De gemiddelde Amerikaanse werknemer besteedt ongeveer een kwart van de werkweek kammen door de honderden e-mails we verzenden en ontvangen allemaal elke dag.
Maar ondanks dat we aan onze antwoordknoppen gekluisterd zijn, zegt loopbaancoach Barbara Pachter genoeg professionals nog steeds weet niet hoe je e-mail op de juiste manier moet gebruiken.
Vanwege de enorme hoeveelheid berichten die we elke dag lezen en schrijven, zijn we misschien meer geneigd om gênante fouten te maken - en die fouten kunnen ernstige professionele gevolgen hebben.
Pachter schetst de basisprincipes van moderne e-mailetiquette in haar boek De essentie van zakelijke etiquette . We hebben de meest essentiële regels eruit gehaald die u moet weten.
Vivian Giang en Rachel Sugar hebben bijgedragen aan eerdere versies van dit artikel.
1. Voeg een duidelijke, directe onderwerpregel toe.
Voorbeelden van een goede onderwerpregel zijn 'Vergaderdatum gewijzigd', 'Snelle vraag over uw presentatie' of 'Suggesties voor het voorstel'.
'Mensen beslissen vaak of ze een e-mail openen op basis van de onderwerpregel', zegt Pachter. 'Kies er een die lezers laat weten dat u hun zorgen of zakelijke problemen aanpakt.'
2. Gebruik een professioneel e-mailadres.
Als u voor een bedrijf werkt, moet u uw bedrijfse-mailadres gebruiken. Maar als je een persoonlijk e-mailaccount gebruikt - of je nu als zelfstandige werkt of het af en toe gebruikt voor werkgerelateerde correspondentie - moet je voorzichtig zijn bij het kiezen van dat adres, zegt Pachter.
U moet altijd een e-mailadres hebben waarop uw naam staat, zodat de ontvanger precies weet wie de e-mail verzendt. Gebruik nooit e-mailadressen (misschien overblijfselen van uw schooltijd) die niet geschikt zijn voor gebruik op de werkplek, zoals 'babygirl@...' of 'beerlover@...' - het maakt niet uit hoeveel u van een koud brouwsel.
3. Denk twee keer na voordat je op 'Allen beantwoorden' klikt.
Niemand wil e-mails lezen van 20 mensen die niets met hen te maken hebben. Het negeren van de e-mails kan moeilijk zijn, omdat veel mensen meldingen krijgen van nieuwe berichten op hun smartphones of afleidende pop-upberichten op hun computerschermen. Druk niet op 'Allen beantwoorden', tenzij je echt denkt dat iedereen op de lijst de e-mail moet ontvangen, zegt Pachter.
4. Voeg een handtekeningblok toe.
Voorzien uw lezer met wat informatie over u, stelt Pachter voor. 'Over het algemeen zou dit uw volledige naam, titel, de bedrijfsnaam en uw contactgegevens, inclusief een telefoonnummer, moeten vermelden. Je kunt ook wat publiciteit voor jezelf toevoegen, maar overdrijf niet met uitspraken of kunstwerken.'
Gebruik hetzelfde lettertype, dezelfde lettergrootte en kleur als de rest van de e-mail, zegt ze.
5. Gebruik professionele begroetingen.
Gebruik geen relaxte, informele uitdrukkingen zoals 'Hallo jongens', 'Yo' of 'Hallo mensen'.
'Het ontspannen karakter van onze geschriften mag de aanhef in een e-mail niet beïnvloeden', zegt ze. 'Hey is een heel informele begroeting en zou over het algemeen niet op de werkplek moeten worden gebruikt. En Yo is ook niet oké. Gebruik Hallo of Hallo in plaats daarvan.'
Ze raadt ook af om iemands naam in te korten. Zeg 'Hoi Michael', tenzij je zeker weet dat hij liever 'Mike' wordt genoemd.
6. Wees spaarzaam met uitroeptekens.
Als je ervoor kiest om een uitroepteken te gebruiken, gebruik er dan maar één om opwinding over te brengen, zegt Pachter.
'Mensen laten zich soms meeslepen en zetten een aantal uitroeptekens aan het einde van hun zin. Het resultaat kan te emotioneel of onvolwassen overkomen', schrijft ze. 'Uitroeptekens moeten spaarzaam worden gebruikt in het schrijven.'
7. Wees voorzichtig met humor.
Humor kan gemakkelijk verloren gaan in vertalingen zonder de juiste toon of gezichtsuitdrukkingen. In een professionele uitwisseling is het beter om humor uit e-mails te laten, tenzij je de ontvanger goed kent. Iets waarvan jij denkt dat het grappig is, is misschien niet grappig voor iemand anders.
Pachter zegt: 'Iets dat als grappig wordt ervaren wanneer het wordt uitgesproken, kan heel anders overkomen wanneer het wordt geschreven. Laat het bij twijfel weg.'
