Een beetje minder praten

Wanneer was de de vorige keer dat je een vergadering had gepland en acht mensen uitnodigde in plaats van de drie mensen die er echt bij moesten zijn, simpelweg omdat je niet wilde dat iemand zich buitengesloten voelde?

Wanneer heb je voor het laatst een bedrijfsbrede e-mail gestuurd met zoiets als: 'Hé, koffiedrinkers opgelet: als je de pot op hebt, maak er dan nog een!' ook al is er eigenlijk maar één persoon die deze regel overtreedt (en zij is je mede-oprichter)?

Wanneer heb je voor het laatst een lange discussie gehad over het kleurenpalet voor de nieuwe brochure met een programmeur, die niets met de brochure te maken heeft, maar zeker weet dat hij niet van oranje houdt?

Dit zijn symptomen van een veel voorkomende ziekte: te veel communicatie .

Nu weten we allemaal dat communicatie erg belangrijk is en dat veel organisatorische problemen worden veroorzaakt door een gebrek aan communicatie. De meeste mensen proberen dit probleem op te lossen door de hoeveelheid communicatie te vergroten: iedereen een e-mail sturen, lange vergaderingen houden en het hele personeel uitnodigen, en om ieders twee cent vragen voordat een beslissing wordt genomen.

Maar communicatiekosten lopen sneller op dan u denkt, vooral bij grotere teams. Wat vroeger werkte met drie mensen in een garage die allemaal met elkaar over alles praatten, werkt gewoon niet als je hoofdtelling 10 of 20 mensen bereikt. Iedereen die niet bij die vergadering hoeft te zijn, is dodelijk voor de productiviteit. Iedereen die die e-mail niet hoeft te lezen, wordt erdoor afgeleid. Op een gegeven moment is overcommuniceren gewoon niet efficiënt.

Het is een bijzonder verraderlijk probleem voor snelgroeiende start-ups. Als je heel klein bent en net begint, heb je niet zoveel mensen, dus het kost niet zoveel tijd om iedereen op de hoogte te houden. Maar naarmate je groter wordt, neemt het aantal mensen dat mogelijk betrokken kan raken bij een bepaalde discussie toe, en de hoeveelheid dingen die je als bedrijf doet, neemt toe, en de hoeveelheid tijd die je kunt verspillen aan te veel communiceren wordt een serieus probleem.

Naarmate bedrijven uitbreiden, beginnen de mensen binnen hen zich te specialiseren. Op zo'n moment zullen sommige managers tot de conclusie komen dat ze een 'houd iedereen op dezelfde pagina'-probleem hebben. Maar vaak hebben ze eigenlijk een 'stop mensen van bemoeienis als er al genoeg slimme mensen aan iets werken' probleem.

met wie is Sutton pleeggehuwd?

Het is niet zo dat Bob van Accounting niets zinnigs te melden heeft over de fotografie voor de nieuwe reclamecampagne. Ja, Bob heeft een master in beeldende kunst. Ja, Bob is een amateurfotograaf. En misschien heeft hij zelfs een betere smaak dan de mensen in de marketing. Toch zou Bob de marketingmanager niet moeten vertellen wat hij moet doen, omdat het gewoon niet efficiënt is. In feite is het zeer inefficiënt.

De kosten van overcommunicatie binnen organisaties werden uitgewerkt door Fred Brooks in zijn boek uit 1975, De mythische man-maandMon . Brooks hielp bij het uitvoeren van het OS/360-project bij IBM en bouwde een gigantisch besturingssysteem voor de mainframes van het bedrijf. In die tijd waren computers grote, watergekoelde machines ter grootte van een kamer, soms met maar liefst 256.000 bytes hoofdgeheugen. OS/360 was waarschijnlijk het grootste softwareproject dat ooit is geprobeerd. En het was monumentaal laat.

Elke keer dat een bepaald aspect van het project achterliep op schema, wees IBM een paar mensen meer aan de taak toe. En wat Brooks opmerkte, wat mensen nog steeds verbaast, is dat dit niet werkte. Zijn observatie werd bekend als de wet van Brooks: mensen toevoegen aan een laat project zorgt ervoor dat het nog later wordt uitgevoerd.

Lees die zin nog eens, want hij is niet intuïtief. Brooks ontdekte dat het toevoegen van mensen aan een project het zal zetten verder achter op schema .

