Na meer dan 25 jaar met zowel startups als grote bedrijven te hebben gewerkt, heb ik managers zo verliefd zien worden op hun 'verstorende' toekomstvisies, dat ze de kortetermijnplannen die de zaken op gang brengen verwaarlozen. Ik heb ook gezien dat leiders zo gefocust waren op implementatie dat ze hun doel en strategie uit het oog verloren.
Echt succes ontstaat wanneer je het grote geheel combineert met concrete actie. Een middelgroot productiebedrijf waarmee ik onlangs heb gewerkt, wilde bijvoorbeeld een bedrijfsstrategie ontwikkelen. De uitdaging was dat hun leiders zoveel projecten hadden lopen dat mensen nauwelijks tijd hadden om samen te komen om hun plan te formuleren. Het executive team kwam uiteindelijk bijeen en somde hun topprioriteit voor het jaar op. Vervolgens bekeken we ze met een nieuwe strategische lens -- in plaats van 'plannen' te schetsen, definieerden ze voor elk project 'charters'. Door dit te doen, konden ze een stap terug doen en hun portfolio van kansen zien met een nieuwe lens die hen hielp hun focus opnieuw te prioriteren en financiering te geven aan de projecten met het grootste voordeel.
Een projectcharter is een zeer kort document, idealiter één pagina, dat uw algemene doelstellingen en de succesfactoren voor het bereiken ervan opsomt. Het is in wezen een spiekbriefje dat u en uw team gefocust houdt op wat er in de loop van de tijd het meest toe doet.
Houd bij het maken van uw projectcharter rekening met deze categorieën en vragen:
- Wat is je algemene doel? (Wat is het grootste probleem of de grootste kans die u gaat aanpakken?)
- Wat is de reikwijdte? (Wat ga je doen versus expliciet niet doen als onderdeel van het project?)
- Wie is erbij betrokken? (Welke mensen of groepen moeten erbij betrokken zijn en welke rol spelen ze?)
- Wat is de businesscase? (Wat zijn de financiële of andere voordelen die het project zal opleveren voor de organisatie, klanten of andere belanghebbenden?)
- Wat zijn de succesmaatregelen? (Welke meetbare statistieken ga je gebruiken om het succes te beoordelen?)
- Welke middelen zijn nodig? (Welke financiering, tijd, materialen of andere middelen zijn nodig?)
- Wat is de tijdlijn? (Wat zijn de belangrijkste fasen of mijlpalen?)
- Wat zijn de risico's? (Welke obstakels kunnen succes in de weg staan?)
- Wat zijn de succesfactoren? (Wat moet er worden gedaan of ingevoerd om succes te garanderen?)
U kunt de vragen eenvoudig aanpassen aan uw behoeften door enkele van de bovenstaande vragen toe te voegen of te vervangen.
Een projectcharter is een strategisch hulpmiddel om te communiceren wat je doet en hoe, zonder te verdwalen in het onkruid. De beste leiders betrekken hun teams bij het opbouwen van het charter vanaf het begin, omdat ze weten dat mensen ondersteunen wat ze helpen creëren.
