moeilijker is dan ze zouden willen.
Lees onze volledige Zoho Docs-beoordeling .
Beste documentbeheersoftware/-systemen voor klantenservice: eFileCabinet
eFileCabinet krijgt onze stem als de beste documentbeheersoftware/-systemen voor klantenservice in 2018. Hoewel dit DMS misschien iets meer kost dan sommige concurrenten, stellen verschillende gebruikersrecensies dat het de moeite waard is vanwege de mensen en de klantenservice. Het Customer Success Team verbindt zich ertoe dat elke nieuwe klant die direct na aankoop een telefoontje ontvangt, ervoor zorgt dat ze het product volledig begrijpen en dat hun bedrijf ervan kan profiteren.
Voordelen: Bij het contact opnemen met de klantenservice via hun drie methoden, d.w.z. chat, telefoon en e-mail, hoorden we heel snel terug en de vertegenwoordigers waren vriendelijk, professioneel en behulpzaam.
nadelen: Klantenondersteuning is alleen beschikbaar tijdens kantooruren (8:00 - 17:00 MT) van maandag tot en met vrijdag.
Bekijk onze volledige eFileCabinet-recensie.
Michael Bivins en zijn vrouw
Beste documentbeheersoftware/-systemen voor samenwerking: SharePoint
SharePoint, een DMS van Microsoft, bevat veel functies die interessant zijn voor bedrijven of teams die efficiënt moeten samenwerken. Ontworpen met de bedoeling om 'teamwerk te versterken' en 'naadloze samenwerking in de hele organisatie', is SharePoint onze keuze voor de beste documentbeheersoftware/-systemen voor samenwerking 2018.
Voordelen: Als Microsoft-product biedt SharePoint hoge niveaus van beveiliging en klantenondersteuning met een reeks prijspunten. Mogelijkheden lijken bijna eindeloos als je kijkt naar de volledige suite van Microsoft-aanbiedingen waarmee SharePoint kan worden geïntegreerd.
nadelen: Veel beoordelingen geven aan dat om SharePoint volledig te benutten expertise en maatwerk nodig is. Dit kan de oplossing mogelijk te tijdrovend en te duur maken voor kleine bedrijven.
Zie onze volledige SharePoint-recensie.
Beste documentbeheersoftware/-systemen voor advocatenkantoren: M-Files
Omdat advocatenkantoren te maken hebben met een hoop papierwerk, waarvan een groot deel vertrouwelijke en gevoelige informatie bevat, zijn er aanvullende overwegingen bij het kiezen van een DMS. Volgens een artikel in het ABA Journal, ' Dit is het juridische overzicht van software voor documentbeheer ,' De documentbeheercomponenten in de praktijkbeheersoftware die een advocatenkantoor momenteel gebruikt, kunnen voldoende zijn voor solopraktijken of kleine kantoren in praktijkgebieden die niet veel documenten bevatten. Maar voor kleine bedrijven die enorme hoeveelheden documenten beheren, kan het vinden van een op zichzelf staand systeem dat goed kan worden geïntegreerd met uw bestaande praktijkbeheer- en boekhoudsoftware zeer voordelig zijn. Vanwege de innovatieve technologie, beveiliging, ondersteuning voor gegevenscompliance en integratiemogelijkheden, is onze selectie voor beste documentbeheersoftware/-systemen voor advocatenkantoren M-Files.
Voordelen: Naast solide DMS-functies zoals scanmogelijkheden, OCR voor organiseren en zoeken, en toegangscontrole, biedt deze technologie advocatenkantoren contractgoedkeuringsworkflows en ondersteunt eDiscovery.
nadelen: M-Files biedt geen vooraf geconfigureerde pakketten zoals sommige concurrenten doen, dus het is moeilijk in te schatten wat de kosten zullen zijn voor een klein advocatenkantoor om de functies te krijgen die ze nodig hebben. Oplossingen zijn op maat gemaakt voor elke klant en de prijzen beginnen onder $ 2.000 per jaar.
Lees de vulling M-Files review.
Andere documentbeheerservices
Naast de bedrijven die we hebben geselecteerd in onze Best Of-categorieën, zijn hier andere bedrijven die we hebben beoordeeld:
Dokmee beschrijft het aanbod als een veilig, gebruiksvriendelijk documentbeheersysteem dat is ontworpen voor verschillende doeleinden, waaronder het vastleggen en opslaan van documenten, zoeken en ophalen en het delen van bestanden.
Een site documentbeheersuite wordt gebruikt door architectuur-, engineering- en constructiebedrijven voor workflows, informatiebeheer en naleving van wereldwijde normen.
