Een managementinformatiesysteem (MIS) is een geautomatiseerde database met financiële informatie die zo is georganiseerd en geprogrammeerd dat het regelmatig rapporten over de activiteiten produceert voor elk managementniveau in een bedrijf. Meestal is het ook mogelijk om speciale rapporten eenvoudig uit het systeem te halen. Het belangrijkste doel van de MIS is om managers feedback te geven over hun eigen prestaties; topmanagement kan toezicht houden op het bedrijf als geheel. Informatie weergegeven door de MID toont typisch 'werkelijke' gegevens tegenover 'geplande' resultaten en resultaten van een jaar eerder; dus meet het de voortgang tegen doelen. De MID ontvangt gegevens van bedrijfsonderdelen en functies. Sommige gegevens worden automatisch verzameld bij computergekoppelde kassa's; andere worden met periodieke tussenpozen ingetoetst. Routinerapporten zijn voorgeprogrammeerd en worden met tussenpozen of op aanvraag uitgevoerd, terwijl andere worden verkregen met behulp van ingebouwde querytalen; weergavefuncties die in het systeem zijn ingebouwd, worden door managers gebruikt om de status te controleren op computers aan de bureauzijde die via netwerken met het MIS zijn verbonden. Veel geavanceerde systemen bewaken en tonen ook de prestaties van de aandelen van het bedrijf.
Noot van de redactie: op zoek naar cloudback-up voor uw bedrijf? Als u informatie wilt om u te helpen bij het kiezen van de juiste voor u, gebruik dan de onderstaande vragenlijst om onze partner, BuyerZone, u gratis informatie te laten verstrekken:
OORSPRONG EN EVOLUTIE
Het MIS vertegenwoordigt de elektronische automatisering van verschillende soorten tel-, telling-, administratie- en boekhoudtechnieken, waarvan de verreweg oudste natuurlijk het grootboek was waarop de bedrijfseigenaar zijn of haar bedrijf bijhield. Automatisering ontstond in de jaren 1880 in de vorm van tabellen die konden worden gesorteerd en geteld. Dit waren de ponskaarten die velen zich nog steeds herinnerden: ze vingen informatie-elementen op die op ponskaartmachines waren ingetoetst; de kaarten werden vervolgens verwerkt door andere machines waarvan sommige resultaten van tellingen konden afdrukken. Elke kaart was het equivalent van wat tegenwoordig een databaserecord zou worden genoemd, waarbij verschillende gebieden op de kaart als velden werden behandeld. Wereldberoemde IBM ging van start in 1911; het heette toen Computing-Tabulating-Recording Company. Vóór IBM was er C-T-R. Ponskaarten werden gebruikt om tijdregistraties bij te houden en om gewichten op een weegschaal te noteren. De US Census gebruikte dergelijke kaarten ook om de gegevens vast te leggen en te manipuleren. Toen de eerste computers na de Tweede Wereldoorlog opkwamen, werden ponskaartsystemen zowel als front-end (voor het invoeren van gegevens en programma's) als als output (computers sneden kaarten en andere machines die daaruit werden afgedrukt) gebruikt. Pas in de jaren zeventig verdwenen kaartsystemen helemaal. Ze werden uiteindelijk vervangen door magnetische opslagmedia (tape en schijven). Computers die dergelijke opslagmedia gebruiken, versnelden het tellen; de computer introduceerde rekenfuncties. MIS ontwikkelde zich naarmate de meest cruciale boekhoudfuncties geautomatiseerd werden.
Innovatiegolven verspreidden de fundamentele deugden van coherente informatiesystemen over alle bedrijfsfuncties en naar bedrijven van elke omvang in de jaren zeventig, tachtig en negentig. Binnen bedrijven ontwikkelden belangrijke functionele gebieden hun eigen MIS-mogelijkheden; vaak waren deze nog niet met elkaar verbonden: engineering-, productie- en voorraadsystemen ontwikkelden zich naast elkaar, soms draaiend op gespecialiseerde hardware. Personal computers ('micro's', pc's) verschenen in de jaren 70 en verspreidden zich in de jaren 80 wijdverbreid. Sommige hiervan werden gebruikt als vrijstaande 'seeds' van MIS-systemen voor verkoop-, marketing- en personeelssystemen, waarbij samengevatte gegevens werden overgebracht naar het 'mainframe'. In de jaren '80 verschenen en ontwikkelden netwerk-pc's op zichzelf tot krachtige systemen in de jaren '90 in veel bedrijven die middelgrote en kleine computers verdrongen. Uitgerust met krachtige database-engines werden dergelijke netwerken op hun beurt georganiseerd voor MIS-doeleinden. Tegelijkertijd werd in de jaren 90 het World Wide Web volwassen, veranderde het in internet met een visuele interface, waarbij allerlei systemen met elkaar werden verbonden.
