Amerikaanse werknemers besteden gemiddeld ongeveer een kwart van de werkweek doorkammen honderden e-mails .
Ondanks het feit dat we vastgelijmd zijn aan onze antwoordknoppen, zegt loopbaancoach Barbara Pachter dat veel professionals nog steeds niet weten hoe ze e-mail op de juiste manier moeten gebruiken.
Vanwege de enorme hoeveelheid berichten die we lezen en schrijven, zijn we mogelijk vatbaarder voor het maken van gênante fouten, en die fouten kunnen ernstige gevolgen hebben.
Pachter schetst de basis van moderne e-mailetiquette in haar boek ' De essentie van zakelijke etiquette .' We hebben met haar gesproken en de meest essentiële regels eruit gehaald die je moet weten.
Vivian Giang en Rachel Sugar hebben bijgedragen aan eerdere versies van dit artikel.
1. Voeg een duidelijke, directe onderwerpregel toe
Voorbeelden van een goede onderwerpregel zijn 'Vergaderdatum gewijzigd', 'Snelle vraag over uw presentatie' of 'Suggesties voor het voorstel'.
'Mensen beslissen vaak of ze een e-mail openen op basis van de onderwerpregel', zegt Pachter. 'Kies er een die lezers laat weten dat u hun zorgen of zakelijke problemen aanpakt.'
2. Gebruik een professioneel e-mailadres
Als u voor een bedrijf werkt, moet u uw bedrijfse-mailadres gebruiken. Maar als je een persoonlijk e-mailaccount gebruikt - of je nu als zelfstandige werkt of het af en toe gebruikt voor werkgerelateerde correspondentie - moet je voorzichtig zijn bij het kiezen van dat adres, zegt Pachter.
U moet altijd een e-mailadres hebben waarop uw naam staat, zodat de ontvanger precies weet wie de e-mail verzendt. Gebruik nooit e-mailadressen (misschien overblijfselen van uw lagere schooltijd) die niet geschikt zijn voor gebruik op de werkplek, zoals 'babygirl@...' of 'beerlover@...' -- ongeacht hoeveel u van een koud brouwsel.
3. Denk twee keer na voordat je op 'allen beantwoorden' klikt
Niemand wil e-mails lezen van 20 mensen die niets met hen te maken hebben. Het negeren van de e-mails kan moeilijk zijn, omdat veel mensen meldingen krijgen van nieuwe berichten op hun smartphones of afleidende pop-upberichten op hun computerschermen. Druk niet op 'allen beantwoorden', tenzij je echt denkt dat iedereen op de lijst de e-mail moet ontvangen, zegt Pachter.
4. Voeg een handtekeningblok toe
Voorzien uw lezer met wat informatie over u, stelt Pachter voor. 'Over het algemeen zou dit uw volledige naam, titel, de bedrijfsnaam en uw contactgegevens, inclusief een telefoonnummer, moeten vermelden. Je kunt ook wat publiciteit voor jezelf toevoegen, maar overdrijf niet met uitspraken of kunstwerken.'
Gebruik hetzelfde lettertype, dezelfde lettergrootte en kleur als de rest van de e-mail, zegt ze.
5. Gebruik professionele begroetingen
Gebruik geen relaxte, informele uitdrukkingen zoals 'Hallo jongens', 'Yo' of 'Hallo mensen'.
'Het ontspannen karakter van onze geschriften mag de aanhef in een e-mail niet beïnvloeden', zegt ze. ' Hallo is een zeer informele begroeting en mag over het algemeen niet op de werkplek worden gebruikt. En Me is ook niet oké. Gebruik Hoi of Hallo in plaats daarvan.'
Ze raadt ook af om iemands naam in te korten. Zeg 'Hoi Michael', tenzij je zeker weet dat hij liever 'Mike' wordt genoemd.
6. Wees spaarzaam met uitroeptekens
Als je ervoor kiest om een uitroepteken te gebruiken, gebruik er dan maar één om opwinding over te brengen, zegt Pachter.
'Mensen laten zich soms meeslepen en zetten een aantal uitroeptekens aan het einde van hun zin. Het resultaat kan te emotioneel of onvolwassen overkomen', schrijft ze. 'Uitroeptekens moeten spaarzaam worden gebruikt in het schrijven.'
7. Wees voorzichtig met humor
Humor kan gemakkelijk verloren gaan in vertalingen zonder de juiste toon of gezichtsuitdrukkingen. In een professionele uitwisseling is het beter om humor uit e-mails te laten, tenzij je de ontvanger goed kent. Iets waarvan jij denkt dat het grappig is, is misschien niet grappig voor iemand anders.
Pachter zegt: 'Iets dat als grappig wordt ervaren wanneer het wordt uitgesproken, kan heel anders overkomen wanneer het wordt geschreven. Laat het bij twijfel weg.'
8. Weet dat mensen uit verschillende culturen anders spreken en schrijven
Miscommunicatie kan gemakkelijk ontstaan door: culturele verschillen , vooral in de schrijfvorm wanneer we elkaars lichaamstaal niet kunnen zien. Stem je boodschap af op de culturele achtergrond van de ontvanger of hoe goed je hem kent.
Een goede regel om in gedachten te houden, zegt Pachter, is dat culturen met een hoge context (Japans, Arabisch of Chinees) je willen leren kennen voordat ze zaken met je doen. Daarom kan het gebruikelijk zijn dat zakenpartners uit deze landen persoonlijker zijn in hun geschriften. Aan de andere kant willen mensen uit een lage contextcultuur (Duits, Amerikaans of Scandinavisch) heel snel ter zake komen.
