Het is bijna 2020 en technologie speelt een zeer belangrijke rol in de manier waarop we communiceren. Dit geldt natuurlijk zowel als consument als als ondernemer. Hoewel communicatie natuurlijk de kern van het bedrijf is, kan het ook je grootste pijnpunt worden als het niet op een efficiënte manier wordt gedaan. Telefoongesprekken, bijvoorbeeld, tenzij gepland, en kunnen een realtime zuiging zijn en zijn meestal overbodig in het tijdperk van digitale communicatie.
Spraakberichten, oftewel iemand een opname van uw stem sturen, in tegenstelling tot het sturen van een gewoon sms-bericht, kan nuttig zijn wanneer dat nodig is, maar kan ook ongelooflijk vervelend en opdringerig zijn als het verkeerd of te vaak wordt gebruikt.
Dus wanneer is het effectief om spraak te gebruiken en wanneer is het vervelend?
Denk eerst, zoals altijd, aan je publiek.
Dit is een zeer algemene vuistregel en is van toepassing op de hele linie met communicatie en daarbuiten. Wat je nu ook doet, hoe je ook gaat communiceren, denk aan de persoon aan de andere kant.
Als de persoon bijvoorbeeld in een vergadering zit, is het misschien geen goed idee om hem 10 berichten achter elkaar te sturen? Bedenk hoe dat dan van hun kant wordt ontvangen. Grote kans dat ze aan hun kant meldingen hebben ingeschakeld, misschien zelfs geluid. Eén bericht, één melding kan worden genegeerd en die persoon kan doorgaan met zijn vergadering. 10? Niet zo veel.
Spraakberichten vereisen dat de persoon luistert, wat betekent dat ze hun vergadering moeten stoppen om deel te nemen. Een simpele 'Ben je ergens mee bezig of is het oké om een spraakbericht te sturen?' zou volstaan.
Denk altijd aan het publiek.
Geeft u prioriteit aan uw tijd boven de mijne?
Op een dieper niveau, als je me uit het niets belt, en nogmaals, we praten in een zakelijke context, niet tegen jou, mam, zeg je in wezen: 'Ik wil nu praten en het kan me niet schelen wat je doet het omdat ik nu wil praten, dus stop en antwoord.'
Spraaknotities zijn niet anders. Ik kan het niet gewoon lezen en ervoor kiezen om het te negeren of ermee bezig te zijn. Ja, ik kan het bericht of de oproep volledig negeren, maar naar mijn mening is dat zowel onbeleefd van mijn kant, als ook niet erg verantwoordelijk, omdat het misschien iets belangrijks is dat ik eigenlijk op tijd moet weten.
Als je sms't, kan ik je bericht lezen terwijl ik het artikel aan het schrijven was en ervoor kiezen om daarna te reageren. Als je een spraaknotitie stuurt of belt, moet ik stoppen met wat ik aan het doen ben om te luisteren of te antwoorden. Dus ja, je geeft eigenlijk prioriteit aan je tijd boven de mijne en dat is niet oké. Steel niet de tijd van anderen, communiceer alsof het bijna 2020 is en wees attent.
Is dit een informeel gesprek of iets dat mijn volledige aandacht vereist?
Voor alle duidelijkheid, ik klink alsof ik anti-spraakberichten ben. Iedereen die me ooit op WhatsApp heeft gesproken, weet dat dat niet het geval is. Als het specifieke scenario waarin ik me bevind geschikt is en het gesprek vereist dat u mijn toon hoort, kunnen spraakberichten zeer effectief zijn.
Het belangrijkste punt hier is dat, zoals de meeste dingen, spraakberichten geweldig kunnen zijn als ze op de juiste manier worden gebruikt en niet worden misbruikt.
Lisa Bolivar en Jorge Ramos
Als je iemand gedag wilt zeggen of wilt zeggen dat je aan hem denkt, kan een tekst van één zin het werk doen, daarvoor hoef je geen spraakbericht te sturen.
Over het algemeen is dit allemaal heel eenvoudig en zou het gezond verstand moeten zijn, wat zoals we allemaal weten tegenwoordig niet erg gebruikelijk is.
Houd bij het kiezen van uw communicatievorm niet alleen rekening met uw wensen en gemak, denk ook aan de persoon met wie u communiceert. Is dat zo moeilijk?
En als je nu denkt: 'Wauw, al deze regels, deze man moet een beetje ontspannen', dan heb je waarschijnlijk gelijk, maar als je de hele dag veel berichten krijgt (wat we allemaal doen.) en het beïnvloedt uw productiviteit, de manier waarop we communiceren moet worden besproken.
