AUDITS, EXTERN

Een audit is een systematisch proces voor het objectief verkrijgen en evalueren van de rekeningen of financiële gegevens van een overheid, bedrijf of andere entiteit. Terwijl sommige bedrijven vertrouwen op audits die door werknemers worden uitgevoerd (dit worden interne audits genoemd), gebruiken andere bedrijven externe of onafhankelijke auditors om deze taak uit te voeren (sommige bedrijven vertrouwen in een of andere combinatie op beide soorten audits).

Externe accountants zijn wettelijk bevoegd om de betrouwbaarheid van financiële bedrijfsrapportages te onderzoeken en in het openbaar een oordeel te geven. Dennis Applegate beschrijft de geschiedenis van de externe audits in een artikel dat in het tijdschrift verschijnt Interne auditor als volgt. 'Het Amerikaanse Congres heeft het beroep van externe accountant vorm gegeven en zijn primaire auditdoelstelling gecreëerd met de goedkeuring van de Securities Act van 1933 en de Securities Exchange Act van 1934. Deze gecombineerde wetgeving vereist onafhankelijke financiële audits van alle bedrijven waarvan de kapitaalvoorraad wordt gekocht en verkocht in open markten. Het doel is gedeeltelijk om ervoor te zorgen dat de financiële status en operationele prestaties van beursgenoteerde bedrijven eerlijk worden gepresenteerd en bekendgemaakt.' Bedrijven die niet wettelijk verplicht zijn om externe audits uit te voeren, contracteren toch vaak dergelijke boekhouddiensten. Kleinere bedrijven die bijvoorbeeld niet de middelen of de neiging hebben om interne auditsystemen te onderhouden, zullen vaak externe audits laten uitvoeren als een soort beveiliging tegen fouten of fraude.

Het primaire doel van externe audit is om te bepalen in hoeverre de organisatie zich houdt aan beleidslijnen, procedures en vereisten van het management. De onafhankelijke of externe accountant is geen werknemer van de organisatie. Hij of zij voert een onderzoek uit met als doel het uitbrengen van een rapport met daarin een oordeel over de jaarrekening van een cliënt. De attestfunctie van externe accountantscontrole verwijst naar de uitdrukking van een accountantsverklaring over de jaarrekening van een onderneming. De typische onafhankelijke audit leidt tot een attest over de eerlijkheid en betrouwbaarheid van de verklaringen. Dit wordt aan de functionarissen van de gecontroleerde entiteit meegedeeld in de vorm van een schriftelijk verslag bij de verklaringen (soms kan ook worden verzocht om een mondelinge presentatie van bevindingen). Tijdens een controleonderzoek maakt de externe accountant ook goed kennis met de deugden en gebreken van de boekhoudprocedures van de klant. Dientengevolge bevat het eindverslag van de auditor aan het management vaak aanbevelingen over methoden om de bestaande interne controles te verbeteren.

De belangrijkste soorten audits die worden uitgevoerd door externe accountants zijn de jaarrekeningcontrole, de operationele controle en de nalevingsaudit. Een audit van financiële overzichten (of attest-audit) onderzoekt financiële overzichten, gegevens en gerelateerde activiteiten om vast te stellen of de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes worden nageleefd. Een operational audit onderzoekt de activiteiten van een organisatie om de prestaties te beoordelen en aanbevelingen te doen voor verbeteringen of verdere actie. Auditors voeren wettelijke controles uit die worden uitgevoerd om te voldoen aan de vereisten van een bestuursorgaan, zoals een federale, staats- of stadsregering of -instantie. Een compliance audit heeft tot doel vast te stellen of een organisatie vastgestelde procedures of regels volgt.

De regels die beursgenoteerde bedrijven moeten volgen, zijn in 2002 gewijzigd met de goedkeuring van de Sarbanes-Oxley Act. Deze daad kwam tot stand in de nasleep van de faillissementsaanvraag van Enron in 2001 en daaropvolgende onthullingen over frauduleuze boekhoudpraktijken binnen het bedrijf. Enron was slechts de eerste in een reeks spraakmakende faillissementen. Ernstige beschuldigingen van boekhoudfraude volgden en breidden zich uit van de failliete bedrijven tot hun accountantskantoren. De wetgever heeft snel gehandeld om de financiële verslagleggingsvereisten te versterken en de daling van het vertrouwen als gevolg van de golf van faillissementen in te dammen.

De Sarbanes-Oxley Act is een verreikende en complexe wet die zware rapportageverplichtingen oplegt aan alle beursgenoteerde bedrijven. Het voldoen aan de vereisten van deze wet heeft de werklast van accountantskantoren verhoogd. In het bijzonder vereist Sectie 404 van de Sarbanes-Oxley Act dat het jaarverslag van een bedrijf een officiële beschrijving door het management bevat over de doeltreffendheid van de interne controles van het bedrijf. De sectie vereist ook dat externe auditors het verslag van het management over interne controles bevestigen. Ter attestering van het bestuursverslag is een externe audit vereist.

