HOE SCHRIJF JE EEN BOEIENDE SAMENVATTING?

Behalve bedrijfsplannen zijn samenvattingen waarschijnlijk de meest cruciale van alle zakelijke documenten. Het is eerlijk om te zeggen dat bijna elke grote beslissing binnen een bedrijf van elke omvang een samenvatting omvatte tijdens het besluitvormingsproces.

Helaas geloven veel mensen ten onrechte dat een samenvatting een samenvatting is van het document, zoals een 'Cliff Notes'. Uh nee.

Het doel van een samenvatting is om een beslissing aan te bevelen, niet om informatie te verstrekken. Het langere document biedt gedetailleerd bewijs voor die aanbeveling.

Losjes gebaseerd op gesprekken die ik heb gehad met voorstelgoeroe Tom Sant , hier leest u hoe u een managementsamenvatting schrijft die een executive (of executive team) overtuigt om een beslissing te nemen:

1. Beschrijf een probleem, behoefte of doel.

Onder de woorden 'EXECUTIVE SUMMARY' legt u in één of twee zinnen (maximaal) uit waarom een besluit nodig is. Wees specifiek en neem indien mogelijk kwantificeerbare metingen op.

Mis:

Dit document beschrijft de XYZ-oplossing in detail. Hier is een samenvatting van de inhoud...

Rechtsaf:

We hebben te maken met een tekort van $ 10 miljoen aan jaarlijkse inkomsten als gevolg van uitval van het telecommunicatienetwerk.

2. Beschrijf het gewenste resultaat.

Beschrijf in een of twee zinnen (maximaal) wat er anders zal zijn als het probleem is opgelost, de behoefte is vervuld of het doel is bereikt. Geef geen details over de oplossing.

Mis:

In hoofdstuk 1 beschrijven we de meerdere normconforme analoge fluxcondensatoren...

Rechtsaf:

Volgens onze schattingen (zie hoofdstuk 1) zal het verminderen of elimineren van deze storingen onze winstgevendheid met maar liefst 20% verhogen.

3. Beschrijf uw voorgestelde oplossing.

Beschrijf onder het woord 'VOORSTEL' in een reeks korte alinea's het element van uw oplossing voor het probleem (zoals in stap 1) dat het gewenste resultaat zal opleveren (zoals in stap 2).

Raadpleeg in elke alinea de secties in het grotere document waarin dat deel van uw oplossing in detail wordt beschreven. Maak elke alinea helder en leesbaar. Vermijd jargon, biz-blab en onnodige abstracties. Organiseer de alinea's indien mogelijk in een stappenplan.

Mis:

Rechtsaf:

Om het bovenstaande probleem aan te pakken, stellen we het volgende voor:

1. Koop en installeer een pilotsysteem. Hierdoor kunnen we de nieuwe software testen zonder onze dagelijkse werkzaamheden in gevaar te brengen. De vereisten voor dit pilotsysteem zijn beschreven in hoofdstuk 4.

[meer stappen]

4. Leg uit hoe u risico's overwint.

Elke zakelijke beslissing die geen goed idee is, brengt een bepaald risico met zich mee. Beschrijf daarom onder het kopje 'RISICO'S' kort die risico's en hoe u ze voorstelt te overwinnen (of waarom ze niet echt een risico zijn).

Nogmaals, houd deze alinea's strak. Gebruik duidelijke taal. Net als bij de vorige stap, bindt u elke alinea aan het relevante gedeelte van het langere document.

Mis:

De voorgestelde oplossing is leverancieronafhankelijk en integreert in meerdere systeemarchitecturen door het gebruik van aangepaste scripts die klaar zijn voor uitvoering...

Rechtsaf:

Om de hele klantenservice om te bouwen, moeten we ons servicepersoneel omscholen, wat de reactietijd van de afdeling zou kunnen verkorten. We zijn echter van plan die mogelijkheid te verkleinen door een trainingshandleiding op maat te schrijven.

5. Vraag naar de beslissing die je wilt nemen.

Beschrijf onder het kopje 'AANBEVELING' in zo min mogelijk woorden de beslissing die u wilt dat de leidinggevende(n) nemen. Wees specifiek.

Als het besluit om geld gaat, vermeld dan het bedrag. Als er redenen zijn dat de beslissing voor een bepaalde tijd moet zijn genomen, breng deze dan naar boven.

Mis:

Onze voortdurende bezorgdheid over uitval van het telefoonsysteem heeft nog steeds gevolgen voor ons bedrijf en moet daarom snel worden aangepakt.

Rechtsaf:

Om dit project tegen het einde van het huidige fiscale jaar te voltooien zonder onze huidige activiteiten te verstoren, hebben we uw goedkeuring nodig voor een verhoging van $ 2 miljoen in het IT-budget van het volgende kwartaal.

Voorbeeld samenvattingen

Hieronder staan de twee samenvattingen die hierboven zijn beschreven zoals ze er in werkelijkheid uit zouden zien. Tenzij u denkt dat het eerste voorbeeld kunstmatig ondoorzichtig is, verzeker ik u dat ik persoonlijk erger heb gezien. Veel erger.

Mis:

MANAGEMENTSAMENVATTING

Dit document beschrijft de XYZ-oplossing in detail. Hier is een samenvatting van de inhoud:

In hoofdstuk 1 beschrijven we de meerdere normconforme analoge fluxcondensatoren...

[meer hoofdstuksamenvattingen]

Door gebruik te maken van onze bestaande infrastructuur zullen eerdere technologische investeringen worden gekapitaliseerd en tegelijkertijd de herscholingsvereisten worden geoptimaliseerd. De verbeterde betrouwbaarheid zal ervoor zorgen dat onze bedrijfskritieke productiviteit explodeert, waardoor een concurrentievoordeel in geld wordt gecreëerd. De voorgestelde oplossing is leverancieronafhankelijk en integreert in meerdere systeemarchitecturen door het gebruik van aangepaste scripts die gereed zijn voor uitvoering.

Onze voortdurende bezorgdheid over uitval van het telefoonsysteem heeft nog steeds gevolgen voor ons bedrijf en moet daarom snel worden aangepakt.

Rechtsaf:

MANAGEMENTSAMENVATTING

We hebben te maken met een tekort van $ 10 miljoen aan jaarlijkse inkomsten als gevolg van uitval van het telecommunicatienetwerk.

Volgens onze schattingen (zie hoofdstuk 1) zal het verminderen of elimineren van deze storingen onze winstgevendheid met maar liefst 20% verhogen.

VOORSTEL

Om het bovenstaande probleem aan te pakken, stellen we het volgende voor:

Koop en installeer een pilotsysteem. Hierdoor kunnen we de nieuwe software testen zonder onze dagelijkse werkzaamheden in gevaar te brengen. De vereisten voor dit pilotsysteem zijn beschreven in hoofdstuk 4.

[meer stappen]

RISICO'S

Mogelijkheid tot kortere responstijd . In fase 3 van het bovenstaande plan moeten we ons servicepersoneel omscholen, waardoor de gemiddelde reactietijd van de afdeling tijdelijk kan worden verkort. We zijn echter van plan die mogelijkheid te verkleinen door een trainingshandleiding op maat te schrijven.

[meer risico's]

AANBEVELING