8. Weet dat mensen uit verschillende culturen anders spreken en schrijven.
Miscommunicatie kan gemakkelijk ontstaan door: culturele verschillen , vooral in de schrijfvorm wanneer we elkaars lichaamstaal niet kunnen zien. Stem je boodschap af op de culturele achtergrond van de ontvanger of hoe goed je hem kent.
Een goede regel om in gedachten te houden, zegt Pachter, is dat culturen met een hoge context (Japans, Arabisch of Chinees) je willen leren kennen voordat ze zaken met je doen. Daarom kan het gebruikelijk zijn dat zakenrelaties uit deze landen persoonlijker zijn in hun geschriften. Aan de andere kant komen mensen uit een lage-contextcultuur (Duits, Amerikaans of Scandinavisch) liever heel snel ter zake.
9. Beantwoord uw e-mails, zelfs als de e-mail niet voor u bedoeld was.
Het is moeilijk om op elk e-mailbericht te reageren dat ooit naar u is verzonden, maar u moet het proberen, zegt Pachter. Dit omvat ook wanneer de e-mail per ongeluk naar u is verzonden, vooral als de afzender een antwoord verwacht. Een antwoord is niet nodig, maar dient als goede e-mailetiquette, vooral als deze persoon in hetzelfde bedrijf of dezelfde branche werkt als u.
Hier is een voorbeeldantwoord: 'Ik weet dat u het erg druk heeft, maar ik denk niet dat u mij deze e-mail wilde sturen. En ik wilde het je laten weten, zodat je het naar de juiste persoon kunt sturen.'
10. Proeflees elk bericht.
Uw fouten zullen niet onopgemerkt blijven door de ontvangers van uw e-mail. 'En, afhankelijk van de ontvanger, kun je worden beoordeeld omdat je ze hebt gemaakt', zegt Pachter.
Vertrouw niet op spellingcontrole. Lees en herlees je e-mail een paar keer, bij voorkeur hardop, voordat je hem verstuurt.
'Een supervisor wilde schrijven: 'Sorry voor het ongemak',' zegt Pachter. 'Maar hij vertrouwde op zijn spellingcontrole en schreef uiteindelijk: 'Sorry voor de incontinentie.'
11. Voeg het e-mailadres als laatste toe.
'Je wilt niet per ongeluk een e-mail sturen voordat je het bericht hebt geschreven en gecontroleerd', zegt Pachter. 'Zelfs als je een bericht beantwoordt, is het een goede voorzorgsmaatregel om het adres van de ontvanger te verwijderen en pas in te voegen als je zeker weet dat het bericht klaar is om te worden verzonden.'
12. Controleer nogmaals of je de juiste ontvanger hebt geselecteerd.
Pachter zegt dat je goed moet opletten bij het typen van een naam uit je adresboek op de 'aan'-regel van de e-mail. 'Het is gemakkelijk om de verkeerde naam te selecteren, wat voor jou en voor de persoon die de e-mail per ongeluk ontvangt in verlegenheid kan worden gebracht.'
13. Houd uw lettertypen klassiek.
Purple Comic Sans heeft een tijd en een plaats (misschien?). Maar houd voor zakelijke correspondentie uw lettertypen, kleuren en formaten klassiek.
De hoofdregel: uw e-mails moeten gemakkelijk te lezen zijn voor andere mensen.
'Over het algemeen is het het beste om 10- of 12-punts lettertype en een gemakkelijk te lezen lettertype te gebruiken, zoals Arial, Calibri of Times New Roman,' adviseert Pachter. Wat kleur betreft, is zwart de veiligste keuze.
14. Houd je toon in de gaten.
Net zoals grappen verloren gaan in vertaling, is toon gemakkelijk verkeerd te interpreteren zonder de context die je zou krijgen van vocale signalen en gezichtsuitdrukkingen. Daarom is het gemakkelijk om abrupter over te komen dan u misschien had bedoeld: u bedoelde 'rechttoe rechtaan', ze lazen 'boos en kortaf'.
Om misverstanden te voorkomen, raadt Pachter aan om uw bericht hardop te lezen voordat u op verzenden drukt. 'Als het voor jou hard klinkt, zal het voor de lezer hard klinken', zegt ze.
Voor de beste resultaten, vermijd het gebruik van ondubbelzinnig negatieve woorden ('mislukking', 'fout', 'verwaarloosd') en zeg altijd 'alsjeblieft' en 'dank je'.
15. Niets is vertrouwelijk, dus schrijf dienovereenkomstig.
Onthoud altijd wat de voormalige CIA-chef-generaal David Petraeus blijkbaar vergat, waarschuwt Pachter: elke elektronisch bericht laat een spoor achter.
heeft Chris Carmack een relatie?
'Een basisrichtlijn is om ervan uit te gaan dat anderen zullen zien wat je schrijft', zegt ze, 'dus schrijf niets op waarvan je niet wilt dat iedereen het ziet.' Een meer liberale interpretatie: schrijf niets dat schadelijk voor u zou zijn of kwetsend voor anderen. E-mail is tenslotte gevaarlijk gemakkelijk door te sturen, en het is beter om veilig te zijn dan sorry.
Dit verhaal verscheen voor het eerst op Business insider .