ONAFHANKELIJKE CONTROLENORMEN

Het auditproces is gebaseerd op normen, concepten, procedures en rapportagepraktijken die voornamelijk worden opgelegd door het American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). Het auditproces is gebaseerd op bewijsmateriaal, analyse, conventies en geïnformeerde professionele oordeelsvorming. Algemene normen zijn korte uitspraken over zaken als opleiding, zelfstandigheid en professionele zorg. AICPA algemene normen verklaren dat:

Externe audits moeten worden uitgevoerd door een persoon of personen met een adequate technische opleiding en bekwaamheid als auditor.
De auditor of auditors behouden volledige onafhankelijkheid in alle aangelegenheden die verband houden met de opdracht.
De onafhankelijke auditor of auditors moeten ervoor zorgen dat alle aspecten van het onderzoek en de voorbereiding van het auditrapport met een hoge mate van professionaliteit worden uitgevoerd.

Normen voor veldwerk bieden basisplanningsnormen die tijdens audits moeten worden gevolgd. De AICPA-normen voor veldwerk bepalen dat:

Het werk moet adequaat worden gepland en eventuele assistenten moeten goed worden begeleid.
Onafhankelijke auditors zullen een gedegen studie en evaluatie van de bestaande interne controles uitvoeren om hun betrouwbaarheid en geschiktheid voor het uitvoeren van alle noodzakelijke controleprocedures te bepalen.
Externe auditors zullen ervoor zorgen dat zij in staat zijn alle relevante bewijsstukken te beoordelen, ongeacht of deze zijn verkregen door middel van inspectie, observatie, onderzoek of bevestiging, zodat zij een geïnformeerd en redelijk oordeel kunnen vormen over de kwaliteit van de financiële overzichten die worden onderzocht.

Rapportagenormen beschrijven controlenormen met betrekking tot het controleverslag en de vereisten ervan. AICPA-rapportagenormen bepalen dat de accountant aangeeft of de onderzochte financiële overzichten zijn gepresenteerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde boekhoudprincipes; of dergelijke beginselen in de huidige periode consistent zijn nageleefd ten opzichte van de voorgaande periode; en of informatieve toelichtingen bij de jaarrekening adequaat waren. Ten slotte dient het verslag van de externe accountant 1) een oordeel te bevatten over de financiële overzichten/bescheiden die zijn onderzocht, of 2) een oordeelonthouding, die doorgaans wordt opgenomen in gevallen waarin de accountant om de een of andere reden niet in staat is om een oordeel over de staat van de administratie.

HET EXTERNE CONTROLEPROCES

De onafhankelijke accountant voert een audit doorgaans uit volgens een vastgesteld proces met drie stappen: plannen, bewijs verzamelen en rapporteren.

Bij het plannen van de controle ontwikkelt de auditor een controleprogramma dat de controlewerkzaamheden identificeert en plant die moeten worden uitgevoerd om de informatie te verkrijgen. Controle-informatie is bewijs dat is verkregen ter ondersteuning van de conclusies van de controle. Controlewerkzaamheden omvatten de activiteiten die de accountant heeft ondernomen om de informatie te verkrijgen. Bewijsvergaringsprocedures omvatten observatie, bevestiging, berekeningen, analyse, onderzoek, inspectie en vergelijking. Een audit trail is een chronologisch overzicht van economische gebeurtenissen of transacties die een organisatie heeft meegemaakt. De audit trail stelt een auditor in staat om de sterke en zwakke punten van interne controles, systeemontwerpen en bedrijfsbeleid en -procedures te evalueren.

Het auditrapport

Het onafhankelijke auditrapport beschrijft de bevindingen van de onafhankelijke auditor over de financiële overzichten van het bedrijf en hun mate van overeenstemming met algemeen aanvaarde boekhoudprincipes. Er wordt gecontroleerd of de representaties over een periode van jaren consistent zijn. Een getrouwe weergave van jaarrekeningen wordt door accountants over het algemeen begrepen als te verwijzen naar de vraag of de in de jaarrekening gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving algemeen aanvaardbaar zijn. Dit omvat zaken als 1) de grondslagen voor financiële verslaggeving in de gegeven omstandigheden passend zijn; 2) de financiële overzichten zijn zo opgesteld dat ze kunnen worden gebruikt, begrepen en geïnterpreteerd; 3) de in de jaarrekening gepresenteerde informatie is op redelijke wijze geclassificeerd en samengevat; en 4) de financiële overzichten weerspiegelen de onderliggende gebeurtenissen en transacties op een manier die een nauwkeurig beeld geeft van financiële transacties en kasstromen binnen redelijke en praktische limieten.

