Terwijl we dat nog niet zijn het besturen van humanoïde robots vanuit het comfort van onze huizen, zoals de personages in de film uit 2009 surrogaten , worden onze dagelijkse interacties - zowel professioneel als persoonlijk - in toenemende mate via virtuele middelen gevoerd.
Omdat bedrijfseigenaren virtuele evenementen omarmen als een kosteneffectieve methode om talloze doelen te bereiken, waaronder webinars, trainingen en conferenties, is het belangrijk ervoor te zorgen dat effectieve communicatie niet wordt ingeruild voor besparingen. Hoewel het onwaarschijnlijk is dat een vergadering virtueel de noodzaak voor ondernemers om elkaar persoonlijk te ontmoeten volledig zal vervangen, kan het gemak van acceptatie en het gemak ervan dienen om de productiviteit van uw bedrijf te verbeteren. Virtuele vergaderingen zijn echter niet ideaal voor elke situatie, dus weten wanneer en hoe deze technologie moet worden gebruikt, is van vitaal belang.
Donna Dennis, president van Leadership Solutions Consulting, en bedenker en facilitator van Amerikaanse managementvereniging het driedaagse seminar over Leiding geven aan virtuele en externe teams , zegt dat technologie de belangrijkste focus werd; ergens tussen de BlackBerries van mensen en e-mail, verloren veel leiders relaties uit het oog. 'Nu ligt de focus op het managen van taken, relaties en technologie', zegt Dennis, die in haar aankomende boek verder ingaat Kennismanagement en e-learning.
Lee E. Miller, beïnvloedingstrainer en auteur van UP: Invloed, macht en het U-perspectief: de kunst om te krijgen wat je wilt , voegt eraan toe: 'De grootste fout die mensen maken, is ervan uit te gaan dat beïnvloeden wanneer je face-to-face samenkomt, hetzelfde is als beïnvloeden wanneer je virtueel communiceert. Het is niet. De regels zijn anders omdat mensen anders reageren als ze virtueel interactie hebben.'
Hier zijn enkele tips om u te helpen een succesvolle virtuele vergadering te houden.
5 tips voor het houden van een virtuele vergadering: hoe voor te bereiden
'Het eerste dat we doen voordat we beslissen welke technologieën en software nodig zijn, is beslissen wie het deelnemende publiek is en welke informatie wordt gedeeld', zegt Drew Bowers, een onderzoekspsycholoog bij de Human Factors Group van het University of Dayton Research Institute. 'We hebben ontdekt dat het voor presentatoren het beste is om ofwel hun gegevens of presentatie te ontwerpen in overeenstemming met de omgeving waarin ze zullen presenteren, ofwel de beste omgeving te kiezen om de gegevens die ze hebben weer te geven.' Bowers zegt: 'Je kunt niet zomaar een presentatie nemen die je voor een live publiek op een conferentie hebt gegeven en deze op een videomonitor gooien voor een virtueel publiek en dezelfde resultaten verwachten, omdat je tot op zekere hoogte beperkt bent. , over hoe u kunt communiceren met uw virtuele publiek.
inlinebuyerzonewidget
Dennis wijst erop dat wanneer je een vergadering plant op een fysieke locatie, je meer nonchalant kunt zijn over de agenda van de vergadering en het verstrekken van materialen. Je hebt ook het voordeel dat je deelnemers op de hoogte houdt in de gang, bij de koffieautomaat, enz. Een succesvolle virtuele vergadering vereist echter veel meer voorbereiding vooraf. Colaric raadt aan om virtuele vergaderingen ruim van tevoren te plannen. 'Stuur de agenda van tevoren, maak visuals om je boodschap te versterken en stuur ze voor de vergadering door naar iedereen, nodig de leden van elk team uit die erbij betrokken moeten worden', zegt ze.
Zorg er ook voor dat u ten minste een dag van tevoren inloggegevens (toegangscodes, URL's en inbelnummers) verzendt, zodat deelnemers kunnen testen op benodigde softwaredownloads. U kunt deelnemers ook vragen om ten minste 15 minuten voor aanvang in te loggen om de connectiviteit te testen, stelt Laura Stack, auteur en president van The Productivity Pro, een trainingsbureau voor tijdbeheer. 'Doe een appèl en controleer of alles werkt. Bekijk de tijdlijn. Geef een methode om u offline te bereiken als een panellid problemen ondervindt, zegt Stack.
