Je bent er geweest. Het project is cruciaal. Er is nauwelijks tijd en de inzet is hoog. De druk zit erop. Er is geen ruimte voor fouten. Als je het goed doet, is alles gelukkig en ben jij de held. Als je het bij het verkeerde eind hebt, slaat het noodlot toe en zal iedereen, inclusief je cliënt, je personeel en waarschijnlijk je familie thuis, je als een loser zien.
Richard Phillips, CEO van Pilot Freight Services, werkt elke dag onder dit soort druk. Zijn bedrijf verzorgt de logistiek voor grote bedrijven die in veel delen van de wereld dingen moeten laten bezorgen, installeren en werken met weinig of geen foutenmarge.
Zijn bedrijf wordt vaak gevraagd voor unieke of complexe operaties. 'Meestal als we worden gevraagd om iets buitengewoons te doen, is het ook mission critical voor de klant,' onthulde Philips. 'Onze eerste inspanningen zijn altijd live, en ze vinden plaats op snelwegen, in drukke magazijnen, op het asfalt van luchthavens en op afgelegen locaties over de hele wereld.' Het lot van mensen en soms levens kunnen op het spel staan. De eerste keer dingen voor elkaar krijgen is meestal de enige optie.
Phillips, een lid van de Young Presidents' Organization (YPO), deelde enkele geweldige tips om ervoor te zorgen dat jij en je team niet bezwijken onder druk wanneer de missie van cruciaal belang is.
1. Zorg voor een cultuur van verantwoordelijkheid.
Ervoor zorgen dat een project de eerste keer goed wordt uitgevoerd, legt een enorme verantwoordelijkheid bij de betrokkenen. Als ze niet klaar zijn om deze verantwoordelijkheid op zich te nemen, kan een mislukking op handen zijn. ' Elke Pilot-medewerker weet dat hij verantwoordelijk is voor elke zending in ons systeem, ' zei Philips. ' Er bestaat niet zoiets als het probleem van iemand anders.'
2. Handhaaf een cultuur van eigenaarschap.
Het is een goede zaak om verantwoordelijk te zijn, en meerdere mensen kunnen een rol spelen in een groot project. Maar iemand moet verantwoordelijk zijn voor het algehele succes. 'Hoewel elke medewerker verantwoordelijk is voor elke zending, is elke zending in de eerste plaats van één persoon, of één team, die weet dat het proactief moet zijn in het managen van het proces als we succesvol willen zijn,' uitgewerkte Philips.
3. Handhaaf een waarheidscultuur.
Fouten zijn vaak onvermijdelijk in situaties met een hoge inzet. Met zo'n hoge druk kunnen sommige mensen zich gedwongen voelen om niet de hele waarheid te vertellen als er iets mis is, al was het maar om hun baan te redden. Phillips zorgt ervoor dat zijn mensen worden aangemoedigd om de waarheid te zeggen, ongeacht de uitkomst. 'Elke Pilot-medewerker weet dat het altijd goed is om op een potentieel probleem te wijzen' beweerde hij. 'Zelfs als het nieuws slecht is.'
4. Bestudeer het project uitgebreid.
In een complexe missie met een hoge inzet kan elk gemist detail tot een ramp leiden. 'Weet absoluut alles over klanten en wat je voor hen doet voordat je begint. Ken de behoeften van de klant. Ken hun operaties,' voegde Philips toe. ' Dat betekent voor ons dat we niet alleen weten dat een zending van cruciaal belang is. We weten waarom. Is het breekbaar? Op welke manier is het kwetsbaar? Ken de leveranciers. Hoe vaak zijn ze te laat? Hoe willen ze dat hun materiaal wordt opgehaald? Check het weer. Ken de hoogte van de dockdeuren. Zorg ervoor dat de liftpoort in goede staat is. Kijk nog eens naar het weer. Ken de openingstijden van elke faciliteit waar u vracht ophaalt of aflevert. Ken de naam van de bewaker na sluitingstijd. Heeft hij een huisdier? Ken de naam van het huisdier. Het belangrijkste is dat je precies weet wat je kunt en wat je gaat doen. Vaak kun je zonder risico ervaring opdoen als je alles leert over de wereld waarin je opereert.'
5. Weet wanneer je 'Nee' moet zeggen tegen een klant.
Het is geweldig om altijd een held te zijn, tenzij je dat niet kunt. 'Als de kans op mislukking groot is, zal uw klant u dankbaar zijn dat u dat zegt' Philips aanbevolen. 'Je wint aan geloofwaardigheid, verbetert de klantrelatie en, belangrijker nog, je bedient ze op de juiste manier.'
6. Begin klein om de knikken glad te strijken.
Als je een grote operatie hebt die perfect moet zijn, moet je je eigen proeftuin creëren. 'We weten dat falen altijd consequenties heeft, maar als we een programma in een of twee steden kunnen proberen, en dan stoppen en onze lessen leren voordat we een programma wereldwijd uitrollen, kunnen we onszelf een hoop kopzorgen besparen' gedeelde Philips.
7. Communiceer voortdurend met uw teamleden.
Kennis is nutteloos in een teamscenario, tenzij het wordt gedeeld. Iemand buiten de communicatie houden, kan leiden tot onverwachte fouten wanneer de druk wordt opgevoerd. 'Praat met je collega's en als ze met je praten, luister dan' verklaarde Philips. 'Er kunnen maar heel weinig problemen ontstaan die niet kunnen worden opgelost, als je ze kent.'
hoe lang is reynolds wolf
8. Houd de externe partijen op de hoogte.
Iedereen, zowel binnen als buiten je team, moet synchroon werken om cruciale projecten gedaan te krijgen. Laat het niet aan het toeval over dat uw externe teams weten wat er gebeurt. 'Blijf in contact met elke leverancier en weet hoe ze van plan zijn hun deel van de operatie uit te voeren,' merkte Philips op. Hij benadrukt ook de noodzaak om gaandeweg de verwachtingen van de klant te managen. 'Blijf in contact met de klant en houd hem op de hoogte van wat er speelt. Doe dit ook als alles gaat zoals gepland. Ja het is saai. In mijn wereld staat saai gelijk aan succes.'
9. Zorg voor een noodplan... voor alles.
Phillips heeft veel van zijn succes te danken aan de planningscapaciteiten van zijn team. Door vooraf alle mogelijke onvoorziene omstandigheden en oplossingen te bedenken, besparen ze tijd en stress als het echt mis gaat, ook al is het een scenario dat ze niet hadden verwacht. 'Weet precies hoe je reageert als de leverancier te laat is, als het vliegtuig mechanische problemen heeft, als er een sneeuwstorm is in het Midwesten' wees Philips op. 'Drie uur is meestal een slechte tijd om creatief te zijn. Dus doe je innovatieve probleemoplossing vooraf.'
10. Creëer een team dat wil slagen.
Succes in missiekritieke projecten vindt plaats wanneer iedereen graag samen speelt. Uw medewerkers, leveranciers en klanten moeten vertrouwen en verlangen hebben dat het project de moeite waard en haalbaar is. Zorg voor hen als individuen en ondersteun hen als een team zodat jullie samen wonderen kunnen doen. 'Als alle drie deze groepen als één gemeenschap optreden, zijn problemen zeldzaam en is er maar heel weinig dat niet kan worden opgelost' concludeerde Philips.
Elke week verkent Kevin exclusieve verhalen in de (YPO), 's werelds meest vooraanstaande peer-to-peer-organisatie voor chief executives, in aanmerking komend op de leeftijd van 45 jaar of jonger.