De goedkeurende verklaring van de accountant bevat drie paragrafen. De inleidend paragraaf identificeert de gecontroleerde financiële overzichten, stelt dat het management verantwoordelijk is voor die overzichten en stelt dat de auditor verantwoordelijk is voor het geven van een oordeel over deze overzichten. De reikwijdte paragraaf beschrijft wat de accountant heeft gedaan en vermeldt specifiek dat de accountant de financiële overzichten heeft onderzocht in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlestandaarden en passende tests heeft uitgevoerd. De mening paragraaf geeft het oordeel van de accountant weer (of kondigt formeel zijn of haar gebrek aan oordeel aan en waarom) over de vraag of de verklaringen in overeenstemming zijn met algemeen aanvaarde boekhoudprincipes.

Verschillende auditadviezen worden als volgt gedefinieerd door de Auditing Standards Board van de AICPA:

Oordeel zonder voorbehoud—Dit oordeel houdt in dat alle materialen beschikbaar zijn gesteld, in orde zijn bevonden en aan alle auditvereisten voldeden. Dit is het meest gunstige oordeel dat een externe accountant kan geven over de bedrijfsvoering en administratie van een onderneming.
Toevoeging van verklarende taal – Omstandigheden kunnen vereisen dat de auditor een verklarende paragraaf (of andere verklarende taal) aan zijn of haar rapport toevoegt. Wanneer dit is gedaan, wordt het advies voorafgegaan door de term, verklarende taal toegevoegd.
Gekwalificeerd oordeel—Dit type oordeel wordt gebruikt voor gevallen waarin de meeste financiële materialen van het bedrijf in orde waren, met uitzondering van een bepaalde rekening of transactie.
Afkeurend oordeel—Een afkeurend oordeel stelt dat de financiële overzichten de financiële positie, bedrijfsresultaten of kasstromen van de onderneming niet nauwkeurig of volledig weergeven in overeenstemming met algemeen aanvaarde boekhoudprincipes. Zo'n oordeel is uiteraard geen goed nieuws voor de onderneming die wordt gecontroleerd.
Oordeelonthouding—Een oordeelonthouding stelt dat de accountant geen oordeel over de financiële overzichten geeft, in het algemeen omdat hij of zij van mening is dat de onderneming onvoldoende informatie heeft verstrekt. Ook dit oordeel werpt een ongunstig licht op de onderneming die wordt gecontroleerd.

De getrouwe weergave van de jaarrekening betekent niet dat de jaarrekening fraudebestendig is. De onafhankelijke auditor heeft de verantwoordelijkheid om fouten of onregelmatigheden op te sporen binnen de erkende beperkingen van het auditproces. Beleggers dienen het accountantsrapport te onderzoeken op citaten van problemen zoals schendingen van schuldovereenkomsten of onopgeloste rechtszaken. 'Going-concern'-referenties kunnen erop wijzen dat het bedrijf mogelijk niet kan overleven als een functionerende operatie. Als er een 'behalve voor'-verklaring in het rapport staat, moet de belegger begrijpen dat er bepaalde problemen of afwijkingen zijn van algemeen aanvaarde boekhoudprincipes in de overzichten, en dat deze problemen de vraag kunnen stellen of de verklaringen de financiële situatie van het bedrijf eerlijk weergeven. Deze verklaringen vereisen doorgaans dat het bedrijf het probleem oplost of de boekhoudkundige behandeling op de een of andere manier acceptabel maakt.

FRAUDE OPSPOREN

Het opsporen van mogelijk frauduleuze financiële administratie en rapportage is een van de centrale taken van de externe accountant. Volgens Frauduleuze financiële rapportage, 1987-1997 , een studie gepubliceerd door het Committee of Sponsoring Organizations van de Treadway Commission, boekten de meeste bedrijven die door de Securities and Exchange Commission (SEC) werden beschuldigd van financiële fraude, veel minder dan $ 100 miljoen aan activa en inkomsten in het jaar voorafgaand aan de fraude. Het is niet verrassend dat fraude het vaakst de kop opstak in bedrijven die in de greep waren van financiële stress, en het vaakst werd gepleegd door topmanagers of managers. Volgens de studie ging het bij meer dan 50 procent van de frauduleuze handelingen die door de SEC werden ontdekt, om te hoge inkomsten door inkomsten voortijdig of fictief vast te leggen.

