Personeelshandboeken , beleids- en procedurehandleidingen, werknemershandboeken - hoe je ze ook wilt noemen - worden door zowel werknemers als werkgevers vaak als een noodzakelijk kwaad beschouwd. Ze wekken doorgaans consternatie op bij werknemers, vooral als ze niet duidelijk, goed geschreven en specifiek voor het bedrijf zijn en als ze zich vooral richten op negativiteit - met andere woorden: alleen wat niet te doen. Werkgevers kijken ondertussen meestal naar deze handleidingen in termen van hoe ze hun ... activa kunnen dekken ... in het geval van mogelijke rechtszaken.
Er is echter een betere manier.
Experts zeggen dat kleine en middelgrote bedrijven personeelshandleidingen kunnen maken die hen zowel beschermen tegen rechtszaken als medewerkers op hun gemak stellen door het bedrijfsbeleid in positieve bewoordingen te beschrijven. Om een effectief beleidshandboek te hebben, moet de werkgever de tijd nemen om te bepalen wat belangrijk is voor het bedrijf, zowel om de werknemers geïnformeerd en tevreden te houden, als om de zakelijke doelstellingen van het bedrijf te bereiken. 'Het kan dienen als een draaiboek en de spelregels voor werknemers beschrijven over wat er van hen wordt verwacht', zegt Nancy Cooper, voorzitter van de arbeids- en werkgelegenheidsgroep van Garvey Schubert Barer , een advocatenkantoor gevestigd in Portland, Oregon.
'De waarde is dat werknemers kunnen begrijpen wat er van hen wordt verwacht en wat ze van het bedrijf kunnen verwachten', voegt Paul Rowson, algemeen directeur bij Wereld aan het werk , een wereldwijde Human Resources Association die zich richt op compensatie, secundaire arbeidsvoorwaarden, werk-privé en geïntegreerde totale beloningen. 'Dit omvat hoe loonbeslissingen tot stand komen, hoe ze worden beoordeeld op hun prestaties, hoe het bedrijf zaken als ziekteverlof en andere voordelen behandelt, hoe het bedrijf werk-privéprogramma's bekijkt en hoe ze zullen worden behandeld in een geschil.' Als al deze problemen in een handboek zijn beschreven, kan een werknemer de tijd krijgen om hun beste werk te doen, voegt hij eraan toe, zonder zich zorgen te hoeven maken dat een werkgever ze oneerlijk zal behandelen.
Maar de duivel zit in de details, zoals ze zeggen. Het succes van een werknemershandboek hangt af van wat u opneemt en hoe u beleid formuleert. De eerste regel voor het schrijven van een winnend draaiboek is dat het op een duidelijke, begrijpelijke manier moet zijn geschreven en de bedrijfscultuur moet weerspiegelen. Bepaalde polissen moeten wettelijk in het handboek staan. Dit betekent dat je de tijd moet nemen om meer te weten te komen over lokale en staatsvereisten, evenals federale vereisten, zegt Cooper. Andere beleidslijnen zouden in het handboek moeten staan om de werkgever te beschermen. 'Ongeacht de reden achter het beleid, alles moet op een consistente manier worden gehandhaafd', voegt ze eraan toe.
Noot van de redactie: Op zoek naar HR Outsourcing voor uw bedrijf? Als u informatie wilt om u te helpen bij het kiezen van de juiste voor u, gebruik dan de onderstaande vragenlijst om onze partner, BuyerZone, u gratis informatie te laten verstrekken:
De volgende gids geeft een overzicht van wat u wettelijk moet opnemen, clausules die volgens juridische experts in elk werknemershandboek moeten worden opgenomen, en andere optionele bepalingen die u mogelijk in een werknemershandboek wilt opnemen om het voor u en uw werknemers te laten werken.
Wat op te nemen in een werknemershandboek: Handboekbepalingen die wettelijk vereist zijn
Voordat bedrijfsleiders een werknemershandboek gaan schrijven, moeten ze begrijpen wat ze wettelijk moeten opnemen. Dat kan ook bepalen hoe je besluit het personeelshandboek in te richten.
