Met alle respect voor messaging en sociale netwerken, blijft e-mail de belangrijkste vorm van zakelijke communicatie. Het is bekend om deals te maken of te breken. Vaak is het niet de inhoud van de e-mail, maar eerder de etiquette van de afzender (of het ontbreken daarvan).
Als we e-mail zo vaak gebruiken tijdens ons zakenleven, verwaarlozen we soms de basisregels van communicatie: beleefd zijn, mensen correct aanspreken, tijdig reageren en meer.
BCC is het perfecte voorbeeld van hoe e-mail effectief kan worden gebruikt of volledig kan worden misbruikt. Denken we bij het gebruik van BCC zelfs na over wat we doen en hoe dit een averechts effect kan hebben?
Het is me meer dan eens overkomen. Om u ernstige schaamte te besparen, wil ik het probleem hier en nu bespreken.
Er zijn slechts twee situaties voor het BCC.
Ten eerste massale e-mails. Ze zijn zelden gerechtvaardigd.
Als je er een moet sturen - je hebt bijvoorbeeld een nieuwsbrief of je stuurt een uitnodiging voor de bar mitswa van je zoon - iedereen het e-mailadres van elke ontvanger laten zien, is een enorme no-no. Gebruik BCC.
Als online schrijver krijg ik vaak pitches in mijn inbox, die naar honderden (zo niet duizenden) bloggers en journalisten worden gestuurd. Als je een PR-persoon bent, let dan op: dit is niet de manier om PR te doen, zelfs niet in de buurt. Als je om wat voor reden dan ook denkt dat e-mail een goed idee is, gebruik dan BCC. Geen enkele journalist wil dat haar e-mail aan honderden andere mensen wordt gegeven die ze niet kent.
Als u BCC in dat scenario niet gebruikt, kunt u verwachten dat u door een heleboel journalisten op de zwarte lijst wordt gezet. Of familieleden die het niet eens zijn met uw bar mitswa-uitnodigingslijst.
Ten tweede moet je absoluut BCC gebruiken wanneer iemand je aan iemand anders voorstelt. De persoon die de intro maakte, deed iets aardigs en zou niet moeten lijden onder elke reactie op die originele e-mail.
Door die persoon te BCCen, verlos je hem van de e-mails die zullen volgen. Het is algemene beleefdheid en zou 1-2 e-mails na hun introductie moeten worden gedaan.
Buiten dat, laat anderen nooit afluisteren door BCC te gebruiken.
In alle andere gevallen, wanneer je iemand e-mailt en BCC iemand anders, ben je oneerlijk, of je dat nu leuk vindt of niet.
U e-mailt Persoon X en zonder dat ze het weten, laat Persoon Y uw gesprek afluisteren. Persoon X heeft geen idee dat iemand anders deze e-mail leest, terwijl je hem in werkelijkheid ook stiekem naar iemand anders hebt gestuurd.
Misschien klinkt dit als een klein probleem. Het is niet.
fantasia barrino netto waarde 2016
In het bedrijfsleven zijn integriteit en transparantie uw belangrijkste eigenschappen. Als je het type bent voor BCC-mensen in al je e-mails, ben je niet het type persoon met wie ik zaken wil doen.
Wanneer mensen mij BCC sturen op e-mails, beantwoord ik ze onmiddellijk en zeg ik dat ze BCC nooit meer op deze manier moeten gebruiken.
Dat brengt me bij mijn volgende punt: de gevaren van BCC.
BCC kan leiden tot een ernstig ongemakkelijke situatie.
Ik heb ooit een zeer hooggeplaatste leidinggevende bij Google een e-mail gestuurd om een vriend aan te bevelen voor een baan. Ik maakte de fout om die vriend te BCCen om hem te laten weten dat ik die e-mail stuurde.
Raad eens wat mijn vriend deed? Hij antwoordde per ongeluk allemaal en zei: 'Dank je wel.' Dat betekende dat de directeur een e-mail ontving waarin hij hem bedankte van iemand waarvan hij niet eens wist dat hij in de discussie stond.
Wie zag er uiteindelijk heel slecht uit? Me. Wie heeft de baan niet gekregen? Mijn vriend.
Als het echt moet, gebruik dan de knop Doorsturen.
Als je denkt dat de e-mail die je hebt verzonden absoluut door iemand anders dan de ontvanger moet worden gezien, stuur deze dan door nadat je hem hebt verzonden. Het is iets beter dan het gebruik van BCC. Ik raad het echter nog steeds niet aan.
Door door te sturen, vermijdt u het risico Allen beantwoorden, maar het is niet eerlijker. Je deelt nog steeds privé-e-mails zonder dat een van de partijen in de discussie het weet.
Bedrijfsethiek is alles. Ze beginnen met de manier waarop we communiceren. Wees het type persoon met wie je zou willen werken - niet het type persoon dat je bij elke e-mail laat zweten.
