Voor sommige ondernemers staan vergaderingen gelijk aan sporten, ze zijn niet leuk maar je weet dat ze nodig zijn. Soms zijn vergaderingen snel en to-the-point en soms nemen ze een groot deel van je dag in beslag. Maar hoe lang de vergadering ook duurt, het belangrijkste is wat u eruit haalt.
Je hebt deadlines die je moet halen, heel veel taken om te voltooien en een heel team om te managen. Tijd is geld en als er niet correct mee wordt omgegaan, kunnen vergaderingen veel kostbare uren opslokken. Om u te helpen het meeste uit teamvergaderingen te halen, kunnen u en uw medewerkers deze vijfstappengids volgen. U zult snel merken dat u en uw team vaker productievere vergaderingen zullen leiden.
hoe groot is robert irvine
1. Ontwikkel en verspreid een agenda.
Door van tevoren een vergaderagenda op te stellen, kunt u een solide spelplan opstellen. U kunt aan het einde van de vergadering alle belangrijke punten die u wilt bespreken en de doelen die u wilt bereiken op een rij zetten. Maak het beknopt en vul zelfs de lege plekken in voor dingen die u graag wilt weten.
Op de achterkant van de agenda kun je een lijst maken met genummerde blanco's voor actiepunten. Hierdoor kunnen deelnemers aan de vergadering alles opschrijven wat ze moeten doen als resultaat van de vergadering, en het houdt alles op één plek.
Zodra de agenda definitief is, stuurt u deze naar uw team. Zij kunnen precies zien wat u wilt bespreken, welke vragen u heeft en wat voor ideeën of zorgen zij naar voren willen brengen. Een agenda helpt iedereen zich georganiseerd te voelen over wat ze kunnen verwachten en wat er van hen wordt verwacht tijdens de vergadering.
2. Plan rond de agenda.
De agenda is gewoon een lijst van discussiepunten. Het is van essentieel belang dat iedereen de agenda vóór de vergadering doorneemt om naast elk punt een lijst met vragen, antwoorden of advies op te stellen. Zo blijft iedereen bij het onderwerp en wordt alles besproken wat besproken moet worden voordat we verder gaan met het volgende punt op de agenda.
Vraag aan het einde van elk onderwerp aan iedereen: 'Heeft iemand nog vragen voordat we verder gaan?' Dit is de kans om andere vragen te stellen terwijl de informatie nog vers in ieders geheugen zit.
3. Ga voor elke vergadering 'donker'.
Moedig uw team aan om hun agenda mee te nemen en 'donker' te gaan, of ga weg van afleiding, om zich te concentreren op het brengen van updates en nieuwe ideeën. Als u bijvoorbeeld besluit om een brainstormvergadering te houden, vraag dan aan iedereen om kort voor de vergadering 10-15 minuten te brainstormen om een lijst met te bespreken ideeën voor te bereiden. Ze kunnen zelfs hun ideeën en notities toevoegen aan hun exemplaar van de agenda als een snelle referentiegids.
Zo kunnen jij en je team meteen in de vergadering springen en rond de tafel gaan om ideeën te bespreken terwijl ze top of mind zijn. In plaats van lange tijd te wachten tot de volgende persoon iets zegt, is iedereen bereid om over ideeën te praten en heb je een veel grotere kans om diezelfde dag de beste handelwijze te bepalen. De energie in de ruimte zal aanstekelijk zijn en u zult blij zijn om te zien hoeveel productiever deze vergaderingen kunnen worden.
4. Elimineer afleidingen van buitenaf.
Vergaderingen worden gecreëerd om een bepaalde hoeveelheid tijd te besteden aan het bespreken van belangrijke zaken. Respecteer die tijd door geen afleiding van buitenaf mee te nemen, zoals je telefoon of laptop. Anders vinden collega's het misschien onbeleefd of respectloos om je te zien typen of constant op je telefoon te kijken.
Omdat sommige mensen echter een elektronisch apparaat nodig hebben om aantekeningen te maken of e-mail in de gaten te houden, moet u ervoor zorgen dat het op een stille instelling staat, zodat er geen luide meldingen klinken. Als u elektronische apparaten meeneemt, vertel dan aan het begin van de vergadering aan iedereen dat u deze gaat gebruiken om aantekeningen te maken. Door geen apparaten mee te nemen of mensen van tevoren te waarschuwen waarom je een apparaat meeneemt, voorkom je dat collega's zich afvragen of je wel oplet.
5. Beëindig vergaderingen door belangrijke afhaalrestaurants te herhalen.
Zorg er als leider van de vergadering voor dat u de laatste vijf minuten van elke vergadering gebruikt om snel belangrijke zaken samen te vatten. Dit helpt om de belangrijkste stukjes informatie glashelder te maken. Het herhalen van wat iedereen geacht wordt te doen of te presenteren tegen de volgende vergadering is een geweldige manier om een vergadering af te ronden en iedereen bij de les te houden.
Waarde halen uit vergaderingen zou de belangrijkste prioriteit moeten zijn, houd geen vergaderingen voor dingen die u snel kunt bespreken via telefoon of e-mail. Zorg ervoor dat uw vergaderingen zijn ingericht voor belangrijke discussieonderwerpen en een hoge productiviteit. Laat uw team u helpen deze tijd verstandig te gebruiken om samen te werken en projecten soepel te laten verlopen.