De eerste stap is om bekend te raken met de federale, staats- en lokale arbeidswetten waaraan u zich moet houden - sommige moeten zelfs in het personeelshandboek van het bedrijf worden vermeld. Het Amerikaanse ministerie van arbeid geeft werkgevers informatie over federale wetten die van invloed zijn op problemen op de werkplek op haar website op: www.dol.gov . Als uw bedrijf in meer dan één staat actief is, kunt u juridische redenen hebben om in elke staat verschillende handboeken voor werknemers te schrijven. 'Elke staat heeft unieke arbeidswetten', zegt Cooper. 'Veel wetten op staatsniveau zeggen dat je het in het handboek moet hebben.'
k michelle ex-vriend nba
Andere zaken kunnen ook van invloed zijn op hoe u het personeelshandboek benadert. Als u bijvoorbeeld verschillende bedrijfseenheden heeft, zoals een productiefaciliteit en een verkoop- en onderzoeksfaciliteit, wilt u misschien dat het kernhandboek hetzelfde is voor elke groep werknemers, maar u wilt misschien specifiek beleid opnemen voor specifieke bedrijfseenheden , bijvoorbeeld als een bedrijfseenheid een vakbond heeft of werknemers die per uur worden betaald, zegt Cooper.
Nadat u hebt bepaald hoe u het personeelshandboek gaat benaderen, moet u bepalen welke polissen u wettelijk moet opnemen. Sommige bedrijven bieden software of sjablonen aan die een goed begin kunnen zijn om u door het proces te leiden. Maar het beleid kan van staat tot staat verschillen. Als u niet zeker weet welk beleid wettelijk vereist is, moet u contact opnemen met personeelsorganisaties of uw arbeidsadvocaat. Veel arbeidsafdelingen van de staat hebben ook lijsten op hun websites voor werkgevers over wetten waaraan ze zich moeten houden wanneer ze zaken doen in de staat en deze kunnen nuttig zijn bij het bepalen wat er in een werknemershandboek moet worden opgenomen.
Het beleid dat u wettelijk in een werknemershandboek moet opnemen, kan het volgende omvatten:
- Beleid voor medisch verlof voor familie . De Family Medical Leave Act van de federale overheid vereist dat werkgevers van een bepaalde omvang werknemers gedurende een periode van 12 maanden maximaal 12 weken onbetaald verlof moeten geven voor de geboorte of de zorg voor een kind, om te zorgen voor een direct familielid met een ernstige gezondheidstoestand , of als de werknemer een ernstige gezondheidstoestand heeft. Veel staten hebben ook hun eigen beleid met betrekking tot onbetaald verlof om gezinsredenen.
- Gelijke werkgelegenheid en non-discriminatiebeleid . Het Amerikaanse ministerie van Arbeid eist van veel bedrijven dat ze informatie publiceren waarin staat dat het bedrijf de wetten op non-discriminatie en gelijke kansen op werk volgt bij het aannemen en promoveren.
- Beloningsbeleid voor werknemers . Veel staten eisen dat werknemers schriftelijk worden geïnformeerd over het beloningsbeleid van werknemers.
Onder andere wetten die opname in personeelshandboeken kunnen vereisen, zijn beleid met betrekking tot accommodatie van handicaps, beleid inzake militair verlof, beleid inzake accommodatie voor borstvoeding en beleid inzake verlof van slachtoffers van misdrijven.
Graaf dieper: Een werknemershandboek samenstellen?
Wat op te nemen in een werknemershandboek: clausules die elk werknemershandboek moet bevatten
Er zijn een paar algemene disclaimers die elk personeelshandboek zou moeten hebben.
is paul jr nog steeds getrouwd
- Geen contract . Het is belangrijk erop te wijzen dat het handboek niet meer is dan dat - een handboek - en geen beloften doet over voortgezette werkgelegenheid. Cooper beveelt de volgende formulering aan: 'Dit handboek is geen contract, expliciet of impliciet, en het biedt ook geen garantie voor een bepaalde tijdsduur. Hoewel we hopen dat onze arbeidsrelatie van lange duur zal zijn, kan het bedrijf of u de relatie op elk moment beëindigen, met of zonder kennisgeving, met of zonder reden, voor zover wettelijk toegestaan.'
