Jeff Bezos verbood PowerPoint onlangs van vergaderingen bij Amazon en drong erop aan dat vergaderingen in plaats daarvan beginnen met de aanwezigen die stilletjes een papieren document lezen met de informatie die nodig is om het probleem te bespreken.
Dit is niet verwonderlijk, aangezien er veel wetenschappelijk onderzoek is dat het gebruik van PowerPoint de intelligentie van organisaties vermindert. PowerPoint vervangen door 'briefingdocumenten' (zoals Bezos heeft gedaan) is echter niet alleen goede wetenschap; het is ook een ongelooflijk slimme financiële zet, om de volgende drie redenen:
- Het bespaart tijd. PowerPoint communiceert met de snelheid waarmee de presentator praat; een briefingdocument communiceert met de snelheid die het publiek leest. Een presentatie die een uur zou duren (zonder onderbrekingen of discussie) wordt teruggebracht tot slechts vijf minuten.
- Het bespaart tijd. Doordat een briefingdocument de belangrijke informatie aan het begin van de vergadering geeft, zit iedereen letterlijk 'op één lijn' en is de discussie korter en meer to the point. Bovendien, aangezien een presentatie een presentator nodig heeft, moet woonden de vergadering bij om de informatie te verkrijgen. Met een briefingdocument kunnen mensen die alleen de informatie nodig hebben (maar niet hoeven deel te nemen) het document gewoon lezen en de vergadering overslaan.
- Het bespaart tijd. Een briefingdocument elimineert de drie ergste PowerPoint-tijdverspillers: a) 'Ze-kunnen-deze-Jello-aan-de-muur'-presentaties niet vastzetten, b) 'Ik heb me niet voorbereid, dus ik ben -presentaties-mijn-standaard-dia's gebruiken; en, het ergste van alles, c) 'Wil-je-alsjeblieft-om-voor-de-liefde-van-god-naar-het-verdomde punt?' presentaties.
Had ik al gezegd dat het tijd bespaart? Goed, want zoals ik al eerder heb opgemerkt, besteedt de gemiddelde executive ongeveer 50 procent van zijn of haar tijd aan vergaderingen (waarvan een derde totaal nutteloos is). Dit is een enorme productiviteitsdrain, bovenop het beruchte vermogen van PowerPoint om organisatorische intelligentie te verminderen.
Dus laten we de cijfers doen. Aangezien briefingdocumenten (minstens) twee keer zo tijdbesparend zijn als PowerPoint en de meest nutteloze vergaderingen meestal elimineren, door PowerPoint te vervangen door briefingdocumenten, verhoogde Bezos de bedrijfsbrede managementproductiviteit door minstens 25 procent.
Ik onderzoek en schrijf al meer dan 20 jaar over kantoortechnologie en managementtechniek. Er zijn weinig of geen technologieën of technieken die, wanneer ze worden geïmplementeerd, ook maar in de buurt komen van een dergelijk dramatisch positief effect op de productiviteit.
Maar dat is niet alles. Het verbieden van PowerPoint ten gunste van briefingdocumenten kostte Bezos en Amazon precies $ 0,00. Voor alle praktische doeleinden is dat een ROI van, nou ja, oneindig.
Best slim, hè?