Hoe kan dat zijn? Als je een nieuwe persoon aan een team toevoegt, moet die persoon communiceren en coördineren met alle andere mensen in het team. Dit klinkt niet als een groot probleem, maar dat is het wel. De nieuweling weet niet wat er aan de hand is, dus iemand anders in het team -- iemand die vorige week nog productief werk deed -- moet stoppen met zijn of haar werk en deze nieuweling de kneepjes van het vak laten zien.

Hoe groter het team, hoe slechter het wordt. Wanneer je een team van één persoon hebt, heb je geen communicatieve eisen. Geen.

Voeg een tweede persoon toe en je hebt één connectie: Adam en Mary moeten af ​​en toe met elkaar praten.

charles stanley netto waarde 2016

Voeg nu een derde persoon toe, laten we zeggen Srinivas, en plotseling zijn we van één connectie naar drie gegaan, aangezien Srinivas met Adam en Mary moet praten.

Voeg een vierde persoon toe. Ik heb hier geen namen meer om me te helpen -- OK: Britney. Als we haar toevoegen, en ze moet met ze allemaal coördineren, krijg je zes connecties.

Voor wiskundigen is de formule dat als je n mensen in je team hebt, er zijn (n^twee-n)/2 verbindingen. Deze grafiek illustreert hoe dit een probleem wordt:

Zoals je kunt zien, beginnen de communicatiekosten behoorlijk snel te stijgen totdat, in grote teams, iedereen ooit tijd heeft om met iedereen te coördineren -- en niemand krijgt enig werk gedaan. In 2006 schreef Moishe Lettvin, een voormalig programmeur bij Microsoft, een blogpost waarin hij het jaar beschreef dat hij besteedde aan het coördineren van de lijst met items die in één menu in Windows Vista zouden verschijnen - het menu dat u gebruikt om uw computer uit te schakelen. (Zien Het Windows Shutdown Crapfest .) Lettvin bedacht dat 43 mensen allemaal een stem hadden bij het ontwerpen van dit ene menu. Drieënveertig! Volgens de formule van Brooks betekent dat het beheren van 903 verbindingen. Lettvin zegt dat hij zoveel tijd aan coördinatietaken besteedde dat hij in 12 maanden minder dan 200 regels code produceerde.

Als baas moet je manieren bedenken om communicatiepaden te verminderen. Elimineer bedrijfsbrede mailinglijsten -- of reken op zijn minst $ 1,50 om naar hen te posten. Stop met grote vergaderingen. Je hebt een cultuur nodig waarin mensen niet gespannen raken omdat ze niet bij een vergadering waren betrokken, wat betekent dat je een cultuur nodig hebt die mensen beloont voor het doen van hun werk en die zich afkeurt bij inmenging in andermans werk.

En wijs voor elk project één persoon aan om ervoor te zorgen dat de communicatie plaatsvindt - maar alleen de juiste communicatie. Anders begint het team gewoon lange vergaderingen te houden met iedereen daar en, eerlijk gezegd, mensen zullen socializen, en uitbundig praten, en ruzie maken over dingen waar ze niet echt om geven, alleen maar om hun eigen stem te horen.

Ik denk dat dit waarschijnlijk een van die gevallen is waarin de oude managementstijl uit de jaren vijftig per ongeluk iets goed heeft gedaan. In die General Motors-achtige bedrijven hadden ze op zijn minst een idee van hoe informatie nodig was om op en neer te gaan in nette, geordende organigrammen, waaruit een zekere mate van erkenning bleek dat het juiste antwoord is dat niet elke persoon in de organisatie moet let op alles.

Toen u met uw bedrijf begon, heeft u waarschijnlijk uitstekend gecommuniceerd. Iedereen vertelde elkaar alles. En uw klanten vonden het geweldig, want toen ze belden om te vragen naar hun inkooporder, wist iedereen waar het was. Maar als je groter wordt, kun je niet iedereen blijven vertellen over elke inkooporder, dus moet je specifieke communicatiesystemen uitvinden zodat precies de juiste mensen erachter komen en niemand anders. Niet omdat het vertrouwelijk is. Omdat het tijdverspilling is.

Joel Spolsky is de mede-oprichter en CEO van Fog Creek Software en de gastheer van de populaire blog Joel on Software. Voor een archief van zijn columns, ga naar www.inc.com/author/joel-spolsky .