- Handboek overtreft eerdere beleidsdocumenten . Het handboek moet duidelijk maken dat dit het ultieme woord is over het bedrijfsbeleid. Cooper raadt u aan de volgende taal te gebruiken: 'Dit werknemershandboek vervangt en vervangt alle eerdere beleidsregels en procedures, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, alle memoranda of schriftelijke beleidslijnen die mogelijk zijn uitgegeven over de onderwerpen die in dit handboek worden behandeld.'
- Het beleid in het handboek kan worden gewijzigd . Het is belangrijk om een beetje speelruimte te laten, omdat tijden veranderen, nieuwe problemen opduiken en het mogelijk is dat u wijzigingen moet aanbrengen. Cooper stelt voor om deze bepaling als volgt te verwoorden: 'Het beleid in dit handboek is slechts een richtlijn en kan worden gewijzigd als het Bedrijf dit gepast en noodzakelijk acht. Van tijd tot tijd kunt u bericht ontvangen over nieuwe of gewijzigde beleidslijnen, procedures, voordelen of programma's.'
- Erkenningspagina voor werknemers . Om uw bedrijf te beschermen en te controleren of uw werknemers weten dat uw bedrijf zich aan deze wetten houdt, is het belangrijk om een bevestigingspagina op te nemen die de werknemer ondertekent en terugstuurt. De bevestiging moet vermelden dat de werknemer begrijpt dat het zijn verantwoordelijkheid is om het beleid te lezen en na te leven. 'Je wilt de bevestigingspagina uit het handboek halen', zegt Cooper. 'Na ondertekening moet het in het personeelsdossier van de medewerker.'
Graaf dieper: Tools: Bevestiging van een ontvangstbewijs van een werknemershandboek
Wat op te nemen in een werknemershandboek?
Voordat u uw personeelshandboek schrijft, moet u ook de tijd nemen om te bepalen wat voor u als bedrijf belangrijk is. Vindt u het belangrijk hoe uw werknemers eruitzien als ze aan het werk zijn? Wil je dat ze zich tijdens het werk onthouden van sms'en? Maakt het je uit of ze over het bedrijf bloggen? Als de kwestie belangrijk voor u is en u verwachtingen heeft ten aanzien van het gedrag van werknemers, moet u deze in een beleid aanpakken.
'Belangrijke zaken kunnen zaken zijn als het vermogen van de werknemer om mobiele telefoons te gebruiken op het werk of tijdens het rijden; omgaan met de gepaste (of ongepaste) manier waarop werknemers de werkgever bespreken in chatrooms of op blogs buiten kantooruren; of zelfs het vermogen van de werkgever om problemen aan te pakken die worden veroorzaakt door de manier waarop de werknemers hun computers, e-mail en voicemail gebruiken', zegt Cooper. 'Een van de belangrijkste dingen om te onthouden is dat je handboek moet weerspiegelen hoe je zaken doet. Als u een beleid schrijft, wees dan voorbereid om het beleid af te dwingen - of het nu een beleid is dat limieten stelt of een beleid ondersteunt dat doelen ondersteunt. Je handboek moet een echte weerspiegeling zijn van je bedrijf.'
U moet ook beslissen welke toon u wilt dat uw handboek aanslaat. Veel handboeken zijn geschreven vanuit het negatieve 'zal niet'-perspectief. Enkele van de meest effectieve handleidingen zijn echter die geschreven vanuit een positief perspectief. 'Werknemers moeten natuurlijk weten welk soort gedrag problemen zal veroorzaken, zoals buitensporige afwezigheden, maar het beleid hoeft niet te worden geschreven met de nadruk op de straf', zegt Cooper.