DocuWare Cloud digitaliseert papieren processen, maakt configuratie van aangepaste workflows mogelijk en integreert met ERP, CRM en andere systemen.
Adobe Document Cloud omvat Acrobat DC voor PDF-productiviteit en Adobe Sign voor geïntegreerde e-ondertekening.
Hightail Business , voorheen YouSendIt, bestaat uit hun aanbod voor bestandsdeling en creatieve samenwerking.
ALLEEN KANTOOR Ascencio biedt online documenteditors en productiviteitstools voor bedrijven via de cloud of een privénetwerk.
Alfresco One van Alfresco Software, Inc. is een Enterprise Content Management (ECM)-platform dat documentbeheer, samenwerking en procesautomatisering omvat.
Methodologie
We hebben een uitgebreide beoordeling van zoektermen, sociale trend en webonderzoek gebruikt om onze lijst met DMS-aanbiedingen te verfijnen. We hebben klantenserviceprofessionals geïnterviewd die ervaring hebben met het gebruik van DMS en het helpen van klanten bij hun beslissingen over contentbeheer of software-aankoop. Met onze selectie verkleind, hebben we vervolgens de website van elk bedrijf beoordeeld en demo's bekeken of ons aangemeld voor proefversies, en hebben we aanbiedingen vergeleken met betrekking tot servicetype, prijsstelling, klantenservice, schaalbaarheid, functionaliteit, gebruiksgemak, klantrecensies, zakelijke en technologische website recensies en onderscheidingen. Voor ontbrekende informatie hebben we contact opgenomen met het bedrijf. Daarbij hebben we niet alleen informatielacunes opgevuld, maar ook beoordeeld op snelheid en degelijkheid van reageren.
Redactionele openbaarmaking: Inc. schrijft over producten en diensten in deze en andere artikelen. Deze artikelen zijn redactioneel onafhankelijk - dat betekent dat redacteuren en verslaggevers onderzoek doen naar en schrijven over deze producten zonder de invloed van marketing- of verkoopafdelingen. Met andere woorden, niemand vertelt onze verslaggevers of redacteuren wat ze moeten schrijven of dat ze bepaalde positieve of negatieve informatie over deze producten of diensten in het artikel moeten opnemen. De inhoud van het artikel is geheel ter beoordeling van de verslaggever en redacteur. U zult echter merken dat we soms links naar producten en diensten in de artikelen opnemen. Wanneer lezers op deze links klikken en deze producten of diensten kopen, kan Inc. hiervoor worden gecompenseerd. Dit op e-commerce gebaseerde advertentiemodel heeft - net als elke andere advertentie op onze artikelpagina's - geen invloed op onze redactionele berichtgeving. Verslaggevers en redacteuren voegen die links niet toe en zullen ze ook niet beheren. Deze advertenties ondersteunen, net als andere die u op Inc ziet, de onafhankelijke journalistiek die u op deze site aantreft.
Noot van de redactie: op zoek naar documentbeheersoftware voor uw bedrijf? Als u informatie wilt om u te helpen bij het kiezen van de juiste voor u, gebruik dan de onderstaande vragenlijst om onze partner, BuyerZone, u gratis informatie te laten verstrekken:
Noot van de redactie: op zoek naar documentbeheersoftware voor uw bedrijf? Als u informatie wilt om u te helpen bij het kiezen van de juiste voor u, gebruik dan de onderstaande vragenlijst om onze partner, BuyerZone, u gratis informatie te laten verstrekken:
Redactionele openbaarmaking: Inc. schrijft over producten en diensten in deze en andere artikelen. Deze artikelen zijn redactioneel onafhankelijk - dat betekent dat redacteuren en verslaggevers onderzoek doen naar en schrijven over deze producten zonder enige invloed van marketing- of verkoopafdelingen. Met andere woorden, niemand vertelt onze verslaggevers of redacteuren wat ze moeten schrijven of dat ze bepaalde positieve of negatieve informatie over deze producten of diensten in het artikel moeten opnemen. De inhoud van het artikel is geheel ter beoordeling van de verslaggever en redacteur. U zult echter merken dat we soms links naar deze producten en diensten in de artikelen opnemen. Wanneer lezers op deze links klikken en deze producten of diensten kopen, kan Inc. hiervoor worden gecompenseerd. Dit op e-commerce gebaseerde advertentiemodel heeft - net als elke andere advertentie op onze artikelpagina's - geen invloed op onze redactionele berichtgeving. Verslaggevers en redacteuren voegen die links niet toe en zullen ze ook niet beheren. Dit advertentiemodel ondersteunt, net als andere die u op Inc ziet, de onafhankelijke journalistiek die u op deze site aantreft.
