Of je nu de taak hebt om het hygiëneprobleem van een werknemer aan te pakken, of je weet niet hoe je iemand moet troosten die te maken heeft met een persoonlijke tragedie, je kunt in de verleiding komen om niets te zeggen. Onhandige gesprekken zijn immers erg ongemakkelijk.
Maar het vermijden van de olifant in de kamer zal het ongemak en de spanning alleen maar vergroten. Soms moet je die problemen direct onder ogen zien, zelfs als het ongemakkelijk is om dat te doen. Hier zijn acht tips om een ongemakkelijk gesprek minder ongemakkelijk te maken:
1. Vermijd de stilte.
Onderzoek laat zien dat het slechts vier seconden ongemakkelijke stilte kost om je angst tijdens een gesprek omhoog te schieten. Hoe angstiger je je voelt, hoe minder welbespraakt je zult zijn.
Plan waar mogelijk van tevoren wat je wilt zeggen. Als u weet wat u moet communiceren, kunt u uw boodschap zo overbrengen dat er zoveel mogelijk ongemakkelijke stilte wordt voorkomen.
2. Spreek in een privéomgeving.
Voer geen geïmproviseerd gesprek in de gang als je de persoon toevallig tegenkomt. Ontmoet elkaar in plaats daarvan in een privékamer waar niemand anders het kan afluisteren. En als iemand anders in een openbare setting eerst een lastig onderwerp ter sprake brengt, stel dan voor het gesprek ergens anders te voeren.
3. Ga zitten.
Zitten kan comfort toevoegen aan een anders moeilijke situatie. Zorg er in ieder geval voor dat jij en de ander op hetzelfde niveau zitten. Als je blijft staan terwijl je met een zittende persoon praat, praat je fysiek tegen hem - en dat is niet de toon die je wilt zetten. Als er maar één stoel in de kamer is, blijf dan bij de andere persoon staan.
4. Geef een waarschuwing.
Verzacht harde woorden of directe vragen met een eenvoudige waarschuwing. In plaats van te zeggen: 'Billy, de andere medewerkers zeggen dat je stinkt', verzacht je de klap met een waarschuwend woord door te zeggen: 'Wat ik je ga vertellen is misschien een beetje moeilijk om te horen.' Dat geeft de ander een minuut om zich emotioneel voor te bereiden op wat je gaat zeggen.
5. Erken uw ongemak.
Het ontkennen van je ongemak kan ervoor zorgen dat je oneerlijk overkomt. Als je friemelt, je gewicht verplaatst en oogcontact afwendt, erken dan je angst. Geef een korte zin die uitlegt wat de ander al voelt, zoals: 'Ik vind het een beetje ongemakkelijk om dit ter sprake te brengen.'
6. Wees beleefd en toch direct.
Hoewel het belangrijk is om beleefd te zijn, moet u uw woorden niet zo zacht maken dat uw bericht verloren gaat. Als je iemand ontslaat vanwege zijn incompetentie, impliceer dan niet dat hij of zij wordt ontslagen omdat er niet genoeg werk is. Indirecte communicatie zal de verwarring van de ander over wat er werkelijk aan de hand is alleen maar vergroten. Blijf bij de feiten en houd het gesprek kort.
7. Wees een actieve luisteraar.
hoe vaak is Jerry Taft getrouwd geweest?
Geef de ander de kans om te verwerken wat je hebt gezegd. Wees een actieve luisteraar door terug te kijken op wat je hoort en door opheldering te geven over punten die mogelijk verkeerd zijn begrepen.
Wees erop voorbereid dat de ander intense emoties ervaart, variërend van schaamte en verdriet tot angst en woede. Tenzij de persoon ongepast wordt, wees dan bereid om de andere persoon te helpen die emoties een beetje te verwerken.
8. Breng het gesprek tot een duidelijk einde.
Onhandige gesprekken eindigen vaak op een even ongemakkelijke manier. Onzekerheid over de vraag of het gesprek echt voorbij is, of verwarring over wat er daarna gaat gebeuren, draagt alleen maar bij aan de onhandigheid.
Als je iets gaat opvolgen, vermeld dat dan. Als u verwacht dat de ander verdere actie onderneemt, spreek dan uw verwachting uit. Beëindig het gesprek dan door iets te zeggen als: 'Dat is alles waar ik het vandaag over wilde hebben. Denk er eens over na en neem contact met me op als je vragen hebt.'