Hier is een richtlijn voor welke secties u mogelijk in een personeelshandboek wilt opnemen:
1. Bedrijfsgeschiedenis . Hoewel dit niet vereist is, kan een kort gedeelte waarin de geschiedenis en de missie van het bedrijf worden besproken, helpen de toon te zetten voor een werknemershandboek. Rowson zegt dat deze sectie discussies kan bevatten over een bedrijfsmissie, wat de reden van bestaan is, wie zijn klanten zijn, wat zijn positie op de markt is, enz. 'Je zou over de oprichter kunnen praten om een idee te krijgen van de geschiedenis van het bedrijf of cultuur', zegt Rowson. 'Je zou een discussie over het leiderschapsteam kunnen toevoegen, zodat mensen het gevoel hebben te weten voor wie ze uiteindelijk werken.' Cooper waarschuwt ervoor om in dit gedeelte geen beloftes te doen, zoals beloven om werknemers de beste dollar in uw vakgebied te betalen, wat misschien moeilijk vol te houden is als het bedrijf in economisch moeilijke tijden terechtkomt.
2. Betaald verlofbeleid . In dit gedeelte wordt het vakantiebeleid van het bedrijf uiteengezet, zoals hoe vakantietijd wordt verdiend en hoe u vrije tijd kunt plannen. Het moet ook aangeven welke feestdagen het bedrijf in acht neemt, inclusief welke feestdagen het bedrijf sluit en, als het bedrijf een restaurant of ander bedrijf is dat open blijft op feestdagen, hoe werknemers worden gecompenseerd voor het werken op feestdagen. Misschien wilt u ook ziekteverlof, medisch verlof voor familie en andere soorten verlof behandelen, zoals verlof voor militaire echtgenoten.
3. Gedrag van werknemers . Onder dit kopje kunt u het aanwezigheidsbeleid, maaltijd- en rusttijden en algemene verwachtingen van het gedrag van medewerkers bespreken. Dit kan het opstellen van een beleid omvatten tegen discriminatie van werknemers intimidatie, een rookverbod, een beleid inzake middelenmisbruik, hoe werknemers internet of e-mail mogen gebruiken en een kledingvoorschrift - als u het laatste heeft. Misschien wilt u bespreken hoe werknemers met conflictoplossing moeten omgaan. Maak deze sectie zeer algemeen van aard. 'Ga niet te veel in detail,' zegt Cooper. 'Het is de menselijke natuur om een waslijst te willen hebben van alle acceptabele dingen, maar het is de menselijke natuur dat je ook iets gaat vergeten.'
4. Betalen en promoties . Leg uw betalingsmethoden vast en laat werknemers weten of ze elke week of elke twee weken of wat dan ook zullen worden betaald. Hier vermeld je je overurenbeleid, definieer je werkuren en bespreek je je salarisstructuur zodat mensen weten waar ze in de hiërarchie passen, zegt Rowson. 'Het laatste wat je wilt doen als je iemand inhuurt, is ze verrassen wanneer hun salaris binnenkomt', zegt Rowson. 'Je wilt mensen laten weten hoe vaak ze betaald krijgen en hoe ze betaald krijgen, bied je directe storting aan en hoeveel betaalperiodes er in een jaar zijn.' U kunt ook praten over de soorten beloningspakketten die u aanbiedt, inclusief of werknemers in aanmerking komen voor bonussen of aandelenopties en hoe het prestatiebeoordelingsproces werkt. Cooper waarschuwt dat als je een bedrijfsbeleid voor vooruitgang beschrijft, je eraan moet denken dat het bedrijf en zijn managers allemaal in dat beleid moeten stappen. 'Daar maken de meeste bedrijven fouten', zegt ze. 'Ze beloven te veel en ze volgen hun eigen beleid niet.'
5. Voordelen . Geef werknemers in dit gedeelte een algemeen overzicht van de voordelen die u biedt op het gebied van gezondheidszorg, tandheelkunde, gezichtsvermogen, levensverzekeringen, enz., maar bespreek geen specifieke polissen met specifieke bedrijven. 'Uw voordelen kunnen vaak veranderen - waarschijnlijk vaker dan het handboek doet', merkt Cooper op. Praat ook over wie in aanmerking komt, of het nu alleen fulltime werknemers zijn of dat parttime werknemers een pro-rata voordelenpakket krijgen, daar ook op ingaan. Maak een lijst van de criteria om in aanmerking te komen, wanneer u zich kunt inschrijven voor uitkeringen en wat de kritieke levensgebeurtenissen zijn waarin u uitkeringen kunt wijzigen, zoals een huwelijk of de geboorte van een kind.
