Wanneer je ontvangt bijna 150 zakelijke e-mails per dag , kan je inbox snel de vloek van je bestaan worden.
Dat lijden neemt exponentieel toe als je de leider van een bedrijf bent.
Dus hoe beheren topmanagers zoals Bill Gates en Tim Cook hun overweldigende inboxstroom?
Amazon-CEO Jeff Bezos stuurt dringende e-mails door met één extra karakter.
Wanneer een klant e-mails Bezos om te klagen over iets Amazon-gerelateerds, wat ze gemakkelijk kunnen doen, stuurt Bezos het bericht vaak door naar de juiste persoon bij het bedrijf, met slechts één teken: '?'
'Als Amazon-medewerkers een e-mail met een vraagteken van Bezos krijgen, reageren ze alsof ze een tikkende bom hebben ontdekt' Businessweek gerapporteerd in 2013 . 'Ze hebben meestal een paar uur om het probleem op te lossen dat de CEO heeft gesignaleerd en een grondige uitleg voor te bereiden over hoe het is ontstaan, een antwoord dat door een opeenvolging van managers zal worden beoordeeld voordat het antwoord aan Bezos zelf wordt voorgelegd.'
LinkedIn-CEO Jeff Weiner stuurt minder e-mail.
De gouden regel voor e-mailbeheer is volgens Weiner: als je minder e-mail wilt, stuur dan minder e-mail.Hij schrijft op LinkedIn dat de regel bij hem opkwam bij een vorig bedrijf toen, nadat twee e-mailgelukkige collega's het bedrijf verlieten, zijn inboxverkeer met bijna 30% daalde.
'Blijkbaar waren het niet alleen hun e-mails die al die inboxactiviteit genereerden - het waren mijn reacties op hun e-mails, de reacties van de mensen die aan die discussies werden toegevoegd, de reacties van de mensen die die mensen vervolgens kopieerden , enzovoort', schrijft Weiner.
Hij vervolgt: 'Nadat ik deze dynamiek herkende, besloot ik een experiment uit te voeren waarbij ik geen e-mail zou schrijven tenzij het absoluut noodzakelijk was. Eindresultaat: aanzienlijk minder e-mails en een veel beter navigeerbare inbox. Sindsdien heb ik geprobeerd me aan dezelfde regel te houden.'
Birchbox-medeoprichter Katia Beauchamp stelt medewerkers onder meer een reactietermijn op.
De CEO van de beauty-sample-abonnementsservice vertelde Lifehacker dat het erop aandringen dat mensen in het team aangeven wanneer ze een reactie nodig hebben in alle e-mails, een van haar beste tijdbesparende trucs is.'Het maakt het stellen van prioriteiten zo veel sneller,' zei ze.
Zappos CEO Tony Hsieh heeft een fulltime team van e-mailninja's in dienst.
In een fascinerende Quora-thread over e-mailgewoonten van CEO's, schreef Michael Chen, een responder die Hsieh ooit ontmoette, dat de CEO van Zappos hem vertelde dat hij een team van vier of vijf fulltime e-mailbehandelaars had.
'Leuk weetje, ik denk dat hun officiële titels Email Ninja zijn,' zei Chen.
Loews executive Jonathan M. Tisch begint nooit een e-mail met 'I.'
'Mijn baas vertelde me dat wanneer je een brief schrijft - en dat geldt nu voor e-mails vandaag - nooit een alinea begint met het woord 'ik', omdat dat meteen een bericht stuurt dat je belangrijker bent dan de persoon die waarmee je communiceert,' Tisch vertelde Adam Bryant van de New York Times.
Hij zegt dat als je moet nadenken over hoe je een zin kunt beginnen zonder 'ik', je een betere schrijver wordt en je leert hoe je echt door een kwestie kunt nadenken.
Apple-CEO Tim Cook leest de meeste van zijn meer dan 700 e-mails.
De CEO die elke dag om 3.45 uur wakker wordt zei tijdens een interview met ABC dat hij ergens tussen de 700 en 800 e-mails per dag ontvangt:En ik lees de meerderheid van die ... Elke dag, elke dag. Ik ben een workaholic.
Microsoft-CEO Bill Gates is gezegend met te weinig e-mails om je druk te maken over inbox zero.
