Een kantoormedewerker is ontslagen na haar werkgever ontdekte haar seksblog . Een serveerster werd ontslagen omdat ze luchtte over een klant op Facebook. Een vrouw een baanaanbieding bij Cisco verloren vanwege iets dat ze op Twitter zei. Deze incidenten illustreren waarom het verstandig kan zijn om een social media beleid voor uw medewerkers op te stellen.
'Ik zou zeggen dat het absoluut cruciaal is voor bedrijven van elke omvang met werknemers om een beleid voor sociale media te hebben', zegt Vivienne Storey, algemeen directeur van BlandsLaw , een boutique advocatenkantoor buiten Sydney, Australië, dat gespecialiseerd is in arbeidsrecht. Storey schrijft ook voor de de blog van het bedrijf over beleidskwesties op het gebied van sociale media. 'Als je dat niet doet, hoe beheer en monitor je dan wat er over het bedrijf wordt gezegd en hoe sociale media worden gebruikt?'
Een beleid voor sociale media schetst voor werknemers de bedrijfsrichtlijnen of -principes voor communicatie in de online wereld. Heeft u een expliciet social media beleid nodig? We zullen de stappen beschrijven om die beslissing te nemen, evenals wat er moet worden opgenomen en hoe het nieuwe beleid moet worden geïmplementeerd.
Een beleid voor sociale media schrijven: beslissen wanneer u een beleid voor sociale media moet maken
Een beleid voor sociale media kan de eerste verdedigingslinie van een bedrijf zijn om de risico's voor zowel werkgever als werknemer te beperken. Je hebt misschien al een geheimhoudingsverklaring, maar het is misschien niet genoeg. Het zou voldoende kunnen zijn om een paar regels in het werknemershandboek toe te voegen om te verduidelijken dat de vertrouwelijkheidsovereenkomst betrekking heeft op interacties met werknemers op sociale-mediasites. Maar het is aan te raden om een apart beleid voor sociale media te maken om iets specifieks in het dossier te hebben dat toegankelijk is voor werknemers en dat ze op de hoogte zijn van het bestaan van het beleid.
Jason Falls, een social media strateeg bij Social Media Explorer LLC in Louisville, Kentucky, vindt dat bedrijven verschillende beleidsmaatregelen voor sociale media moeten hebben. 'Een deel van het probleem is dat' social media beleid is een verkeerde benaming', zegt Falls. 'Het is meer dan medewerkers vertellen wat ze wel en niet kunnen doen op bedrijfscomputers.'
Hier is een lijst met enkele beleidsregels voor sociale media die Falls suggereert dat bedrijven zouden moeten overwegen om:
• Gedragscode voor medewerkers voor online communicatie
• Gedragscode voor werknemers voor bedrijfsvertegenwoordiging in online communicatie
• Beleid inzake openbaarmaking van blogs voor werknemers
• Facebook-gebruiksbeleid voor werknemers
• Persoonlijk blogbeleid voor werknemers
• Persoonlijk sociaal netwerkbeleid voor werknemers Employee
• Persoonlijk Twitter-beleid voor werknemers
• LinkedIn-beleid voor werknemers
• Zakelijk blogbeleid
• Beleid voor het gebruik van zakelijke blogs
• Goedkeuringsproces voor zakelijke blogposts
• Beleid voor commentaar op bedrijfsblogs
• Gebruiksbeleid voor zakelijke Facebook-merkpagina's
• Zakelijk Facebook-beleid voor openbare opmerkingen/berichten
• Zakelijk Twitter-accountbeleid
• Zakelijk YouTube-beleid
• Zakelijk YouTube-beleid voor openbare reacties
• Bedrijfswachtwoordbeleid
'Hoewel het misschien frivool lijkt om voor elk sociaal netwerk een beleid uit te stippelen, is dat niet helemaal het punt', zegt Falls. 'Verschillende netwerken hebben verschillende implicaties voor verschillende bedrijven.'
Er zijn twee benaderingen voor het creëren van een social media-beleid. U kunt één volledig social media-beleid schrijven dat betrekking heeft op alle momenteel beschikbare sociale media. Of u kunt beleidsregels schrijven als u ze nodig hebt. Als uw bedrijf bijvoorbeeld niet aanwezig is op sociale media op YouTube, hoeft u het gebruik van YouTube en video mogelijk niet aan te pakken. Maar naarmate uw bedrijf groeit, voegt u later een YouTube-beleid toe.
'Ik zou zeggen dat er twee algemene redenen zijn om voor elk bedrijf een set richtlijnen voor sociale media te hebben: crisismanagement of merkopportuniteiten', zegt Mario Sundar, community-evangelist bij LinkedIn. 'Sociale media kunnen een enorme kans zijn voor uw werknemers om het merk van uw bedrijf op te bouwen, maar laten we niet vergeten dat er ook een enorm risico bestaat voor individuele werknemers om onbedoeld het merk van het bedrijf te beschadigen en door een reeks richtlijnen te definiëren, helpt u dat risico te verkleinen .'
Graaf dieper: heb je een beleid voor sociale media nodig?
Een beleid voor sociale media schrijven: wat u moet opnemen
Social media gaat over delen en samenwerken. Om deze reden denkt Sundar dat de beste manier om een beleid te maken is om te vinden wat hij noemt de 'social media evangelisten' vanuit uw bedrijf. 'Breng je meest actieve sociale media-medewerkers binnen om samen te werken en je richtlijnen voor sociale media op te stellen.' Door medewerkers bij het proces te betrekken, ontstaan interne pleitbezorgers voor het beleid. Het beleid moet meer gaan over wat werknemers kan doen en best practices voor gebruik van sociale media versus alle dingen die werknemers doen kan niet of zou niet moeten doen op sociale media.
hoe oud is carlon jeffery
Zorg ervoor dat u bij het opstellen van een beleid:
1. Herinner medewerkers eraan om kennis te nemen van de arbeidsovereenkomst en het beleid zoals opgenomen in het personeelshandboek.