Opmerking: Als u een enkele presentator ontvangt met een groot publiek dat erop afstemt, is het een goed idee om een begeleider aan te wijzen om de hoofdpresentator te assisteren. De begeleider kan deelnemers met technische problemen ondersteunen en eventuele chatvragen die binnenkomen in de gaten houden. Als de presentator chatvragen probeert te lezen, vertraagt het verloop van de presentatie.
Graaf dieper: de nieuwe videoconferentietool van iMeet
5 tips voor het houden van een virtuele vergadering: technische hulpmiddelen en vereisten
Het mooie van online vergadertechnologie is dat zelfs de meest prille, kale operatie het kan gebruiken. Het enige dat nodig is, is een internetverbinding, audio (van computerluidsprekers, microfoon of telefoon) en een webcam (zelfstandig of geïntegreerd met uw monitor/laptop). Grotere groepen hebben wellicht ook een projectiescherm of grote tv-monitor nodig.
Denk bij het kiezen van een dienst 'klein', zegt Susan Colaric, assistent-vice-president voor Instructional Technology aan de Saint Leo University in Saint Leo, Florida. 'De meest effectieve webconferenties zijn die waarbij alleen de technologie wordt gebruikt die nodig is. KIS-;houd het simpel-; is de beste manier om mensen te laten focussen op uw boodschap en niet op de technologie.' Sommige online webproducten omvatten: Adobe Acrobat Connect , GoToMeeting , Microsoft Office Live Meeting en WebEx .
Ondernemers moeten er ook rekening mee houden dat niet elk videoconferentiesysteem zal samenwerken. Vermijd de schaamte van vertragingen en technische storingen door de connectiviteit van alle sites vóór de vergadering te testen. 'Proberen om aan de ene kant een analoog videosysteem en aan de andere kant een digitaal systeem te gebruiken, kan een groot aantal problemen veroorzaken, en zelfs digitaal-naar-digitaal vergaderen kan problematisch zijn als een ouder softwareprogramma een upgrade nodig heeft voordat het kan 'praten met ' een nieuwer programma', zegt Bowers.
Dig Dieper: No Fly Zone: Virtuele Vergaderingen
van jones lengte en gewicht
5 tips voor het houden van een virtuele vergadering: blijf gefocust
Rick Maurer, auteur van Voorbij de muur van verzet en Waarom wil je niet wat ik wil? adviseert gebruikers om afleiding te verwijderen. Het voordeel van virtuele vergaderingen is de mogelijkheid om ze bijna overal te houden; het nadeel van virtuele vergaderingen is ook de mogelijkheid om ze bijna overal te houden. Deelnemers aan onlinevergaderingen kunnen bellen of inloggen vanuit het plaatselijke koffiehuis, luchthavenlounges, thuiskantoren, enz. Om achtergrond- of 'weggeluid' te minimaliseren (u wilt niet dat uw kind, huisdier of rinkelende telefoons de focus worden), kunt u kies ervoor om 'alle aanwezigen te dempen en alleen vragen te beantwoorden via de chatbox', zegt Stack.
Maurer raadt ook af om meerdere dingen in één vergadering te proberen te persen. 'Houd de focus op een of twee onderwerpen. Als je meer spullen moet bedekken, geef mensen dan de tijd om uit te rekken, een toiletpauze te nemen of hun koffie bij te vullen. Houd elk onderdeel van de vergadering kort - niet langer dan 30 minuten.'
Opmerking: Gestreepte overhemden zenden niet goed uit op de camera en grote, glanzende sieraden ook niet. Beide kunnen visueel afleidend zijn. Probeer uw lichaamsbewegingen tot een minimum te beperken, aangezien overmatige beweging de videokwaliteit kan verslechteren.
Dig Deeper: Meeting op het web: welke tools te gebruiken?
5 tips voor het houden van een virtuele vergadering: etiquette
hoe oud is Grant Cardone?
'De sleutel tot een succesvolle videoconferentie of telefonische conferentie is te onthouden dat u in vergadering bent', benadrukt Colaric. 'Geef je volledige aandacht aan de deelnemers zoals je zou doen als je in dezelfde ruimte zou zijn. Laat u niet afleiden door e-mail, websurfen of sms'en. Probeer niet te eten of te drinken, zodat u voorbereid kunt zijn als er vragen aan u worden gesteld.'
Een goede vuistregel? Colaric zegt: 'Ga er altijd vanuit dat als je de kamer binnenloopt, de microfoons al live zijn naar andere locaties! Dit helpt voorkomen dat een extern gesprek voorafgaand aan de vergadering wordt uitgezonden wanneer u dit niet van plan bent.'
