Samen brainstormen als een team terwijl je op afstand werkt, is erg moeilijk gebleken.
Er is iets aan fysiek samen zijn dat aanzienlijk meer creativiteit ontsluit - wat voor mij het kerndoel is van een strategiesessie of brainstorm. En hoewel mijn bedrijf en ik een handvol tools zoals virtuele whiteboards hebben geprobeerd, kan ik het niet helpen, maar ik ben me ervan bewust hoeveel ik mis om dit soort gesprekken in persoon te hebben.
Op dit moment maken mijn team en ik plannen voor het komende jaar. Wat we vóór de pandemie zouden hebben gedaan, is dat de leidinggevenden samenkomen voor een eendaagse sessie, onsite of offsite, om zich uitsluitend op het komende jaar te concentreren. Maar aangezien de meesten van ons nog steeds op afstand werken, moesten we manieren bedenken om dit soort diepgaande discussies van veraf te voeren.
Ik weet dat veel andere bedrijven en leiders hier ook mee worstelen, dus hier zijn de twee strategieën die we het meest effectief hebben gevonden en die nuttig kunnen zijn voor uw eigen planningssessies voor 2021.
1. Verdeel dit in plaats van één all-in bijeenkomst in wekelijkse bijeenkomsten van twee uur.
Het hele voordeel van persoonlijk brainstormen is dat je erin kunt springen en op elkaars ideeën kunt voortbouwen.
Willie Cauley-stein ouders
Op afstand, en met de altijd zo licht vertraagde tijd tussen het geluid van mensen en camera's, wordt dit bijna onmogelijk. Mensen vallen elkaar onbedoeld in de rede. Mensen vinden het misschien moeilijker om hun mening te geven, of iemand anders denkt dat ze klaar zijn en onderbreekt ze zonder het te willen. Communicatie op afstand kan geweldig zijn voor lineaire gesprekken, maar het is niet productief voor grote groepen wanneer iedereen tegelijkertijd ideeën naar de muur gooit.
Dus in plaats daarvan hebben wij, als uitvoerend team, dit grote planningsgesprek in stukken opgedeeld.
hoe oud is Grace Park?
Elke week houden we een bijeenkomst van twee uur. Iedereen is erbij betrokken, maar twee uur is slechts voldoende tijd om een handvol gespreksonderwerpen en ideeën door te nemen. Dan heeft iedereen de rest van de week om na te denken over waar we het over hebben gehad, huiswerk te maken, met hun teams te praten en dan weer aan tafel te komen om de volgende week op die ideeën voort te bouwen - enzovoort.
Een huiswerkopdracht was bijvoorbeeld voor afdelingshoofden om terug te gaan, hun potentiële initiatieven te bekijken, ze te rangschikken in volgorde van inspanning versus impact, en vervolgens terug te presenteren aan de groep. Dit stelde ons in staat om het gesprek voor de volgende week in te kaderen en een meer gerichte discussie te voeren over een specifiek aspect van het bedrijf - in plaats van te proberen alles samen op video te bekijken.
Ik raad aan om dit eens te proberen. Het kan erg belastend zijn voor mensen om acht uur achter elkaar aan een videoconferentiegesprek te zitten. Het is gewoon niet hetzelfde als een hele dag offsite, waar je samen lunchpauzes kunt nemen, meer nonchalant kunt praten en de energie van de dag het over kunt laten nemen.
In plaats daarvan moet je bewuster en bewuster omgaan met de tijd en de gesprekken die je tussen teamleden wilt cultiveren als je op afstand samenwerkt.
2. Gebruik materialen om extra context te creëren voor een grote vergadering.
Grote virtuele vergaderingen zijn erg moeilijk te beheren.
Wat er uiteindelijk gebeurt, is dat iedereen wordt gedempt, en je moet een soort handopstekend proces gebruiken om mensen het woord te geven. Het werkt, maar het is beslist moeilijker en minder naadloos dan een grote vergadering op kantoor.
Voor sommige virtuele vergaderingen is het aantal aanwezigen onvermijdelijk. Er moeten veel mensen zijn, en dus moet je een manier vinden om het te laten werken. Een van de dingen die we onlangs deden was een grote retrospectieve sessie houden - iets wat we na al onze grote projecten willen doen om na te denken over verbeterpunten. Als we vroeger een retrospectief hielden, gingen we de kamer rond en lieten iedereen praten. Het zou meer een open dialoog zijn.
Wat we in plaats daarvan deden, omdat we deze sessie virtueel moesten houden, was dat de persoon die de sessie leidde vooraf feedback vroeg via een enquête. Elke persoon moest drie dingen indienen die goed gingen, drie dingen die niet goed gingen, enzovoort.
hoe lang is alx james
Het voordeel dat we ontdekten bij het maken van deze enquête vooraf, was dat mensen die niet zo verbaal waren, uiteindelijk geweldige feedback deelden. Dus in zekere zin bracht het uiteindelijk nieuwe stemmen uit de groep die anders misschien helemaal niet veel hadden gedeeld. En ten tweede gaf het een belangrijke context aan de discussie, zodat we niet te veel tijd besteedden aan het rondlopen en het verzamelen van al die informatie op video. In plaats daarvan hadden we een startpunt en konden we samen over ieders conclusies praten, waardoor het gesprek specifieker en in veel opzichten nuttiger werd.
Ik ben niet verkocht aan de toekomst van volledig op afstand werken, maar ervaringen als deze geven me het vertrouwen dat er manieren zijn om het te laten werken wanneer dat nodig is. En wanneer we terugkeren naar kantoor, weet ik zeker dat sommige van deze oplossingen die we hebben gevonden tijdens het werken op afstand een integraal onderdeel zullen worden van de manier waarop we als team en bedrijf blijven communiceren.