2. Geef aan dat het beleid van toepassing is op multimedia, sociale netwerkwebsites, blogs en wiki's voor zowel professioneel als persoonlijk gebruik.
3. Internetberichten mogen geen informatie openbaar maken die vertrouwelijk is of eigendom is van het bedrijf of een derde partij die informatie aan het bedrijf heeft bekendgemaakt.
4. Als een werknemer opmerkingen maakt over enig aspect van de bedrijfsvoering van het bedrijf, moet hij zich duidelijk als werknemer identificeren en een disclaimer opnemen.
5. De disclaimer zou zoiets moeten zijn als 'de geuite meningen zijn alleen van mij en weerspiegelen niet noodzakelijk de mening van (uw bedrijfsnaam).'
6. Berichten op internet mogen geen bedrijfslogo's of handelsmerken bevatten, tenzij hiervoor toestemming is gevraagd en verleend.
7. Internetberichten moeten auteursrecht, privacy, redelijk gebruik, financiële openbaarmaking en andere toepasselijke wetten respecteren.
8. Werknemers mogen niet beweren of impliceren dat ze namens het bedrijf spreken.
9. Bedrijfsblogs, Facebook-pagina's, Twitter-accounts, enz., kunnen goedkeuring vereisen wanneer de werknemer berichten plaatst over het bedrijf en de branche.
10. Dat het bedrijf zich het recht voorbehoudt om bepaalde onderwerpen te mijden, bepaalde berichten in te trekken en ongepaste reacties te verwijderen.
Bij het maken van een social media beleid hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden. Verschillende bedrijven, waaronder: Cisco , IBM , Intel , Microsoft , en Scheervis hebben een duidelijk maar alomvattend beleid voor sociale media ontwikkeld. Als u op zoek bent naar enkele goede voorbeelden van richtlijnen voor sociale media van verschillende bedrijven, dan is de Social Media Governance-website heeft een online database met meer dan 100 social media-beleidsregels.
Falls beveelt de . aan Toolkit voor social media-beleid aangeboden door Toolkit Café voor $ 149. De toolkit bevat sjablonen voor verschillende soorten beleid voor sociale media. Storey zegt: 'Er zijn veel websites waar je social media-beleid van kunt kopiëren, maar ik zou ook zeggen: schakel een advocaat in en zorg ervoor dat je beleid is afgestemd op jouw bedrijf.
(Opmerking: hoewel deze gids bestaat uit dingen die experts hebben geïnterviewd, zeggen dat het veilig is om op te nemen, mag het niet worden opgevat als juridisch advies.)
Graaf dieper: de toolkit voor sociale media van de ondernemer
Een beleid voor sociale media schrijven: professioneel gebruik en persoonlijk gebruik van sociale media aanmoedigen
Een corporate social media-beleid laat medewerkers weten wat ze moeten weten om de bedrijfsboodschap effectief over te brengen en wat ze wel en niet moeten doen.
'Uw personeel, klanten en bedrijven zitten al op sociale media en zullen hoogstwaarschijnlijk over uw bedrijf praten', zegt Katrina Collier, oprichter en directeur van Winnende vertoning LTD , een in Londen gevestigd bedrijf dat bedrijven helpt met sociale werving. 'Duidelijke richtlijnen zorgen ervoor dat uw bedrijfsmerk wordt versterkt en dat uw reputatie niet wordt bezoedeld door een foutieve opmerking.'
Het is gunstig voor werknemers om hun inbreng te hebben in de sociale media van de bedrijven. Ze hebben misschien veel inzicht en meningen om te delen met klanten en klanten. Medewerkers zijn een geweldige bron en kunnen u helpen uw bedrijf te promoten op sociale netwerken.
Graaf dieper: 12 tips om uw aanwezigheid op sociale media te vergroten
Een beleid voor sociale media schrijven: hoe het beleid te implementeren?
De les die we kunnen leren van de voorbeelden van ontslagen van werknemers en hoe sommige bedrijven ervoor hebben gekozen om sociale media aan te pakken, is om het beleid zo duidelijk mogelijk te maken.
De beste indeling voor dit beleid is om eerst het beleid te vermelden en te volgen met een opsomming van de belangrijkste punten met opsommingstekens. Het beleid van Microsoft bevat een sectie met veelgestelde vragen die het beleid voor werknemers verder verduidelijkt. Catherine Allen, vice-president bij SHIFT-communicatie een PR-bureau met kantoren in Boston, San Francisco en New York, stelde voor om richtlijnen of best practices aan te bieden. Allen's firma heeft een concept gemaakt van aanbevelingen voor sociale media die bedrijven kunnen aanpassen aan hun behoeften. 'Ons bedrijf heeft dit gemaakt op basis van urenlang onderzoek naar de richtlijnen van andere bedrijven, om het proces voor onze klanten te stroomlijnen.'
Zodra het socialemediabeleid is afgerond, is het belangrijk om uw werknemers te laten weten dat er een wijziging is opgetreden in de werknemersovereenkomst die elke werknemer heeft ondertekend toen hij werd aangenomen. Er moet een e-mail of memo naar alle werknemers worden gestuurd, inclusief een kopie van het nieuwe beleid of een link naar waar ze naar het beleid kunnen verwijzen. Door uw medewerkers voor te lichten over het beleid inzake sociale media, kunt u ongelukken voorkomen.
Dieper graven: meer over Human Resources
Een beleid voor sociale media schrijven: aanvullende bronnen
