Ik heb onlangs gemerkt dat de trend van telefoonvermijding van de millenniumgeneratie zich snel verspreidt naar mensen van alle leeftijden. Het begon met smartphones. Sms'en verving het achterlaten van voicemails en hele gesprekken vinden nu plaats met onze duimen. Iemand bellen staat nu laag op de prioriteitenlijst voor communicatie en wordt zelfs vaak gekleineerd.
Schriftelijke communicatie heeft zeker zijn voordelen.
- U kunt uw bericht naar buiten brengen, ongeacht of de andere persoon beschikbaar is.
- U kunt zonder zorgen reageren op tijdzones of slaappatronen.
- U hoeft geen tijd te verspillen aan ongewenste spraakzame roddels.
Maar de telefoon heeft voordelen die sms en e-mail nooit zullen overwinnen. Het is nog steeds een belangrijk hulpmiddel voor zakelijke etiquette en moet in de huidige communicatieomgeving evenzeer worden overwogen. Hier zijn 10 scenario's waarin een telefoontje het beste werkt.
1. Wanneer u onmiddellijke reactie nodig heeft
Het probleem met sms of e-mail is dat je nooit weet wanneer iemand contact met je opneemt. Je denkt graag dat de ander zit te wachten op je bericht, maar dat is niet altijd waar. Wanneer iemand tegenwoordig je naam ziet op de rinkelende telefoon, weten ze dat je extra moeite doet om met ze te praten. Natuurlijk, als ze echt bezig zijn, in een vergadering, slapen of zich voor je verbergen, zal de beller-ID hen een tip geven en ga je naar de voicemail, die ze sowieso zelden controleren. Nu kun je jezelf tenminste met oprechte emotie uiten .
hoe lang is jim gardner
twee. Wanneer je complexiteit hebt met meerdere mensen
Mijn vrouw Van coördineerde onlangs een buitenlandse opdracht voor mij en er waren zes verschillende mensen in meerdere tijdzones betrokken bij de logistiek. Na vijf cryptische e-mailgesprekken die voor meer verwarring zorgden, schreeuwde ze letterlijk tegen de computer. Ten slotte stelde ik een telefonische vergadering voor. In 30 minuten waren alle vragen beantwoord, was iedereen op één lijn en ging Van gefrustreerd naar opgelucht. Ze is nu een nieuw aangeworven telefoonadvocaat.
3. Wanneer u geen geschreven verslag wilt vanwege gevoeligheid
Je weet nooit wie een e-mail of sms te zien krijgt. Toegegeven, telefoongesprekken kunnen worden opgenomen... maar niet legaal in de meeste staten zonder voorafgaande kennisgeving of een rechterlijk bevel. Tenzij u zich absoluut op uw gemak voelt dat uw bericht in iemands handen komt, kunt u het beste de telefoon gebruiken voor gesprekken die discretie vereisen.
Vier. Wanneer de emotionele toon dubbelzinnig is, maar dat niet zou moeten zijn?
Soms is een smiley niet genoeg om echte emotie over te brengen. Emoticons helpen de emotionele context in grote lijnen te kaderen, maar wanneer de gevoelens van mensen op het spel staan, is het het beste om ze precies te laten horen waar je vandaan komt. Anders gaan ze natuurlijk van het ergste uit .
5. Wanneer er consistente verwarring is
De meeste mensen houden er niet van om lange e-mails te schrijven en de meesten houden er niet van om ze te lezen. Dus als er veel details zijn die voor verwarring zorgen, werken telefoontjes efficiënt om duidelijkheid te scheppen. Allereerst kun je ongeveer 150 woorden per minuut spreken, en de meeste mensen typen niet zo snel. Ten tweede kunnen vragen in context worden beantwoord, zodat je niet eindigt met een eindeloos spoor van heen en weer vragen en antwoorden.
6. Als er slecht nieuws is
Dit zou duidelijk moeten zijn, maar helaas zullen veel mensen een laffe houding aannemen bij het delen van moeilijk nieuws. Wees niet een van die harteloze mensen. Maak het over de ander en niet over jou. Vermenselijk de situatie met empathie die ze kunnen horen.
7. Wanneer er zeer belangrijk nieuws is
Goed of slecht, als informatie belangrijk is, moet de ontvanger het belang begrijpen voorbij een dubbel uitroepteken. Hoogstwaarschijnlijk zullen ze onmiddellijke vragen hebben en moet u klaar zijn om context te bieden om ongewenste conclusies te voorkomen .
8. Wanneer plannen moeilijk is
Na meerdere keren heen en weer te zijn gegaan met de assistent van een collega om een beschikbare datum en tijd te vinden, heb ik haar uiteindelijk gewoon gebeld. Nu hoefde ik me geen zorgen te maken dat het tijdslot vol zou zijn tegen de tijd dat ze mijn e-mail zou lezen. We spraken gewoon met kalenders in de hand en voltooiden in vijf minuten wat ons drie dagen lang had geërgerd. Later die dag zag ik hoe een van mijn foodie-vrienden 20 gefrustreerde minuten besteedde aan het gebruik van Open Table en uiteindelijk stelde ik voor dat hij gewoon het restaurant zou bellen. Binnen drie minuten had hij een reservering en een enigszins beschaamde glimlach.
9. Wanneer er een hint van woede, belediging of conflict is in de uitwisseling
Schriftelijke berichten kunnen vaak verkeerd worden opgevat. Als je een bericht ziet dat een probleem suggereert, laat het dan niet etteren - of erger nog, probeer het te repareren - met meer emotieloze communicatie. Pak de telefoon en los het probleem op voordat het uit de hand loopt.
10. Wanneer een persoonlijk tintje zal profiteren
Telkens wanneer je emotioneel contact met iemand wilt maken en face-to-face niet mogelijk is, gebruik dan de telefoon. Laat ze de zorg in je stem horen en de waardering in je hart.
Like deze post? Schrijf je dan hier in en mis nooit meer Kevins gedachten en humor.
hoe oud is richard lewis