9. Beantwoord je e-mails -- zelfs als de e-mail niet voor jou bedoeld was
Het is moeilijk om op elk e-mailbericht te reageren dat ooit naar u is verzonden, maar u moet het proberen, zegt Pachter. Dit omvat ook wanneer de e-mail per ongeluk naar u is verzonden, vooral als de afzender een antwoord verwacht. Een antwoord is niet nodig, maar dient als goede e-mailetiquette, vooral als deze persoon in hetzelfde bedrijf of dezelfde branche werkt als u.
Hier is een voorbeeldantwoord: 'Ik weet dat u het erg druk heeft, maar ik denk niet dat u mij deze e-mail wilde sturen. En ik wilde het je laten weten, zodat je het naar de juiste persoon kunt sturen.'
10. Voeg het e-mailadres als laatste toe
'Je wilt niet per ongeluk een e-mail sturen voordat je het bericht hebt geschreven en gecontroleerd', zegt Pachter. 'Zelfs als je een bericht beantwoordt, is het een goede voorzorgsmaatregel om het adres van de ontvanger te verwijderen en pas in te voegen als je zeker weet dat het bericht klaar is om te worden verzonden.'
11. Proeflees elk bericht
Uw fouten zullen niet onopgemerkt blijven door de ontvangers van uw e-mail. 'En, afhankelijk van de ontvanger, kun je worden beoordeeld omdat je ze hebt gemaakt', zegt Pachter.
wat is er gebeurd met de middelste dochter van Tony Beets
Vertrouw niet op spellingcontrole. Lees en herlees je e-mail een paar keer, bij voorkeur hardop, voordat je hem verstuurt.
'Een supervisor wilde 'Sorry voor het ongemak' schrijven', zegt Pachter. 'Maar hij vertrouwde op zijn spellingcontrole en schreef uiteindelijk 'Sorry voor de incontinentie'.
12. Controleer nogmaals of je de juiste ontvanger hebt geselecteerd
Pachter zegt dat je goed moet opletten bij het typen van een naam uit je adresboek op de 'Aan'-regel van de e-mail. 'Het is gemakkelijk om de verkeerde naam te selecteren, wat voor jou en voor de persoon die de e-mail per ongeluk ontvangt in verlegenheid kan worden gebracht.'
13. Houd je lettertypen klassiek
Purple Comic Sans heeft een tijd en een plaats (misschien?) Maar voor zakelijke correspondentie, houd je lettertypen, kleuren en formaten klassiek.
De hoofdregel: uw e-mails moeten gemakkelijk te lezen zijn voor andere mensen.
'Over het algemeen is het het beste om 10- of 12-punts lettertype en een gemakkelijk te lezen lettertype te gebruiken, zoals Arial, Calibri of Times New Roman,' adviseert Pachter. Wat kleur betreft, is zwart de veiligste keuze.
14. Kort de naam van de ontvanger niet in, tenzij ze u daarom hebben gevraagd
' Mijn naam is Barbara. Ik ontvang niet graag e-mails die zijn geadresseerd als 'Hoi Barb',' vertelt ze aan Business Insider. 'Hetzelfde geldt voor het gebruik van bijnamen. Noem me geen Barbie!'
Tenzij de persoon je heeft verteld dat hij de voorkeur geeft aan een bijnaam, neem het niet op jezelf om er een te gebruiken. Je probeert misschien gewoon vriendelijk of informeel te zijn, maar het is ongepast en kan onder de huid van de ontvanger kruipen.
15. Zorg ervoor dat u de naam van de ontvanger correct spelt
'Als je iemand beledigt in de aanhef, mag die persoon niet verder lezen', zegt ze.
Wees respectvol en spel de naam van de ontvanger correct. 'Veel mensen voelen zich beledigd als hun naam verkeerd gespeld is. Controleer op de juiste spelling in het handtekeningblok van de persoon. U kunt ook hun e-mailadres controleren. Vaak staan de voor- en/of achternaam van mensen in hun adres.'
Als je een potentiële klant e-mailt, kunnen ze ervan uitgaan dat je weinig aandacht besteedt aan details, of het te druk of afgeleid hebt om hun naam goed te krijgen, en dat is niet het bericht dat je wilt verzenden.
16. Houd je toon in de gaten
Net zoals grappen verloren gaan in vertaling, is toon gemakkelijk verkeerd te interpreteren zonder de context die je zou krijgen van vocale signalen en gezichtsuitdrukkingen. Dienovereenkomstig is het gemakkelijk om abrupter over te komen dan u misschien had bedoeld. Je bedoelde 'rechttoe rechtaan'; ze lezen 'boos en kortaf'.
Om misverstanden te voorkomen, raadt Pachter aan om uw bericht hardop voor te lezen voordat u op verzenden drukt. 'Als het voor jou hard klinkt, zal het voor de lezer hard klinken', zegt ze.
Voor de beste resultaten, vermijd het gebruik van ondubbelzinnig negatieve woorden ('mislukking', 'fout' of 'verwaarloosd') en zeg altijd 'alsjeblieft' en 'dank je'.
17. Niets is vertrouwelijk -- dus schrijf dienovereenkomstig
Onthoud altijd wat voormalig voormalig CIA-directeur David Petraeus blijkbaar vergat, waarschuwt Pachter: elke elektronisch bericht laat een spoor achter.
'Een basisrichtlijn is om ervan uit te gaan dat anderen zullen zien wat je schrijft,' zegt ze, 'schrijf dus niets waarvan je niet wilt dat iedereen het ziet.' Een meer liberale interpretatie: schrijf niets dat schadelijk voor u zou zijn of kwetsend voor anderen. E-mail is tenslotte gevaarlijk gemakkelijk door te sturen, en het is beter om veilig te zijn dan sorry.
Dit verhaal verscheen voor het eerst op Business insider .
