Terwijl cloudcomputing is niet bepaald een nieuw concept, Google Apps heeft de technologie zeker verfijnd, zodat bedrijven overal kunnen profiteren van de snelheid, toegankelijkheid en opslag. De Google Apps-suite, die populaire handelsmerken zoals Gmail, Google Agenda en Google Docs bevat, kan de workflow onder uw werknemers vloeiender maken en zelfs betere methoden bieden voor interactie met klanten en klanten. In de volgende gids worden de redenen en manieren voor u belicht om Google Apps te implementeren om de activiteiten van uw bedrijf te verbeteren.
Google Apps gebruiken om uw bedrijf te verbeteren: waarom Google Apps gebruiken?
Een van de directe voordelen die Google Apps voor bedrijven heeft ten opzichte van traditionele desktopsoftware, zoals Microsoft Office, is kosteneffectiviteit. Voor slechts $ 50 per jaar omvat de Google Apps-suite een onbeperkt aantal gebruikersaccounts, toegang tot alle applicaties van Google, 25 GB e-mailopslag per werknemer, 24/7 klantenondersteuning en een netwerk-uptimegarantie van 99,9 procent. (Er is ook een gratis versie met een beperkte hoeveelheid netwerkbeveiliging en gebruikersaccounts, evenals minder apps en opslag.) Vergeleken met de meeste zakelijke en IT-software, die vaak wordt geleverd met een beperkt aantal licenties per aankoop (en niet te vergeten vereist externe servers om het systeem te hosten), is Google Apps misschien wel de sleutel om een paar extra centen uit uw budget te persen.
'Als we voor iedereen in het bedrijf exemplaren van Microsoft Office zouden kopen, besparen we al tienduizenden dollars', zegt Brian Wyrick, vice-president operations bij Raidious, een in Indianapolis gevestigd bedrijf voor contentontwikkeling. Naast de kostenbesparingen, zegt Wyrick dat Raidious de Google Apps-suite heeft geadopteerd vanwege de toegankelijkheid die het biedt aan hun ontwerpers en producenten in verschillende delen van het land.
'Utility is goed voor elk startend bedrijf', zegt Wyrick, 'en om met een nieuwe medewerker aan de telefoon te kunnen praten en ze met een webprogramma op te zetten zonder dat een IT-man toegang tot hen hoeft te verlenen, is een groot ding.'
Een ander voordeel van Google Apps is het vermogen van elke applicatie om met elkaar te integreren – een functie waar Ken Hayes, eigenaar van een internetreclamebedrijf in Toluca Lake, Californië, dankbaar voor is. 'Het mooie van Google Apps is het feit dat ik één hoofdaccount voor mijn bedrijf kan instellen – en mijn e-mail, agenda en website zijn allemaal met elkaar verbonden', zegt hij. 'Natuurlijk, er is betere e-mail, maar niemand heeft bedacht hoe je het allemaal met elkaar kunt verbinden zoals Google.'
Dieper graven: Google Apps in het spel
Hoe u Google Apps kunt gebruiken om uw bedrijf te verbeteren: interne communicatie stroomlijnen met Gmail
Toen Gmail voor het eerst op het toneel verscheen, werd de persoonlijke e-mailclient geprezen om zijn schijnbaar bodemloze opslagcapaciteit en bliksemsnelle zoekmogelijkheden in de inbox. Maar met de integratie van Google Apps werken veel van de functies van Gmail net zo efficiënt voor bedrijven. Nogmaals, een van de meest gunstige kenmerken van Gmail is de cloudfactor: aangezien er geen omslachtige software is om je zorgen over te maken, is Gmail overal toegankelijk voor je medewerkers, zonder dat je contacten of berichten naar apparaten hoeft te downloaden.
'Een van de geweldige dingen van Gmail is dat het browsergebaseerd is', zegt Wyrick. 'We maken verbinding via onze telefoons en IMAP-clients. Het is dat vermogen om niet te hoeven zeggen 'hier is uw installatie van Outlook'.
De threaded conversaties van Gmail helpen ook om berichten tussen collega's te vereenvoudigen. Als er bijvoorbeeld meerdere partijen in een e-mail zijn CC'd, of als meerdere e-mails dezelfde onderwerpregel hebben, worden al die berichten gegroepeerd bij elke nieuwe e-mail die wordt verzonden, perfect bovenaan uw inbox en elimineert het gedoe van het moeten controleren van eerdere berichten.