Ze wijst er ook op dat videoconferentievergaderingen eigenlijk in een iets langzamer tempo zouden moeten verlopen dan een normale vergadering vanwege een vertraging van twee tot drie seconden voor de meeste systemen om te communiceren. Als u de vergadering leidt, zorg dan voor voldoende pauzes na het stellen van een vraag. Als je een deelnemer bent, vestig dan de aandacht op jezelf voordat je de groep aanspreekt door met je hand een teken te geven of 'vraag' of 'opmerking' te zeggen en dan een paar seconden te wachten voordat je verder gaat.'
Deelnemers moeten ook oogcontact maken door in de camera te kijken. Het zal het gesprek tussen de deelnemers natuurlijker maken. Het volgende is een snelle spiekbrief over etiquette:
De 8 do's van videoconferentie-etiquette
Wees hoffelijk tegen andere deelnemers
Spreek duidelijk
Houd lichaamsbewegingen minimaal
Beweeg en gebaar langzaam en natuurlijk
Houd oogcontact door in de camera te kijken
Kleed je gepast
Maak de sessie geanimeerd
Wees jezelf en veel plezier!
De 7 Don'ts van videoconferentie-etiquette
Maak geen storende geluiden
Schreeuw niet
Maak geen afleidende bewegingen
Onderbreek andere sprekers niet
Voer geen zijgesprekken
Draag geen 'luidruchtige' sieraden
Bedek de microfoon niet
Bron: St. Leo University Office of Information Technology
Opmerking: Als uw dong-activiteiten wereldwijd zijn, bekijk dan sites zoals: executiveplanet.com en kissbowshakehands.com voor bronnen over internationale zakelijke etiquette.
Graaf dieper: de zaak en het plan voor het virtuele bedrijf
5 tips voor het houden van een virtuele vergadering: deelnemers betrekken
Dennis zegt dat virtuele vergaderingen de neiging hebben om direct in de taak te beginnen, wat een negatief effect kan hebben op het opbouwen van relaties. Ze raadt aan het ijs te breken door in de 'virtuele' kamer rond te gaan en iedereen te vragen zichzelf voor te stellen en iets over hun weekend te vertellen, of te praten over iets waar ze naar uitkijken, om een sociaal element aan de procedure toe te voegen. 'Alles wat je kunt simuleren van persoonlijke ontmoetingen is goed.'
Stack zegt deelnemers aan te moedigen hun vragen over het onderwerp in te dienen voordat het programma begint. Ze beveelt ook andere methoden aan om het publiek tijdens het webinar betrokken te houden, zoals het invullen van een poll of het stellen van een vraag en het vragen om antwoorden via chat.
Colaric stelt voor om regelmatig vragen te stellen, zowel om deelnemers op afstand te betrekken als om een persoonlijk contact in stand te houden. Maar, benadrukt ze, wees expliciet in je vragen. 'Stel een specifiek persoon een specifieke vraag. Open vragen stellen aan een groot publiek op afstand resulteert vaak in 'dode lucht' en dan praten meerdere mensen tegelijk.'
Dieper graven: hoe een virtueel bedrijf communiceert
primadonna liefde en hiphop netto waarde
Noot van de redactie: op zoek naar videoconferenties voor uw bedrijf? Als u informatie wilt om u te helpen bij het kiezen van de juiste voor u, gebruik dan de onderstaande vragenlijst om onze partner, BuyerZone, u gratis informatie te laten verstrekken:
Redactionele openbaarmaking: Inc. schrijft over producten en diensten in deze en andere artikelen. Deze artikelen zijn redactioneel onafhankelijk - dat betekent dat redacteuren en verslaggevers onderzoek doen naar en schrijven over deze producten zonder enige invloed van marketing- of verkoopafdelingen. Met andere woorden, niemand vertelt onze verslaggevers of redacteuren wat ze moeten schrijven of dat ze bepaalde positieve of negatieve informatie over deze producten of diensten in het artikel moeten opnemen. De inhoud van het artikel is geheel ter beoordeling van de verslaggever en redacteur. U zult echter merken dat we soms links naar deze producten en diensten in de artikelen opnemen. Wanneer lezers op deze links klikken en deze producten of diensten kopen, kan Inc. hiervoor worden gecompenseerd. Dit op e-commerce gebaseerde advertentiemodel heeft - net als elke andere advertentie op onze artikelpagina's - geen invloed op onze redactionele berichtgeving. Verslaggevers en redacteuren voegen die links niet toe en zullen ze ook niet beheren. Dit advertentiemodel ondersteunt, net als andere die u op Inc ziet, de onafhankelijke journalistiek die u op deze site aantreft.
