De meeste goede bedrijfsleiders aarzelen niet als het gaat om het beschermen van hun bedrijven tegen bedreigingen van buitenaf, zoals hackers. Maar wat als de dreiging op de binnen , met je eigen werknemers die geld van je stelen?
Het probleem komt schrijnend vaak voor. In feite, een enquête onder meer dan 1.200 personen door Chrome River Technologies, Inc. bleek dat een kwart van de respondenten betrapt is op het plegen van onkostenfraude. Dit onsmakelijke gedrag brengt het vermogen om basishandelingen te voltooien en te innoveren in gevaar, dus je moet het zo snel mogelijk verwijderen.
De dieven onder ons
Uit de Chrome River-enquête bleek dat mannen veel meer geneigd zijn om in uw financiën te duiken dan vrouwen. Uit het onderzoek bleek dat mannen, in vergelijking met vrouwen,
hoe lang is doris burke
- Bijna twee keer zoveel kans om onkostenfraude te plegen
- Meer dan vier keer meer kans om een onkostendeclaratie met $ 1.000 op te vullen
- 60,5 procent hoger dan vrouwen om onkostendeclaraties met $ 100- $ 499 op te vullen
- 62,2 procent meer kans om te geloven dat ze niet betrapt zouden worden op het vervalsen van uitgaven
- Het ontvangen van formele waarschuwingen voor onkostenfraude met een snelheid van 31,6 procent hoger dan die van vrouwen
Afgezien van het geslacht, bleek uit het onderzoek van Chrome River ook dat onkostenfraude vaker voorkomt bij werknemers in het middenkader (58,1 procent). Jongere werknemers (onder de 44 jaar) stelen ook het meest, goed voor 82,9 procent van de gevallen van onkostenfraude.
Wat drijft het stelen?
Betekent dit nu dat vrouwen minder hebzuchtig of eerlijker zijn dan mannen? Niet noodzakelijk. Maar het suggereert wel dat er culturele en systemische normen zijn waardoor ze vaker van bedrijven kunnen stelen en tegen relatief lage tarieven gepakt kunnen worden. Mannen hebben bijvoorbeeld van oudsher autoriteit in bedrijven, en dat kan ertoe leiden dat sommige mannen zich zowel gerechtigd als beschermd voelen.
Anne Becknell, SVP, Strategic Solutions voor Chrome River, zegt dat een deel van wat mannen ertoe brengt een hogere incidentie en waarde van fraude te hebben, is dat hun risicobereidheid hoger is in vergelijking met vrouwen. Ze hebben meer vertrouwen in hun vermogen om tegen het systeem in te gaan en zullen eerder de inzet verhogen als het stelen van kleinere bedragen een succes is.
Maar helaas kan een deel van het gedrag direct worden aangeleerd, en er gebeurt ook veel samenspanning.
'[Mannen] rechtvaardigen hun acties over het algemeen door het bedrijf de schuld te geven', zegt Becknell. '[Ze doen] uitspraken als 'als het bedrijf zou besluiten 100 werknemers te ontslaan zodat ze hun winst kunnen halen, zouden ze niet wakker liggen van de getroffen families'. [...] En een 'favoriet bij de fans' is dat ze van hun managers hebben geleerd hoe ze 'het systeem moeten spelen' en zijn doorgegaan terwijl ze denken dat dit een acceptabele traditie is.'
