Slechte vergaderingen: we hebben ze allemaal meegemaakt. Of het nu gaat om een slechte planning, te veel praten of een gebrek aan voorbereiding, slechte vergaderingen verspillen kostbare tijd en geld.
Maar Amazon-oprichter en CEO Jeff Bezos heeft misschien de code gekraakt om vergaderingen productiever te maken. Door middel van zijn jaarlijkse brief aan de aandeelhouders, evenals een recent interview, Bezos gaf enig inzicht in wat de Amazone vergadercultuur eruit ziet.
Het komt allemaal neer op het volgen van drie eenvoudige regels.
'Twee pizza'-teams.
'We proberen teams te creëren die niet groter zijn dan twee pizza's kunnen eten', zegt Bezos. 'Dat noemen we de twee-pizzateamregel.'
Als je ooit met te veel mensen in een vergadering bent geweest, kun je de wijsheid hiervan begrijpen. Hoe groter het team, hoe meer meningen - en hoe moeilijker het wordt om conclusies te trekken en beslissingen te nemen. En als sommige van die vele mensen gewoon het geluid van hun eigen stem willen horen, zullen uw vergaderingen ongetwijfeld tijdrovend zijn.
Maar met de twee-pizza-teamregel krijg je de balans tussen het verkrijgen van verschillende gezichtspunten en ideeën, terwijl je wendbaar en beheersbaar blijft.
Geen PowerPoint.
'Binnen Amazon worden geen PowerPoints gebruikt', verklaart Bezos trots. 'Iemand voor de vergadering heeft een zes pagina's tellende... verhalend gestructureerde memo opgesteld. Het heeft echte zinnen, en onderwerpzinnen, en werkwoorden en zelfstandige naamwoorden - het zijn niet alleen opsommingen.'
In zijn recente brief aan aandeelhouders beschrijft Bezos het werk dat in deze memo's zit, waarvan hij zegt dat het tot een week of langer kan duren om te schrijven en te verfijnen:
'De mooie memo's worden geschreven en herschreven, gedeeld met collega's die gevraagd worden het werk te verbeteren, een paar dagen opzij gezet en dan met een frisse blik weer bewerkt. Ze zijn gewoon niet in een dag of twee klaar.'
Als mijn collega Carmine Gallo wees er onlangs op, memo's zoals deze zijn een geweldig idee omdat onze hersenen goede verhalen veel beter verwerken dan harde gegevens. Dergelijke verhalende memo's geven auteurs de kans om de gedachten achter hun ideeën volledig over te brengen en geven deelnemers aan de vergadering de kans om volledige concepten beter te begrijpen.
Dat betekent natuurlijk niets als de deelnemers aan de vergadering zich niet voorbereiden, en dat maakt de derde regel de beste van allemaal.
Begin met stilte.
'Die memo's lazen we tijdens de vergadering in stilte', zegt Bezos. 'Het is net een studiezaal. Iedereen zit rond de tafel en we lezen stil, meestal ongeveer een half uur, hoe lang het ook duurt om het document te lezen. En dan bespreken we het.'
Je kunt je voorstellen waarom dit zo gunstig is. Hoe vaak heb je een belangrijke vergadering bereikt waar je, ondanks je beste bedoelingen, gewoon niet zo voorbereid bent als je zou willen zijn?
'Net als middelbare scholieren bluffen leidinggevenden zich een weg door de vergadering, alsof ze de memo hebben gelezen', zegt Bezos. 'Omdat we het druk hebben. En dus moet je echt tijd vrijmaken om de memo te laten lezen - en daar is het eerste half uur van de vergadering voor. En dan heeft iedereen de memo ook echt gelezen, ze doen niet alleen alsof ze de memo hebben gelezen.'
Bezos heeft prees eerder het gebruik hiervan methode omdat het zorgt voor onverdeelde aandacht van iedereen daar. Bovendien helpt het om degenen die dergelijke discussies leiden beter voor te bereiden - vanwege de vaardigheid en gerichte gedachte die nodig zijn om deze memo's in de eerste plaats samen te stellen. 'Volledige zinnen zijn moeilijker te schrijven', legt de beroemde oprichter uit. 'Je kunt geen zes pagina's tellende, verhalend gestructureerde memo schrijven zonder helder te denken.'
Het in de praktijk brengen.
Ik heb deze methode in mijn eigen vergaderingen gebruikt en ik kan instaan voor de effectiviteit ervan. Als moderator van de vergadering kunt u er zeker van zijn dat iedereen met een solide basis begint en dat ze allemaal op dezelfde lijn zitten. (Sorry, kon het niet laten.)
Maar bovenal geeft u uw mensen wat ze nodig hebben om hun werk zo goed mogelijk te doen:
Tijd.
met wie is Billy Gilman ook getrouwd?
Tijd voor begrip. Tijd voor uitgebreide reflectie. Tijd voor gericht denken.
Dit alles leidt tot diepere ontdekkingen.
Dus onthoud:
Twee pizza teams. Geen PowerPoint. Begin met stilte.
Volg deze drie eenvoudige regels en transformeer uw vergaderingen van tijdverspilling in een bron van briljante ideeën.
