E-mails zijn het meest voorkomende document in de zakenwereld. Helaas zijn veel e-mails zo slecht geschreven dat ontvangers moeite moeten hebben om erachter te komen waarom ze de e-mail lezen en wat ze eraan moeten doen.
Opmerking: om je e-mailvaardigheden aan te scherpen, meld je aan voor mijn gratis wekelijkse nieuwsbrief.
met wie is Kenny Wayne Shepherd getrouwd?
Hier is een onfeilbare methode om e-mails te schrijven die de klus klaren.
1. Houd een specifieke beslissing in gedachten.
Het doel van een e-mail is: altijd om de ontvanger(s) ertoe te brengen een of andere beslissing te nemen. Waarom zou je anders de moeite nemen om het te schrijven?
Vraag jezelf daarom af voordat je iets schrijft: precies welke beslissing wil ik dat de ontvanger maakt?
Zoals bij alle zakelijke teksten, is vaagheid het tegenovergestelde van nuttig. Hoe duidelijker het doel, hoe overtuigender uw e-mail zal zijn.
2. Begin met het schrijven van je conclusie.
Uw conclusie is een verklaring van de beslissing die u wilt dat de ontvanger neemt, gebaseerd op de inhoud van uw e-mail.
Op school hebben ze je waarschijnlijk geleerd om te beginnen met een inleiding en te eindigen met een conclusie. Mis.
Niemand in het bedrijfsleven heeft tijd om door de ontwikkeling van een idee te dwalen. Als je ze niet meteen de reden van de e-mail vertelt, is de kans groot dat ze gewoon verder gaan.
Dus je begint met je conclusie. Stel bijvoorbeeld dat uw doel is dat uw baas een interne sportschool goedkeurt.
MIS:
Jim,
Zoals u weet, wordt ziekteverzuim van werknemers algemeen erkend als een aanhoudend probleem met grote financiële gevolgen, zowel in ons bedrijf als in andere bedrijven in onze bedrijfstakken. [yada, yada, yada] Daarom zouden we moeten overwegen geld uit te trekken voor de installatie van een sportschool op ons hoofdkantoor.
RECHTSAF:
Jim,
Ik wil dat je de installatie van een interne sportschool goedkeurt.
3. Structureer je ondersteunende argument in 'verteerbare brokken'.
Nadat u uw conclusie hebt geformuleerd, verzamelt u de argumenten die uw conclusie ondersteunen (d.w.z. de beslissing die u wilt nemen). Om uw argumenten 'verteerbaar' te maken, breek ze in kleine 'brokken' en presenteer elk punt met een gelijkaardige opmaak en zinsstructuur.
MIS:
Volgens een recent gepubliceerd overheidsrapport is fysieke fitheid van een groep uiterst belangrijk, hoewel maar heel weinig bedrijven zich er daadwerkelijk voor inzetten! Veel bedrijven beschouwen fysieke fitheid als een ondergewaardeerde competitieve troef, maar hebben geen plan voor verbetering op dit gebied, ook al is fysieke fitheid sterk verbonden met economisch en persoonlijk succes van bedrijven en individuen. Ik ben van mening dat als we het probleem van fysieke fitheid niet aanpakken, omdat dit de productiviteit op de werkplek verbetert, we achterop raken.
RECHTSAF:
Een in-house sportschool zal:
- Verzuim verminderen.
- Verhoog de algehele productiviteit.
4. Versterk elk argument met bewijs.
Er wordt wel eens gezegd dat iedereen twee dingen heeft: een sluitspier en een mening. Tenzij je feiten aanlevert die je argumenten ondersteunen, wordt je e-mail één gigantische mening en daarom, in de ogen van de ontvanger, zal je waarschijnlijk lijken op één, gigantische... nou... je snapt het idee .
MIS:
Een inpandige sportschool zal het ziekteverzuim verminderen, omdat mensen dan eerder naar hun werk willen komen dan thuisblijven en minder ziek worden.
RECHTSAF:
- Verzuim verminderen. Volgens een onderzoek van het National Health Institute onder 1000 bedrijven ervaren bedrijven met eigen sportscholen 20% minder ziekteverzuim dan bedrijven die dergelijke faciliteiten niet hebben.
5. Herhaal je conclusie als een 'call to action'.
Aan het einde van de e-mail herhaalt u de conclusie op een manier die de ontvanger de volgende stap geeft die de ontvanger moet nemen, ervan uitgaande dat de ontvanger het nu eens is met uw conclusie, gebaseerd op de kracht van uw argumenten en bewijs. Houd het simpel en specifiek.
MIS:
Uw steun voor dit project wordt zeer op prijs gesteld.
RECHTSAF:
Als u deze e-mail met uw goedkeuring beantwoordt, zal ik het proces starten.
kayla rae reid netto waarde
6. Plak een voordeel in de onderwerpregel.
Je onderwerpregel (ook wel 'titel' genoemd) is het belangrijkste onderdeel van een e-mail, daarom schrijf je deze als laatste, nadat je zowel je conclusie als de argumenten en bewijzen die die conclusie ondersteunen, hebt opgeschreven.
Idealiter zou een onderwerpregel twee belangrijke taken moeten vervullen: 1) de ontvanger voldoende interesseren zodat de e-mail wordt geopend en gelezen, en 2) de conclusie impliceren die u wilt dat de ontvanger accepteert.
In de meeste gevallen is de beste manier om beide taken uit te voeren, een voordeel (of voordelen) in te kapselen die zullen voortvloeien uit de beslissing die u wilt dat de ontvanger neemt.
MIS:
Onderwerp: De gezondheidsimpact van interne fitnessprogramma's voor werknemers
RECHTSAF:
Onderwerp: Hoe kunnen we het ziekteverzuim terugdringen
Om het af te ronden, hier zijn de twee e-mails:
MIS:
Aan: Jim@Acme.com
Onderwerp: De gezondheidsimpact van interne fitnessprogramma's voor werknemers
Jim,
Zoals u weet, wordt ziekteverzuim van werknemers algemeen erkend als een aanhoudend probleem met grote financiële gevolgen, zowel in ons bedrijf als in andere bedrijven in onze bedrijfstakken. Een inpandige sportschool zal het ziekteverzuim verminderen, omdat mensen dan eerder naar hun werk willen komen dan thuisblijven en minder ziek worden. Daarom zouden we moeten overwegen geld uit te trekken voor de installatie van een sportschool op ons hoofdkantoor. Uw steun voor dit project wordt zeer op prijs gesteld.
Jill
RECHTSAF:
Aan: Jim@Acme.com
Onderwerp: Hoe kunnen we het ziekteverzuim terugdringen
Jim,
Ik wil dat je de installatie van een interne sportschool goedkeurt. Dit zal:
- Verzuim verminderen. Volgens een onderzoek van het National Health Institute onder 1000 bedrijven ervaren bedrijven met eigen sportscholen 20% minder ziekteverzuim dan bedrijven die dergelijke faciliteiten niet hebben.
- Productiviteit verhogen. We hebben 50% meer ziekteverzuim dan andere bedrijven in onze branche, dus als we dat aantal met 20% verlagen, stijgt onze productiviteit automatisch met 10%.
Als u deze e-mail met uw goedkeuring beantwoordt, zal ik het proces starten.
Jill
Serieus, welke van de twee e-mails denk je dat je agenda meer vooruit zal helpen?
Like deze post? Meld je dan aan voor de gratis nieuwsbrief van Sales Source .
