Hoewel uitstel als een slecht woord wordt beschouwd, zijn er momenten waarop uitstel je productiever kan maken. Bij het maken van presentaties wacht ik bijna altijd op het laatste moment voordat ik eraan ga werken. Hier is waarom:
- Je krijgt meer ideeën. Creativiteit is het proces van het genereren van nieuwe ideeën uit combinaties van oude ideeën. De kans dat je combinaties van oude ideeën maakt, wordt groter naarmate je er meer verzamelt. Als je uitstelgedrag hebt, heb je meer tijd om ideeën te verzamelen.
- Ideeën broeden. In het creatieve proces, als oude ideeën eenmaal je hoofd in beslag nemen, hebben ze tijd nodig om te broeden. Uitstelgedrag geeft je die tijd. De kans dat twee oude ideeën elkaar ontmoeten, neemt toe naarmate ze langer in je hoofd broeden.
- Er komen betere alternatieven. Voordat u beslissingen neemt, moet u de alternatieven overwegen. Hoe meer alternatieven je hebt, hoe groter de kans op een betere beslissing. Het kan zijn dat u een alternatief ontdekt, simpelweg omdat u zich niet haastte om een eerder alternatief te nemen.
- Je hebt tijd om je ideeën met meer mensen te bespreken en hun feedback te krijgen, wat zal resulteren in betere ideeën en beslissingen. U profiteert niet van hun feedback als u te vroeg de trekker overhaalt voor uw beslissingen.
Bekijk de volgende TED-video voor meer over de waarde van uitstelgedrag.
Uitstelgedrag is echter niet altijd goed. Er zijn momenten dat het pijn kan doen. Hier is wanneer:
- Je komt erachter dat je meer informatie nodig hebt en het is te laat om het te krijgen. U denkt de omvang van de taak te kennen, een formulier dat moet worden ingevuld, een rapport dat u moet voorbereiden, en als u de deadline bereikt, ontdekt u misschien dat er een stukje informatie is waar u geen toegang toe hebt, en pas na de deadline verkrijgen.
- Als je dicht bij de deadline komt, krijg je stress. Ik heb er geen stress van, maar veel mensen zullen gestrest raken omdat er een taak is die niet is voltooid en de deadline nadert. Als jij een van die bent - uitstelgedrag is echt niet goed voor je gezondheid.
- Er komt nog iets naar boven. Je dacht er op het laatste moment aan te kunnen werken, maar dan gebeurt het leven. De tijd die je voor die late taak hebt toegewezen, wordt nu ingenomen door iets anders, waarschijnlijk belangrijker, en de taak die je niet hebt voltooid, wordt niet op tijd voltooid.
Dus wat is het? Uitstellen of niet? Hier is de wijsheid die je nodig hebt om het verschil te zien:
- Ben jij een persoon die gestrest raakt als je te dicht bij de deadline zit? Als dat zo is, stel het dan niet uit. Het kan negatieve fysiologische effecten hebben op u en de kwaliteit van uw werk. Doe het vroeg, zodat u beter kunt slapen en gezond kunt blijven. Geen last van stress? Geniet van de voordelen van uitstelgedrag.
- Weet je of je al het materiaal hebt? Misschien hoef je de taak niet te voltooien, maar kijk er in ieder geval doorheen om er zeker van te zijn dat je alles hebt wat je nodig hebt om het te voltooien. Als er een extern stuk informatie of materiaal is dat je nodig hebt, ga ze dan halen en stel dan pas uit. De resterende taak moet volledig binnen uw vermogen liggen om te voltooien zonder externe informatie of ondersteuning.
- Verwacht je dat er nog meer ideeën naar boven komen? Denk je dat je genoeg weet? Soms weet je alles wat er te weten valt over het onderwerp. OK, misschien niet alles, maar heel dichtbij. In dit geval zal uitstel je geen nieuwe en nuttige informatie geven. Als u echter minder dan genoeg weet, neem dan de tijd en krijg meer ideeën en informatie voordat u de taak gaat voltooien.
- Hoe comfortabel bent u dat er geen nieuwe activiteit met hoge prioriteit zal komen? Is uw schema over het algemeen voorspelbaar? Hoe vaak verwacht u dat er dringende en onverwachte taken zullen komen? Hoe bereid bent u het risico te nemen dat een familie- of persoonlijk noodgeval u ervan weerhoudt de taak te voltooien?
- Tot slot: wat is de impact van het missen van de deadline? Kun je het overleven? Kan het verplaatst worden naar een latere datum? Is de deadline zo rigide dat het missen ervan betekent dat je een grote kans in je professionele leven hebt verloren die nooit meer terugkomt?
Nog een advies. Als dit een belangrijke taak is en de deadline niet onderhandelbaar is, overweeg dan om de 'twee stappen' te doen. Voltooi de taak 'goed genoeg' vroeg. Stel het dan uit. Wanneer je dichter bij de deadline komt, zou je meer ideeën en meer alternatieven hebben verzameld, je ideeën meer laten uitbroeden en in een positie zijn om je werk te verbeteren. Als er zich echter een onverwachte noodsituatie voordoet, heeft u nog steeds iets. En je hebt er veel minder stress van.
