Mondelinge communicatie beschrijft elk type interactie waarbij gebruik wordt gemaakt van gesproken woorden, en het is een essentieel, integraal onderdeel van de zakenwereld, vooral in een tijdperk dat het informatietijdperk wordt genoemd. 'Het vermogen om effectief te communiceren door zowel mondeling als schriftelijk te communiceren, wordt in het bedrijfsleven zeer gewaardeerd en vereist', schreven Herta A. Murphy, Herbert W. Hildebrandt en Jane Thomas in hun boek. Effectieve zakelijke communicatie . 'Het is belangrijk om de inhoud van de functionele gebieden van het bedrijfsleven te kennen, maar om die ideeën tot leven te brengen - in vergaderingen of in solopresentaties - vereist een effectieve mondelinge presentatie.' De soorten mondelinge communicatie die gewoonlijk binnen een organisatie worden gebruikt, zijn onder meer personeelsvergaderingen, persoonlijke discussies, presentaties, telefoongesprekken en informele gesprekken. Mondelinge communicatie met mensen buiten de organisatie kan de vorm aannemen van persoonlijke ontmoetingen, telefoongesprekken, toespraken, teleconferenties of videoconferenties.
Vaardigheden op het gebied van gespreksbeheer zijn essentieel voor eigenaren en managers van kleine bedrijven die vaak een groot deel van de last op zich nemen op gebieden als klant-/klantpresentaties, interviews met werknemers en het houden van vergaderingen. Om ervoor te zorgen dat mondelinge communicatie effectief is, moet deze duidelijk, relevant, tactvol in woordkeus en toon, beknopt en informatief zijn. Presentaties of gesprekken die deze kenmerken dragen, kunnen van onschatbare waarde zijn om de gezondheid en groei van uw bedrijf te waarborgen. Onduidelijke, onnauwkeurige of onachtzame zakelijke communicatie kan daarentegen kostbare tijd verspillen, werknemers of klanten vervreemden en de goodwill jegens het management of het hele bedrijf vernietigen.
MONDELINGE PRESENTATIES
De openbare presentatie wordt algemeen erkend als de belangrijkste van de verschillende genres van mondelinge zakelijke communicatie. Zoals geldt voor alle soorten communicatie, is de eerste stap bij het voorbereiden van een openbare toespraak of opmerkingen het bepalen van het essentiële doel/doel van de communicatie. Zoals Hildebrandt, Murphy en Thomas opmerken, hebben zakelijke presentaties meestal een van de drie algemene doelen: overtuigen, informeren of instrueren, of entertainen. Uit het doel zullen de belangrijkste ideeën komen die in de presentatie moeten worden opgenomen. Deze ideeën moeten grondig worden onderzocht en aangepast aan de behoeften van het publiek.
De ideeën moeten dan zo worden georganiseerd dat ze een inleiding, een hoofdtekst of tekst en een samenvatting of conclusie bevatten. Of, zoals het oude gezegde over het geven van toespraken luidt: 'Vertel ze wat je ze gaat vertellen, vertel ze, en vertel ze wat je ze hebt verteld.' De inleiding moet de aandacht van de luisteraar trekken en het thema van de rest van de presentatie bepalen. Het hoofdgedeelte moet zich concentreren op de nadrukpunten. De conclusie moet de belangrijkste punten herhalen en de overkoepelende boodschap samenvatten die wordt overgebracht.
hoe oud is clint zwart?
Visuele hulpmiddelen kunnen een nuttig onderdeel zijn van sommige presentaties. Of ze nu vanaf een pc worden geprojecteerd, op schoolborden, uitwisbare borden of flip-overs worden weergegeven, visuele hulpmiddelen moeten zinvol, creatief en interessant zijn om de spreker te helpen een boodschap over te brengen. De sleutel tot succesvol gebruik van visuele hulpmiddelen is dat ze het thema van de presentatie moeten ondersteunen, helpen bij de overdracht ervan, maar dit doen zonder afbreuk te doen aan slordig, ingewikkeld of zelfs te vermakelijk.
Zodra de presentatie is georganiseerd en de visuele hulpmiddelen zijn geselecteerd, moet de spreker de presentatie hardop oefenen en indien nodig herzien om aan de tijdsdruk te voldoen en om een grondige dekking van de belangrijkste punten te verzekeren. Het kan helpen om voor een spiegel of voor een vriend te oefenen om zelfvertrouwen te krijgen. Een goede mondelinge presentatie zal overgangszinnen bevatten om luisteraars door het materiaal te helpen, en zal niet overdreven lang of technisch zijn. Het is ook belangrijk voor de spreker om te anticiperen op eventuele vragen van het publiek en deze informatie in de presentatie op te nemen of bereid te zijn om ze aan het einde van de presentatie te beantwoorden in een vraag-en-antwoordsessie. Professionele en gracieuze presentatie is een andere sleutel tot effectieve communicatie, of het nu gaat om een conferentie, een banket, een vakantielunch of een managementretraite. 'Erken dat wanneer je spreekt op een zakelijk evenement, je je bedrijf en je kantoor in dat bedrijf vertegenwoordigt', zei Steve Kaye in IIE-oplossingen . 'Gebruik het evenement als een kans om goede wil te bevorderen. Vermijd klachten, kritiek of controverse. Deze zullen het publiek vervreemden en uw geloofwaardigheid snel vernietigen. Praat in plaats daarvan over wat het publiek wil horen. Prijs je gastheer, eer de gelegenheid en complimenteer de aanwezigen. Straal succes en optimisme uit.'
