'Te veel vergaderingen' en 'Te veel tijd verspild aan onproductieve vergaderingen.' Wanneer een bedrijf worstelt met een lage medewerkersbetrokkenheid, vindt u steevast een van deze klachten bovenaan de lijst.
Dit lijken klachten over vergaderingen, maar in werkelijkheid zijn dit uitspraken over je niet gerespecteerd voelen.
met wie is Chevy Chase getrouwd?
Als iemand zegt dat ze in te veel vergaderingen zitten, zeggen ze dat de mensen die deze vergaderingen bijeenroepen, geen aandacht schenken aan al het andere belangrijke werk dat op hun bord ligt. De werknemer gaat naar meer vergaderingen dan hun werklast toelaat, waardoor ze tijd moeten stelen van pauzes, vakanties en gezinnen, zodat ze het werk kunnen doen dat ze moeten voltooien om hun salaris te krijgen.
Wanneer iemand klaagt over het verspillen van tijd in *onproductieve* vergaderingen, zeggen ze dat de vergaderingsleider het team niet genoeg respecteerde om een productieve vergadering te plannen. Een gehaaste leider zou kunnen beweren dat ze gewoon geen tijd hadden om een plan voor de vergadering samen te stellen, wat het nog erger maakt omdat het nu heel duidelijk is dat de tijd van de leider kostbaar is, maar het is acceptabel om die van alle anderen te verspillen.
Goed presterende organisaties organiseren de juiste vergaderingen met de juiste mensen op het juiste moment. Ze respecteren de tijd die werknemers in vergaderingen investeren en zorgen ervoor dat deze productief wordt besteed.
Op tijd beginnen en eindigen is belangrijk, net als een eerlijke verdeling van de tijd binnen de vergadering. Misschien nog belangrijker, attente leiders werken aan het plannen van vergaderingen die verstoring van ander werk tot een minimum beperken en onnodige deelnemers niet hinderen.
Hier zijn vijf manieren om respect in te bouwen in de manier waarop u vergaderingen plant.
1. Plan vergaderingen op natuurlijke overgangstijden om de tijd voor het wisselen van taken tot een minimum te beperken.
Effectieve planning verbetert de focus tijdens vergaderingen, verlaagt de kosten voor het wisselen van taken en verhoogt de productieve focustijd voor ander werk. Taakwisseling is de tijd die nodig is om je aandacht van de ene taak naar de andere te verplaatsen en opnieuw gefocust te worden. De tijdstraf voor het wisselen van taak kan van een extra 10 tot 50 minuten van de dag afnemen.
Vergaderingen die 's ochtends als eerste plaatsvinden, vlak voor een middagpauze, en aan het eind van de dag komen overeen met tijden waarop het werk van nature al wordt verstoord. Dit zorgt voor slechts één, in plaats van twee, taakveranderende onderbrekingen voor elke vergadering.
2. Plan vergaderingen met voldoende voorbereidingstijd.
Om de tijd in de vergadering productief en geconcentreerd te houden, moet iedereen voorbereid zijn. Ze hebben tijd nodig om de agenda door te nemen, rapporten te lezen en na te denken over de vragen die ze zullen stellen.
Vergaderingen die minstens twee dagen van tevoren zijn gepland, geven mensen de tijd om voorbereid te komen.
max joseph geboortedatum
3. Laat tijd tussen vergaderingen voor overgangen.
Productieve vergaderingen beginnen op tijd, wat onmogelijk wordt wanneer mensen niet de tijd hebben om de ene vergadering te verlaten en naar de volgende te gaan.
Op dagen met meerdere vergaderingen zorgt het plannen van vergaderingen om ten minste 10 minuten voor het begin van de volgende vergadering te eindigen, ervoor dat mensen tijd hebben om soepel over te stappen. Dit is genoeg tijd om snel naar het toilet te gaan en een paar dringende berichten terug te sturen, wat een enorm verschil maakt in ieders vermogen om zich te concentreren.
4. Blokkeer hele of halve dagen als 'No Meetings'-tijd.
Goed presterende individuen blokkeren regelmatig de tijd voor het werk dat ze willen doen. Dit voordeel staat bekend als tijdsblokkering en u kunt dit voordeel voor de hele groep vermenigvuldigen met aangewezen vergadervrije focustijd.
Dit laat iedereen weten dat ze erop kunnen rekenen dat ze elke week meerdere opeenvolgende uren hebben om individueel werk gedaan te krijgen, wat het plannen vergemakkelijkt, angst vermindert en de productiviteit verhoogt. Dit is vooral belangrijk voor kenniswerkers die grote blokken ononderbroken tijd nodig hebben om hun beste werk te doen en 'in de flow te komen'.
Zo vertrekt ons team zowel dinsdag als vrijdag vrij van meetings.
5. Maak vergaderingen optioneel.
Ten slotte is de eenvoudigste manier om ieders tijd te respecteren, door hun oordeel te respecteren over hoe die tijd het beste kan worden gebruikt. Als uw team vindt dat er te veel vergaderingen zijn, laat hen dan weten dat ze zich kunnen afmelden voor vergaderingen die ze onnodig vinden voor hun werk.
En als ze het gevoel hebben dat een vergadering niet productief is, omarm dan 'de wet van twee voeten'. Dit maakt het oké om rustig een vergadering te verlaten als je je realiseert dat het geen goede besteding van je tijd is.
Als uw organisatie moeite heeft om onproductieve vergaderingen uit de agenda te houden, zal het implementeren van slechts een paar van deze tips als beleid een krachtige boodschap van respect afgeven. Wanneer u werkt om vergaderingen te plannen die ieders tijd respecteren, profiteert u van meer betrokken en loyale medewerkers die die tijd voor u aan het werk zetten.