Ook zou elke kantooromgeving een methode moeten hebben om snel, per minuut berichten te verzenden, en het antwoord van Gmail is Google Chat, dat rechtstreeks in de interface van de inbox is ingebouwd. 'We hebben de behoefte aan ons interne telefoniesysteem echt verminderd', zegt Wyrick over het gebruik van de messenger door Raidious. De chatfunctie heeft ook een videoconferentiecomponent die handig kan zijn wanneer collega's en werknemers moeten corresponderen vanaf externe locaties.
Hoewel Gmail een geweldige e-mailclient is, raadt Wyrick aan om meerdere accountbeheerders toe te wijzen voor uw gedeelde zakelijke account. 'Als je eenmaal bent aangemeld, wil je nooit al je eieren in één mand hebben', zegt hij. 'Op een dag zul je iets moeten doen als die beheerder niet beschikbaar is.'
Graaf dieper: betaal nooit meer voor e-mailhosting
Hoe u Google Apps kunt gebruiken om uw bedrijf te verbeteren: vergaderingen en evenementen synchroniseren via Google Agenda
Afhankelijk van uw type bedrijf kan het plannen van afspraken een echte hoofdpijn zijn. Een paar medewerkers (of slechts één) zijn meestal verantwoordelijk voor het volgen en doorgeven van datums en tijden, een methode die bevorderlijk is voor misstappen en gemiste vergaderingen. Met Google Agenda kunnen meerdere werknemers afspraken in één agenda plaatsen die het hele bedrijf kan openen en bewerken. Bovendien kunnen deze kalenders een kleurcode krijgen, zodat de kijker op de hoogte wordt gesteld van wijzigingen in afspraken. Beheerders kunnen ook machtigingen instellen voor agenda's, zodat alleen bepaalde medewerkers items kunnen zien of bewerken.
Greg Cross, oprichter van Cross Creative, een in Greenfield, Indiana gevestigd digitaal marketingbedrijf, zegt dat hij onlangs een van zijn belangrijkste klanten heeft aangemoedigd om Google Agenda te gebruiken om afspraken te sorteren en te beschermen. '[Hij] heeft een counselingcentrum en hij kwam naar me toe en zei: 'We hebben vier counselors en we zijn op zoek naar een manier waarop onze klanten online afspraken kunnen plannen en ze privé kunnen houden'', zegt Cross. 'Je kunt het zo instellen dat het niet laat zien dat je een counselingsessie hebt met 'John Doe' over depressie.'
Een andere handige functie van Google Agenda is de mogelijkheid om afspraken te maken via Gmail. Wanneer u het e-mailadres van een medewerker toevoegt aan een evenement in de agenda, ontvangt de medewerker een uitnodiging om zijn of haar aanwezigheid te bevestigen. Na bevestiging kan elke medewerker het evenement bekijken en notities toevoegen.
Graaf dieper: Tech Talk: reclamebureau migreert naar webapp
Hoe u Google Apps kunt gebruiken om uw bedrijf te verbeteren: samenwerking en projectbeheer verbeteren met Google Docs
Google Docs is een applicatie waarmee meerdere gebruikers documenten, presentaties en spreadsheets kunnen maken en bewerken - allemaal op internet. Gewoonlijk delen collega's documenten door bijlagen naar elkaar te e-mailen, wat vaak resulteert in onjuiste bestandsversies en verspreide, misplaatste kopieën. Met Google Docs wordt het bestand in de cloud bewerkt, waar revisies automatisch worden opgeslagen en hersteld.
Net als de meeste andere Google Apps kunnen beheerders machtigingen instellen in Google Documenten, zodat alleen bepaalde werknemers bestanden mogen bekijken en delen. Een andere handige functie is de mogelijkheid om de documenten naar verschillende soorten bestandsextensies te exporteren, wat handig kan zijn op die momenten dat een klant of klant zo snel mogelijk een PDF-bestand nodig heeft.
