Noot van de redactie: Inc.com-columnist Alison Green beantwoordt vragen over werkplek- en managementkwesties - alles van: hoe om te gaan met een micromanaging-baas hoe u met iemand in uw team over lichaamsgeur kunt praten.
Een lezer schrijft:
Ik heb een medewerker die in alle opzichten zeer gedetailleerd is. Dit kan in sommige gevallen geweldig zijn, maar wanneer ze spreekt (in een vergadering of gewoon één op één) is ze extreem langdradig. Ze zal over het algemeen hetzelfde op drie verschillende manieren zeggen en dan samenvatten. Haar e-mails en geschreven projecten zijn romans.
Ik merk dat ze zich totaal niet bewust is van het probleem; vaak voor een vergadering wanneer we het er allemaal over eens zijn kort te zijn, zal ik mijn deel doen (in de hoop een voorbeeld te zijn), maar ze pikt het niet op.
hoe oud is ida darvish
Mijn grootste zorg is dat mensen haar echt afwijzen terwijl ze doorgaat met praten. Ik wil dat ze slaagt, en daarom wil ik haar echt de feedback en tools geven die ze nodig heeft. Ik besef dat dit de manier is waarop ze is, en ik weet niet zeker of het kan worden veranderd. Heb je enig advies?
Groene antwoorden:
Je hebt helemaal gelijk dat deze gewoonte haar professioneel zal tegenhouden; hoe hoger ze op de ladder komt en hoe meer ze voor managers op een hoger niveau staat, hoe belangrijker het voor haar zal worden om een boodschap terug te brengen tot de essentie en deze snel en bondig over te brengen.
Ervan uitgaande dat de rest van haar werk goed is - en het dus de moeite waard is om op korte termijn uw tijd te investeren om haar te helpen op dit gebied te verbeteren - raad ik u het volgende aan:
1. Ga met haar zitten en zeg dat je een serieus gesprek met haar wilt hebben over een werkgewoonte. Leg uit dat het beknopter overbrengen van informatie niet alleen een stijlvoorkeur is; het is een zakelijke noodzaak, en het is iets waar je haar actief aan wilt laten werken. Vertel haar dat je je zorgen maakt dat het haar professioneel raakt en dat dit zo zal blijven, en dat haar werk goed is en verdient dat mensen er aandacht aan besteden, maar dat ze dat niet zullen doen als ze geen manier vindt om te communiceren beknopter.
2. Geef haar specifieke richtlijnen. Het is niet genoeg om alleen maar te zeggen 'houd het kort', want haar kalibratiemeter staat uit. Ze kan niet zien wanneer iets te lang duurt. Je moet het dus uittekenen. U kunt haar bijvoorbeeld vertellen dat geen memo langer dan één pagina mag zijn en dat elke memo voornamelijk in opsommingstekens moet worden geschreven, dat e-mail niet meer dan drie korte alinea's mag zijn en dat presentaties niet langer dan X minuten mogen zijn; ze zou moeten observeren hoe lang anderen op vergaderingen spreken en zelf niet langer spreken.
3. Coach haar actief vooruit. Als je haar bijvoorbeeld een geschreven project toewijst, geef haar dan in het begin een maximum aantal pagina's. Als ze bang is dat ze niet alle informatie kan opnemen waarvan ze denkt dat die moet worden opgenomen, bespreek dit dan met haar. Als je hoort dat waar ze bang voor is niet in past, leg dan uit waarom X belangrijk is om op te nemen, maar Y niet. Leg uit dat besluitvormers op een hoger niveau dat specifiek niet doen willen alle informatie. Ze willen conclusies op hoog niveau en afhaalrestaurants, en kunnen erop vertrouwen dat dat wordt ondersteund door gedachte en onderzoek voordat het tot hen kwam zodat ze daar hun tijd niet aan hoeven te besteden. Sommige mensen realiseren zich dit echt niet, en ze hebben het gevoel dat hun werk niet geloofwaardig of onvolledig zal lijken als ze niet alle relevante details over het onderwerp bevatten.
4. Vertrouw er niet op dat ze hints oppikt , zoals je aan het begin van de vergadering vraagt of iedereen kort moet zijn of zelf kort moet zijn als voorbeeld. Dat werkt niet, dus je zult explicieter moeten zijn. In plaats daarvan zou je tijdens een vergadering kunnen zeggen: 'Jane, kun je ons een overzicht van één minuut van X geven?' Of als jullie met z'n tweeën zijn: 'Dit is meer dan ik nodig heb; Ik vertrouw erop dat je de details hebt behandeld zonder dat ik op de hoogte hoef te zijn. Over welke onderdelen heb je mijn input nodig?'
5. En als laatste, zorg ervoor dat je haar onderweg feedback geeft , of het nu is 'Het begin van je presentatie tijdens het gesprek was geweldig, maar ik denk dat je mensen begon te verliezen toen je sprak over de details van hoe de nieuwe software zal werken' of 'Deze memo is een goed voorbeeld van hoe je in praktijk brengt wat waar we het over hadden, en ik vind het geweldig hoe je alle informatie op hoog niveau op een gemakkelijk te doorgronden manier hebt overgebracht.'
Als je bereid bent hier wat tijd in te investeren, zou je de komende maanden een echte verandering moeten zien of niet. Als je dat niet doet, kan een gebrek aan verbetering betekenen dat ze minder of geen kansen krijgt om te presenteren voor het senior management, of dat ze nooit je eerste keuze zal zijn voor projecten met een hoger profiel, of dat dit van invloed is op haar vermogen om vooruitgang te boeken in de organisatie. Of het kan gewoon betekenen dat je projecten naar haar moet blijven terugsturen met instructies om ze in te korten.
Wat de waarschijnlijke gevolgen ook zijn, praat er expliciet met haar over, zodat ze duidelijk weet wat de afweging is die ze maakt. Maar met een paar maanden gerichte coaching hierop, denk ik dat je een goede kans hebt om haar te helpen aanzienlijk te verbeteren.
Zelf een vraag stellen? Zend het naar alison@askamanager.org .
hoe lang is roselyn sanchez