hoe lang is ct van de uitdaging

Zoals de auteurs van de studie, Mark Beasley, Joseph Carcello en Dana Hermanson, opmerkten in: Strategische Financiën , frauduleuze technieken op dit gebied omvatten valse verkopen, het registreren van inkomsten voordat aan alle voorwaarden was voldaan, het registreren van voorwaardelijke verkopen, onjuiste afsluitingen van transacties aan het einde van de periode, onjuist gebruik van het voltooiingspercentage, ongeautoriseerde verzendingen en het registreren van consignatieverkopen als voltooide verkopen. Bovendien overschatten veel bedrijven activawaarden zoals inventaris, debiteuren, onroerend goed, uitrusting, investeringen en octrooirekeningen. Andere vormen van fraude die in de studie aan de orde komen, waren onder meer het verduisteren van activa (12 procent van de in rekening gebrachte bedrijven) en een te lage opgave van verplichtingen en kosten (18 procent).

Bij audits worden vrijwel altijd onopzettelijke afwijkingen ontdekt. Maar deze fouten moeten niet worden verward met frauduleuze activiteiten. Fouten kunnen op elk moment en op elke plaats optreden met onvoorspelbare effecten op de financiële overzichten. Fraude daarentegen is opzettelijk en vaak moeilijker op te sporen dan fouten. Een deel van de taak van een externe auditor is om te herkennen wanneer omstandigheden wijzen op mogelijk hogere risico's van fraude door medewerkers of management en vervolgens het onderzoek van alle gegevens dienovereenkomstig te verhogen.

WERKEN MET EXTERNE AUDITOREN

Experts dringen er bij ondernemers op aan om proactieve werkrelaties aan te gaan met externe auditors. Om dit te bereiken, moeten bedrijven ervoor zorgen dat ze:

Selecteer een accountantskantoor met expertise in hun branche en een bewezen staat van dienst.
Opzetten en onderhouden van efficiënte systemen voor het bijhouden van gegevens om de taak van de auditor te vergemakkelijken.
Zorg ervoor dat eigenaren, leidinggevenden en managers de basisprincipes van financiële rapportagevereisten kennen.
Breng effectieve communicatielijnen en werkprocessen tot stand tussen externe auditors en interne auditors (indien aanwezig).
Erken de waarde die externe auditors kunnen hebben als objectieve beoordelaars van bestaande en voorgestelde bedrijfsprocessen.
Focus op operatiegebieden met een hoog risico, zoals voorraadniveaus.
Focus op periodes van verandering en expansie, zoals overgangen naar publiek eigendom of uitbreiding naar nieuwe markten.
Stel een effectieve auditcommissie samen die een overtuigende financiële en operationele analyse kan bieden op basis van auditresultaten.

BOEKHOUDBEDRIJVEN EN ADVIESDIENSTEN

In de jaren ’80 en ’90 nam het soort dienstverlening van accountantskantoren toe. De situatie werd zo wijdverbreid dat, volgens een artikel over het onderwerp in Interne auditor , 307 van de Standard & Poor's 500 bedrijven betaalden hun accountantskantoren gemiddeld bijna drie keer zoveel vergoedingen voor niet-controlediensten als voor controle zelf. Veel analisten zijn van mening dat het resulterende belangenconflict op zijn minst gedeeltelijk verantwoordelijk was voor de uitbarsting van faillissementen van grote bedrijven die zich in het begin van de jaren 2000 voordeden. Hoe belangrijk de samenwerking tussen accountantskantoren was bij de boekhoudfraude van het begin van de jaren 2000, moet nog volledig worden vastgesteld. Door de goedkeuring van de Sarbanes-Oxley-wet in 2002 werden echter strengere beperkingen ingevoerd voor de adviesdiensten die een accountantskantoor kan bieden aan de klanten waarvoor het audits uitvoert.

BIBLIOGRAFIE

Beasley, Mark S., Joseph V. Carcello en Dana R. Hermanson. 'Zeg gewoon neen.' Strategische Financiën . mei 1999.

Hake, Eric R. 'Financiële illusie: winst boeken in een Enron-wereld.' Tijdschrift voor economische kwesties . September 2005.

Parelman, Laura. 'Ze mogen de restjes hebben.' Bedrijfsadvocaat . juli 2001.

Pila, Daniël J. De IRS-probleemoplosser . Harper Collins, 2004.

Reed, A. 'Bedrijven betalen meer voor niet-auditdiensten.' Interne auditor . juni 2001.

Reinstein, Alan en Gregory A. Coursen. 'Rekening houdend met het risico van fraude: inzicht in de nieuwe vereisten van de accountant.' Nationaal Overheidsaccountant . maart-april 1999.

Yee, Ho Siew, 'Hoofdzakelijke boekhouding van fraudegevallen'. Zakelijke tijden . 14 december 2005.