'Ik gebruik intern Google Docs', zegt Cross. 'Ik heb een grafisch ontwerper die maar parttime werkt, dus ik plaats daar schattingen en klantvoorstellen.' Het gebruik van Google Documenten om andere veelvoorkomende bestanden te bewerken, zoals reisschema's, nieuwsbrieven en artikelen, kan helpen bij het oplossen van veelvoorkomende problemen die zich voordoen bij werknemers bij het samenwerken aan projecten.
Hoe nuttig Google Docs ook is geweest voor veel bedrijfseigenaren, Wyrick van Raidious zegt dat een ding om in gedachten te houden is dat de mensen in uw personeel verschillende mate van computervaardigheden hebben. Dus als en wanneer je Google Docs implementeert voor het maken en bewerken van je belangrijkste bestanden, zegt Wyrick, is het misschien handig om een projectkampioen aan te wijzen die de toepassing begrijpt.
'Misschien zijn er gebruikers die minder enthousiast zijn over de veranderingen', zegt Wyrick. Hij raadt nieuwkomers ook aan om de helpgids op de Google Apps-site regelmatig te raadplegen.
Dieper graven: 10 tips voor het opstarten van uw technologie
Hoe u Google Apps kunt gebruiken om uw bedrijf te verbeteren: bedrijfskennis delen met Google Sites
Google Sites is een basistool voor het bouwen van sites die bedrijven kunnen gebruiken om een privé-intranetcentrum met informatie voor werknemers te creëren, of zelfs een openbaar domein dat dient als het gezicht van uw bedrijf. Met Google Sites kunt u informatie importeren uit andere apps, zoals uw afsprakenkalender of standaard klantformulieren, en deze op uw site plaatsen zodat werknemers of klanten er gemakkelijk toegang toe hebben.
'Google Sites is als een wikisysteem', zegt Hayes, die de applicatie gebruikt zodat hij en zijn zakenpartner in Denemarken bedrijfsprojecten, ideeën en aannemers kunnen volgen. 'Ik heb secties opgezet voor de ideeën van concurrenten die we willen verbeteren, en zelfs voor problemen die we binnen ons bedrijf willen oplossen.'
U kunt alleen bepaalde werknemers aanwijzen om administratieve capaciteiten te hebben, d.w.z. site-informatie bewerken en plaatsen, of toegang verlenen aan uw hele team (vooral als u met een hechte staf werkt).
Dig Dieper: Top 10 gratis apps en services voor bedrijven
Google Apps gebruiken om uw bedrijf te runnen: aanvullende bronnen vinden in de Google Apps Marketplace
Als de applicaties die exclusief door Google zijn gemaakt niet aan al uw behoeften voldoen, vergeet dan niet de Google Apps Marketplace te bezoeken, waar u tal van apps van derden kunt vinden (sommige gratis) die verschillende functies en integreren met de andere standaard apps. Met Intuit Online Payroll kunt u bijvoorbeeld werknemers rechtstreeks vanuit Google Agenda betalen en hen online toegang geven tot loonstroken. Zoho CRM is een tool voor klantrelatiebeheer waarmee de klantinteractie op een aantal manieren kan worden verbeterd, zoals het volgen en sorteren van e-mailgesprekken.
Om de mogelijkheden van Google Agenda uit te breiden, gebruikt Greg Cross van Cross Creative Tungle.me, een app waarmee leden openbare planningen kunnen publiceren, afspraakverzoeken kunnen accepteren en dubbele boekingen kunnen verminderen. 'Het helpt echt om mijn workflow te mainstreamen', zegt Cross. 'Als de persoon de afspraak bevestigt, komt deze in mijn [Google]-agenda en krijg ik een melding op mijn telefoon. Dus tussen de samenwerking van die twee features, werkt het prima voor mij.'
Volgens Cross wordt Google Apps voor bedrijven snel een noodzaak en minder een leuk product om te proberen. De interoperabiliteit van de apps, samen met de toegankelijkheid van de cloud, biedt volgens hem veel mensen de mogelijkheid om voor het eerst efficiënt gebruik te maken van kantoortechnologie. 'Het zal interessant zijn om te zien hoe andere softwarebedrijven in de toekomst zullen overleven, want webgebaseerde apps zijn meer dan alleen een modegril', zegt Cross. 'Het is niet de 'golf van de toekomst' - het is nu.'
Dig Dieper: 5 geweldige softwarepakketten voor Bootstrappers