Gates vertelde 'Today' in 2013 dat hij slechts tussen de 40 en 50 e-mails per dag ontving.
'Dus je verwerkt sommige en komt 's nachts weer bij anderen terug. Je zorgt ervoor dat als je iets uitstelt, je er later op terugkomt', legde hij uit.
Huffington Post mede-oprichter Arianna Huffington heeft drie e-mail no-no's.
Arianna Huffington (midden) met dochters Isabella en Christina Huffington.Huffington heeft drie eenvoudige regels voor e-mail :
1. Een half uur voor het slapengaan geen e-mails.
2. Geen haast met e-mails zodra ze wakker wordt.
3. Geen e-mails als ze bij haar kinderen is.
'De laatste keer dat mijn moeder boos op me werd voordat ze stierf, was toen ze me mijn e-mail zag lezen en tegelijkertijd met mijn kinderen zag praten', schreef Huffington in haar boek, ' gedijen .' 'Door op een oppervlakkige manier verbonden te zijn met de hele wereld, kunnen we niet diep verbonden zijn met degenen die het dichtst bij ons staan, inclusief onszelf.'
Etsy CEO Chad Dickerson heeft een systeem om contacten te onthouden.
De CEO van de online marktplaats vertelde Fast Company dat je voor alles een systeem moet hebben, wat het ook is.
wie is bankroll pj ouders
Wanneer hij bijvoorbeeld iemand ontmoet die nieuw is en hun contactgegevens aan zijn adresboek toevoegt, voegt hij een notitie toe over wanneer ze elkaar hebben ontmoet en wat ze hebben besproken. Op die manier kan hij, wanneer hij iemand e-mailt, direct verwijzen naar hun ontmoeting voordat hij verder gaat.
Hint Water-oprichter en CEO Kara Goldin wordt vroeg wakker om e-mail te checken.
Goldin beschouwt haar ochtend als een cruciaal onderdeel van haar dag en wijdt de kleine uurtjes van de ochtend om haar e-mail en agenda te controleren.Ze zegt dat ze om 05.30 uur rechtstreeks naar haar inbox gaat, want 'door dit te doen, krijg ik een duidelijk beeld van hoe de komende 12 uur eruit zullen zien en wat mijn prioriteiten zijn als ik eenmaal op kantoor ben'.
Hootsuite CEO en oprichter Ryan Holmes gaat voor e-mail brak.
Wanneer hij overspoeld wordt door zijn inbox, Holmes houdt ervan om 'inbox failliet te verklaren' en alles te verwijderen zodat hij opnieuw kan beginnen.
Hij raadt aan dit slechts eens in de paar jaar te doen, en beoefenaars zouden een disclaimerbericht aan hun e-mailhandtekening moeten toevoegen na het verwijderen van ongelezen e-mails. Iets als: 'Sorry als ik niet ben teruggekomen op je laatste e-mail. Om in 2015 beter te kunnen communiceren heb ik onlangs e-mail failliet verklaard', adviseert hij.
Google executive voorzitter Eric Schmidt reageert snel op elke e-mail.
In zijn boek ' Hoe Google werkt ,' schreef de voormalige Google-CEO, 'de meeste van de beste - en drukste - mensen die we kennen, reageren snel op hun e-mails, niet alleen naar ons of naar een select aantal afzenders, maar naar iedereen.'
Zelfs als het antwoord een simpele 'ik snap het' is, zegt Schmidt dat responsief zijn een positieve communicatielus en een op verdienste gerichte cultuur tot stand brengt.
Oprichter en CEO van Zuckerberg Media Randi Zuckerberg zet e-mail in de wacht.
Zuckerberg vertelt Marie Claire dat ze twee belangrijke regels heeft als het om e-mail gaat:
1. Ze wacht minstens 20 minuten nadat ze wakker is geworden voordat ze het controleert.
2. Ze stelt het verzenden van e-mails uit als ze weet dat ze zich overdreven emotioneel voelt.
'Je zult waarschijnlijk opgelucht ademhalen dat je het niet hebt verzonden als je het nog een keer hebt gelezen', zegt ze.
Dit verhaal verscheen voor het eerst op Business insider .