Mondelinge presentaties kunnen geïmproviseerd worden geleverd (van een schets of notities); door voor te lezen uit een manuscript; of uit het geheugen. De geïmproviseerde benadering wordt vaak aangeprezen als een methode waarmee de spreker oogcontact kan maken en een verstandhouding met het publiek kan ontwikkelen, terwijl tegelijkertijd relevante informatie wordt overgebracht. Het lezen van een manuscript wordt vaker gebruikt voor langere en/of gedetailleerde communicatie die veel terrein bestrijkt. Memoriseren wordt daarentegen meestal alleen gebruikt voor korte en/of informele discussies.
Het leveren van effectieve mondelinge presentaties vereist dat een spreker rekening houdt met zijn of haar stemhoogte, snelheid en volume. Het is belangrijk om veranderingen in de toonhoogte van de stem op te nemen om de nadruk te leggen en eentonigheid te voorkomen. Het is ook nuttig om de spreeksnelheid te variëren en pauzes in te bouwen om de luisteraar in staat te stellen na te denken over specifieke elementen van de algemene boodschap. Het vinden van het juiste volume is ook cruciaal voor het succes van een presentatie. Ten slotte moeten sprekers oppassen dat ze geen vreemde woorden of geluiden, zoals 'um', 'weet je' of 'oké', toevoegen tussen woorden of zinnen in een presentatie.
Non-verbale elementen zoals houding, gebaren en gezichtsuitdrukkingen zijn ook belangrijke factoren bij het ontwikkelen van goede mondelinge communicatieve vaardigheden. 'Je uiterlijk weerspiegelt je innerlijke stemming', bevestigden Hildebrandt, Murphy en Thomas. 'Zo suggereert een goede houding evenwicht en vertrouwen; sta niet in starre aandacht noch met slordige nonchalance over het podium gedrapeerd, maar rechtop met je gewicht ongeveer gelijk verdeeld over elke voet.' Enige beweging kan nuttig zijn om de aandacht van de luisteraar vast te houden of om de nadruk te vergroten, maar constant wisselen of ijsberen moet worden vermeden. Evenzo kunnen hand- en armgebaren worden gebruikt om te wijzen, te beschrijven of te benadrukken, maar ze moeten worden gevarieerd, zorgvuldig getimed en aangepast aan het publiek. Ten slotte moeten goede sprekers regelmatig oogcontact maken met het publiek, hun gelaatsuitdrukking laten zien dat ze geïnteresseerd zijn in de ideeën die ze presenteren, en zich kleden op een manier die geschikt is voor de gelegenheid.
Eigenaren van kleine bedrijven weerspiegelen de algemene bevolking in die zin dat hun enthousiasme voor spreken in het openbaar aanzienlijk verschilt van persoon tot persoon. Sommige ondernemers staan graag in de schijnwerpers en gedijen goed in omgevingen die vragen om openbare presentaties (formeel of informeel). Anderen zijn minder bedreven in spreken in het openbaar en vermijden om in dergelijke situaties te worden geplaatst. Maar bedrijfsadviseurs dringen er bij ondernemers op aan om openbare presentaties en mondelinge communicatieve vaardigheden te beschouwen als een potentieel onschatbaar instrument voor bedrijfsgroei. 'Je kunt overwegen een presentatiecoach in te huren of een workshop bedrijfspresentaties bij te wonen', raadde Kaye aan. 'Deze diensten kunnen u laten zien hoe u uw impact tijdens het spreken kunt maximaliseren. In feite is het aanleren van dergelijke vaardigheden een langetermijninvestering in je toekomst als effectieve leider.'
BIBLIOGRAFIE
Hardingham, Alison. 'Belast met opzet.' People Management . 30 maart 2000.
Holmes, Godfried. 'Tactische blunder.' Boekhouding . juni 2000.
Kay, Steve. 'Maak impact met stijl: presentatietips voor leiders.' IIE-oplossingen . maart 1999.
Murphy, Herta A., Herbert W. Hildebrandt en Jane P. Thomas. Effectieve zakelijke communicatie . Zevende editie. McGraw-Hill, 1997.
Rosenbaum, Bernard L., 'Presentatietechnieken.' Amerikaanse verkoper . januari 2005.
