Heb je een to-do lijst? Natuurlijk - de meesten van ons doen dat. Maar hoe zit het met een not-to-do-lijst? Dat blijkt minstens zo belangrijk, volgens productiviteitsexperts.
Wat is een not-to-do-lijst precies? Het is geen lijst met slechte gewoonten die je vastbesloten bent te doorbreken of negatief gedrag dat je zeker wilt vermijden. Het is een lijst met taken waarvan u denkt dat u ze zou moeten doen, of zou willen doen, of die mogelijk door iemand anders worden gevraagd. Maar omdat deze taken je niet naar een van je grotere doelen brengen, je ziel niet voeden en niet nodig zijn om te doen, kun je ze veel beter niet doen. Ze moeten ofwel ongedaan worden gelaten of u moet ze aan iemand anders delegeren.
De meest succesvolle mensen die ik ken, zeggen dat geweldige carrières voortkomen uit waar je nee tegen zegt. Het is logisch omdat tijd en energie voor ieder van ons een beperkte hulpbron is en hoe we ervoor kiezen om die kostbare hulpbron te besteden, is erg belangrijk. Management consultant en executive coach schrijft in de Harvard Business Review :
Als je eenmaal accepteert dat je meer te doen hebt dan tijd om alles te doen, is dat eigenlijk een bevrijdend concept. Dit besef dwingt je te erkennen dat er items met een lagere prioriteit zijn die je waarschijnlijk nooit zult voltooien. Verwijder die niet-essentiële zaken, zet ze op je niet-te-doen-lijstje en zeg toe ze te laten gaan. Zo voorkom je dat je kostbare tijd verspilt door steeds opnieuw te evalueren of je misschien bij hen komt die beter kan worden geïnvesteerd in het daadwerkelijk voltooien van je werk.
teri polo netto waarde 2016
Een not-to-do-lijst zal je duidelijkheid en rust brengen, omdat je minder schaamte en angst hebt over dingen die je denkt te moeten doen, of erger nog, iemand anders hebt verteld dat je gaat doen, maar waar je moeite mee hebt. Het zorgt ook voor meer transparantie en verbetert uw relaties met uw collega's en klanten, omdat u geen beloftes meer doet die u niet kunt waarmaken.
Het klinkt misschien contra-intuïtief - je hebt het al druk genoeg - maar maak wat tijd vrij, op zijn minst een half uur, voor het maken van je niet-te-doen-lijstje. De productiviteit die u wint, zal het zeker waard zijn. Ga als volgt aan de slag:
1. Stel een algemene kandidatenlijst samen voor uw not-to-do-lijst.
Als u bijhoudt hoe u uw tijd besteedt (wat de moeite waard is), controleert u uw administratie om te zien aan welke taken u elke dag tijd besteedt. Kijk naar je agenda en eventuele aantekeningen die je hebt die licht werpen op hoe je je werktijd precies doorbrengt. Alles waar u tijd aan besteedt en dat niet direct aansluit bij uw langetermijndoelen en visie voor uzelf, zou zeker een kandidaat moeten zijn. Dat geldt ook voor items die al heel lang op je to-do-lijstje staan, aan je zeuren, maar die je nog moet volbrengen. Dingen die andere mensen je vragen te doen, moeten op de lijst van potentiële kandidaten komen, tenzij ze je in de richting van je eigen doelen brengen. En tot slot, elke taak die je hart doet zinken om over na te denken, zou een kandidaat moeten zijn voor je niet-te-doen-lijst.
2. Stel jezelf een aantal vragen.
Zodra u uw potentiële kandidaten voor de not-to-do-lijst hebt, daagt u ze allemaal uit met een paar vragen. Vraag eerst: 'Zal deze taak mij helpen mijn doelen te bereiken en bijdragen aan mijn visie op succes?' Als het antwoord nee is, vervolg dan met de vraag: 'Zal ik of iemand anders ernstige negatieve gevolgen ondervinden als deze taak niet wordt uitgevoerd?' 'Is deze taak urgent of belangrijk?' Als het antwoord op deze laatste twee vragen ook nee is, moet die taak op je niet-te-doen-lijstje komen.
Als iets dringend of belangrijk lijkt of negatieve gevolgen kan hebben als het ongedaan wordt gemaakt, stel jezelf dan de volgende vraag: 'Moet ik degene zijn om deze taak uit te voeren? Of kan ik het aan iemand anders geven door het te delegeren of uit te besteden?' Als er een manier is om deze taak aan iemand anders te geven, moet het op je niet-te-doen-lijstje komen.
3. Bereid enkele antwoorden voor.
Het hele punt van de not-do-do-lijst is dat je bereid en in staat bent om snel nee te zeggen tegen taken die niet passen bij je langetermijndoelen en die niet door jou hoeven te worden gedaan. Als er nieuwe taken worden toegevoegd aan je niet-te-doen-lijst, is het handig om klaar te zijn met een paar snelle antwoorden voor het geval iemand (inclusief jijzelf) je vraagt iets te doen dat niet bij je missie past.
Levenscoach Blaz Kos suggereert het daadwerkelijk voorbereiden van standaardtekst die u snel in een e-mail kunt pakken en in een e-mail kunt plaatsen als u een verzoek om iets te doen beleefd wilt afwijzen. Misschien wil je ook scripts schrijven die je persoonlijk of via de telefoon kunt gebruiken en een aantal dingen bedenken die je jezelf ook moet vertellen wanneer een niet-essentiële taak zijn lelijke kop opsteekt.
4. Herhaal.
Als je wordt uitgenodigd om nieuwe taken op je te nemen, of als je nieuwe ideeën bedenkt die je wilt nastreven, toets ze dan allemaal aan de hand van de bovenstaande vragen. Voldoet het aan de zeer strenge criteria om op je to-do-lijstje te komen, of hoort het thuis op je not-to-do-lijstje? Wees waakzaam over het beschermen van uw eigen tijd en energie en gebruik uw standaardtekst of script om taken indien nodig af te wijzen.
Bekijk uw not-to-do-lijst regelmatig - minstens één keer per kwartaal, stelt Kos voor. Als je het onder de knie hebt, wil je misschien meer items aan de lijst toevoegen. Wie weet? Misschien wordt je niet-te-doen-lijst ooit langer dan je to-do-lijst.