Werknemers op een lager niveau kunnen stelen vermijden omdat ze niet het risico willen lopen de baan en de carrièrebasis die ze moeten opbouwen af te brokkelen. Ze gaan er waarschijnlijk van uit dat werkgevers in de eerste paar maanden of jaren van hun dienstverband niet alleen vaardigheden, maar ook integriteit willen verifiëren. Werknemers in het middenkader zouden daarentegen de diefstal kunnen riskeren zodra ze het gevoel hebben het vertrouwen van het bedrijf te hebben verdiend, en omdat ze zich onterecht gecompenseerd zouden kunnen voelen gezien het werk dat ze hebben gedaan en wat hun leidinggevende bazen hebben. In die zin zou je de diefstal kunnen zien als een passief-agressieve poging om met afgunst om te gaan en autoriteit en dominantie te laten gelden. Jongere werknemers zouden op dezelfde manier kunnen proberen zichzelf te doen gelden, aangezien ze te maken hebben met een krappere arbeidsmarkt en zwaardere economische omstandigheden dan eerdere generaties.
Onbevoegde handen van uw geld afhouden
Becknell zegt dat er binnen bedrijven terughoudendheid is om te praten over fouten in onkostenfraude en deze toe te geven. En hoewel straffen zwaar kunnen zijn (bijvoorbeeld ontslag, verplichte openbaarmakingen of zelfs gevangenisstraf), doen veel bedrijven slechts het minimum. Volgens het onderzoek, bijvoorbeeld, van degenen die werden betrapt op onkostenfraude, zei meer dan 75 procent dat een waarschuwing het ernstigste gevolg was dat ze kregen. Maar Becknell wijst op enkele belangrijke proactieve stappen die u kunt nemen om gevallen van onkostenfraude te voorkomen en de noodzaak van disciplinaire maatregelen te verminderen.
1. Stel een duidelijk en eerlijk onkostenbeleid in dat, hoewel niet strikt tot op het punt van wrok bij de werknemers, vrij is van vaagheid. Het beleid moet gevoeligheid tonen voor werknemers die regelmatig reizen.
2. Geef medewerkers geweldige tools. De trieste realiteit, zo stelt Becknell, is dat de meeste managers de rapporten die ze krijgen gewoon laten afstempelen en beoordelingen als te zwaar beschouwen. Maar met moderne onkostensystemen kunt u vaak manieren vinden om uw beleid automatisch af te dwingen, waardoor fraudezaken niet langs accountants glippen, de persoonlijke werklast wordt verminderd en tijd wordt bespaard. Zoek naar tools die het indienen van algemene onkosten eenvoudig maken, maar het moeilijk maken om overdreven hoge of frauduleuze claims in te dienen.
3. Audit selectief. Geautomatiseerde tools kunnen individuele transacties met een hoger fraudepotentieel identificeren. Controleer in het algemeen de eerste 10 rapporten van alle nieuwe medewerkers om het begrip en de naleving van het beleid te controleren. Controleer vervolgens elk tiende ingediende rapport. Aangezien vergoedingen soms vooraf moeten worden betaald, moet u ook achterom kijken naar uw rapporten. Op deze manier kunt u onkostennota's in verband brengen met de data van specifieke evenementen (bijv. seminars, beurzen) waarvan u kunt verifiëren dat ze hebben plaatsgevonden.
joey lauren adams vermogen
4. Haal HR binnen. Omdat onkostenfraude kan voortkomen uit aangeleerd gedrag, moet HR, wanneer managers fraude onder hun werknemers constateren, deze managers adviseren. De begeleiding kan alle partijen herinneren aan mogelijke straffen, wat vaak de meeste toekomstige fraude afschrikt. Het kan de managers ook verantwoordelijk houden voor het beoordelen van rapporten en managers helpen de rol te herkennen die ze in de situatie hebben gespeeld. Ten slotte kan HR ervoor zorgen dat ambtenaren de andere rapporten van die managers onder de loep nemen.
Bij elke stap is transparantie in de communicatie met medewerkers een must.
'Een van de belangrijkste dingen om te onthouden', besluit Becknell, 'is dat de meeste mensen van nature eerlijk zijn, en dat elke fraude die ze plegen is omdat a) het gemakkelijk te doen is, en b) omdat ze denken dat ze het niet zullen krijgen. gevangen. Als je deze twee elementen kunt verwijderen, daalt het tarief drastisch.'