Halverwege het eerste decennium van de 21e eeuw is het eng opgevatte idee van de MID enigszins vaag geworden. Managementinformatiesystemen doen natuurlijk nog steeds hun werk, maar hun functie is nu een van de vele andere die informatie verstrekken aan mensen in het bedrijfsleven om hen te helpen beheren. Er zijn systemen beschikbaar voor computerondersteund ontwerp en fabricage (CAD-CAM); computers houden toezicht op industriële processen op het gebied van energie, chemie, petrochemie, pijpleidingen, transportsystemen, etc. Systemen beheren en maken wereldwijd geld over en communiceren wereldwijd. Vrijwel alle belangrijke administratieve functies worden ondersteund door een geautomatiseerd systeem. Veel mensen doen nu hun belastingaangifte via internet en krijgen hun teruggaven automatisch bijgeschreven (of geld dat ze bezitten) van hun bankrekeningen. MIS was dus de eerste belangrijkste systeem van het informatietijdperk. Op dit moment worden de initialen IT universeel gebruikt. 'Informatietechnologie' is nu de categorie om alle software-hardware-communicatiestructuren aan te duiden die tegenwoordig op alle niveaus werken als een virtueel zenuwstelsel van de samenleving.
MIS EN KLEINE ZAKEN
Als MIS wordt gedefinieerd als een op computers gebaseerde coherente opstelling van informatie die de managementfunctie ondersteunt, beheert een klein bedrijf dat zelfs maar één enkele computer heeft die naar behoren is uitgerust en aangesloten, een managementinformatiesysteem. Vroeger was de term beperkt tot grote systemen die op mainframes draaiden, maar dat gedateerde concept heeft geen betekenis meer. Een medische praktijk met een enkele arts die software draait voor het factureren van klanten, het plannen van afspraken, via internet verbonden met een netwerk van verzekeringsmaatschappijen, gekoppeld aan boekhoudsoftware die controles kan verminderen, is de facto een MIS. In dezelfde geest heeft een kleine fabrieksvertegenwoordiging met drie opdrachtgevers op de weg en een administratief manager op het thuiskantoor een MIS-systeem, dat systeem wordt de schakel tussen alle onderdelen. Het kan een koppeling maken met de inventarissystemen, de boekhouding afhandelen en dient als basis voor communicatie met elke vertegenwoordiger, elk met een laptop. Vrijwel alle kleine bedrijven die zich bezighouden met consulting, marketing, verkoop, onderzoek, communicatie en andere dienstverlenende sectoren hebben grote computernetwerken waarop ze substantiële databases inzetten. MIS is volwassen geworden en is een integraal onderdeel geworden van kleine bedrijven.
Maar hoewel vrijwel elk bedrijf nu computers gebruikt, heeft nog niet iedereen de hierboven beschreven integratie gedaan. Het zetten van de laatste stap is echter veel gemakkelijker geworden, mits er goede redenen voor zijn. De motivatie om informatie beter te ordenen komt meestal van wanorde: opnieuw bestellen wat al is besteld, en ergens in dozen gaan zitten, omdat het bedrijf zijn voorraad slecht beheert. Motivatie kan ook voortkomen uit het horen van anderen die een hulpmiddel exploiteren, zoals een klantenlijst, terwijl de eigen lijst van de eigenaar overal in zestien stukjes ligt. Soms zijn er ook redenen voor: niet te veel automatiseren: in de moderne tijd kan een bedrijf tot stilstand komen omdat 'het netwerk uitvalt'.