Nadat alle informatie is verzameld in een werknemershandboek, moet u het document controleren voordat u het aan werknemers distribueert. Indien mogelijk moet een advocaat worden betrokken bij het opstellen van het handboek. 'Als een werkgever geld probeert te besparen,' zegt Cooper, 'moeten ze het minimaal laten beoordelen door een advocaat als het eenmaal is samengesteld.' Die beoordeling, voegt ze eraan toe, kan uw bedrijf misschien helpen toekomstige rechtszaken te voorkomen met betrekking tot gedrag van werknemers dat wel of niet is gedefinieerd in het werknemershandboek.
Graaf dieper: Heeft u een beleid voor sociale media nodig?
angela rogge lengte en gewicht
Wat op te nemen in een werknemershandboek: aanbevolen links
De Vereniging voor Human Resource Management
http://www.shrm.org
SHRM is 's werelds grootste vereniging die zich toelegt op human resource management, met meer dan 250.000 leden in meer dan 140 landen.
Het Amerikaanse ministerie van arbeid
http://www.dol.gov
Gidsen voor federale arbeidswetten op de website van het ministerie van arbeid kunnen u helpen ervoor te zorgen dat u de basisprincipes in uw werknemershandboek behandelt.
Handboek voor kleine bedrijven
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
Het handboek van het Department of Labor's Occupational Safety and Health Administration voor kleine bedrijven kan werkgevers helpen om hun werknemers een veilige en gezonde werkplek te bieden.
Gratis modelhandboek
http://www.smallbusinessnotes.com
Smallbusinessnotes.com biedt een gratis modelhandboek. Het complete beleidshandboek van het Alexander Hamilton Institute ($ 100) is een cd-rom met bewerkbare beleidsregels met richtlijnen per staat. And Policies Now is een luxe programma (hrtools.com; $ 199) dat een Q&A-wizard gebruikt om u te helpen een handleiding aan te passen
Wereld aan het werk
http://www.worldatwork.org
Deze wereldwijde HR-vereniging richt zich op compensatie, secundaire arbeidsvoorwaarden, werk-privé en geïntegreerde totale beloningen om organisaties te helpen getalenteerde medewerkers aan te trekken, te motiveren en te behouden.
Noot van de redactie: Op zoek naar HR Outsourcing voor uw bedrijf? Als u informatie wilt om u te helpen bij het kiezen van de juiste voor u, gebruik dan de onderstaande vragenlijst om onze partner, BuyerZone, u gratis informatie te laten verstrekken:
Redactionele openbaarmaking: Inc. schrijft over producten en diensten in deze en andere artikelen. Deze artikelen zijn redactioneel onafhankelijk - dat betekent dat redacteuren en verslaggevers onderzoek doen naar en schrijven over deze producten zonder enige invloed van marketing- of verkoopafdelingen. Met andere woorden, niemand vertelt onze verslaggevers of redacteuren wat ze moeten schrijven of dat ze bepaalde positieve of negatieve informatie over deze producten of diensten in het artikel moeten opnemen. De inhoud van het artikel is geheel ter beoordeling van de verslaggever en redacteur. U zult echter merken dat we soms links naar deze producten en diensten in de artikelen opnemen. Wanneer lezers op deze links klikken en deze producten of diensten kopen, kan Inc. hiervoor worden gecompenseerd. Dit op e-commerce gebaseerde advertentiemodel heeft - net als elke andere advertentie op onze artikelpagina's - geen invloed op onze redactionele berichtgeving. Verslaggevers en redacteuren voegen die links niet toe en zullen ze ook niet beheren. Dit advertentiemodel ondersteunt, net als andere die u op Inc ziet, de onafhankelijke journalistiek die u op deze site aantreft.