Het upgraden van het informatiesysteem begint meestal met het identificeren van een probleem en het zoeken naar een oplossing. In dat proces kan een goed geïnformeerde resource-persoon die van buitenaf wordt ingeschakeld, veel hulp bieden. Als het probleem bijvoorbeeld overbevoorrading is, zal het oplossen van dat probleem vaak het startpunt worden voor een nieuw informatiesysteem dat veel andere aspecten van het bedrijf raakt. De eerste vraag die een consultant waarschijnlijk zal stellen, is hoe de zaken nu worden beheerd. In de beschrijving van het proces zal het ontdekken van mogelijke oplossingen beginnen. Meestal is het een goed idee om twee of drie dienstverlenende bedrijven in te schakelen voor een eerste consult; deze kosten zelden geld. Zodra de eigenaar zich op zijn gemak voelt bij een van deze leveranciers, kan het proces worden verdiept.
De ondernemer heeft de mogelijkheid om voor verschillende problemen verschillende softwarepakketten aan te schaffen en deze vervolgens met behulp van een value-added reseller (VAR) of een systeemintegrator stapsgewijs te koppelen tot een systeem. Deze oplossing is waarschijnlijk het beste voor kleine bedrijven met minder dan 50 werknemers. Grotere bedrijven willen wellicht ook de mogelijkheden verkennen die worden aangeboden door applicatieserviceproviders of managementserviceproviders (respectievelijk ASP's en MSP's, gezamenlijk aangeduid als xSP's) bij het installeren van ERP-systemen en het leveren van webservices. ASP's leveren hoogwaardige bedrijfsapplicaties aan een gebruiker vanaf een centrale website. MSP's bieden on-site of webgebaseerde systeembeheerdiensten aan een bedrijf. ERP staat voor 'enterprise resource planning', een klasse van systemen die productie-, inkoop-, voorraadbeheer- en financiële gegevens in één systeem integreren, met of zonder webmogelijkheden. ERP's zijn erg populair bij grotere en middelgrote bedrijven, maar drongen halverwege de jaren 2000 ook steeds meer door in de sector van het kleinbedrijf.
BIBLIOGRAFIE
'Geschiedenis van IBM-;1910s.' IBM. Beschikbaar op http://www03.ibm.com/ibm/history/history/decade_1910.html. Ontvangen op 15 april 2006.
joel de lafuente etniciteit
Laudon, Kenneth C. en Jane Price Laudon. Managementinformatiesystemen: het digitale bedrijf beheren . Prenticezaal, 2005.
'Learning Zone-;MIS: Tijd om in geautomatiseerde systemen te duiken.' Wereld afdrukken . 6 april 2006.
Shim, Jae K. en Joel F. Siegel. De vestzakgids voor informatietechnologie . John Wiley & Zonen, 2005.
Torode, Christina. 'xSP's heroverwegen bedrijfsmodellen.' Nieuws over computerresellers . 15 juli 2002.
Noot van de redactie: op zoek naar cloudback-up voor uw bedrijf? Als u informatie wilt om u te helpen bij het kiezen van de juiste voor u, gebruik dan de onderstaande vragenlijst om onze partner, BuyerZone, u gratis informatie te laten verstrekken:
Redactionele openbaarmaking: Inc. schrijft over producten en diensten in deze en andere artikelen. Deze artikelen zijn redactioneel onafhankelijk - dat betekent dat redacteuren en verslaggevers onderzoek doen naar en schrijven over deze producten zonder enige invloed van marketing- of verkoopafdelingen. Met andere woorden, niemand vertelt onze verslaggevers of redacteuren wat ze moeten schrijven of dat ze bepaalde positieve of negatieve informatie over deze producten of diensten in het artikel moeten opnemen. De inhoud van het artikel is geheel ter beoordeling van de verslaggever en redacteur. U zult echter merken dat we soms links naar deze producten en diensten in de artikelen opnemen. Wanneer lezers op deze links klikken en deze producten of diensten kopen, kan Inc. hiervoor worden gecompenseerd. Dit op e-commerce gebaseerde advertentiemodel heeft - net als elke andere advertentie op onze artikelpagina's - geen invloed op onze redactionele berichtgeving. Verslaggevers en redacteuren voegen die links niet toe en zullen ze ook niet beheren. Dit advertentiemodel ondersteunt, net als andere die u op Inc ziet, de onafhankelijke journalistiek die u op deze site aantreft.
