Opmerking: dit bericht is bijgewerkt op 20-3-2020.
Als u als gevolg van de uitbraak van het coronavirus plotseling veel meer tijd besteedt aan het kijken naar uw collega's via een Zoom-videoconferentie, bent u niet de enige. Als je niet gewend bent aan videovergaderingen, kan het in het begin een beetje intimiderend zijn.
Gelukkig zijn er best practices die je kunt gebruiken, zoals jezelf gedempt houden en je camera altijd aan laten staan (tenzij je een goede reden anders hebt). Beide dragen in grote mate bij aan het bevorderen van een productieve en boeiende vergadering met uw externe team.
hoe lang is brian kelly?
Hier zijn een paar extra tips om het meeste uit uw Zoom-vergaderingen te halen.
1. Gebruik een wachtkamer
Als je veel vergaderingen hebt, vooral met een volle agenda, is er altijd een kans dat de persoon of mensen in je volgende vergadering een paar minuten te vroeg inloggen, of een vergadering kan lang duren. Gelukkig heeft Zoom een wachtkamerfunctie waarmee u nieuwe deelnemers daar kunt plaatsen in plaats van alleen in uw vergaderruimte te verschijnen.
Log hiervoor in op uw account op Zoom.com, selecteer Voorkeuren en scrol omlaag naar Vergadering (geavanceerd), waar u de wachtkamer kunt in- of uitschakelen.
2. Maak terugkerende vergaderingen
Als je regelmatig dezelfde mensen ontmoet, kun je binnen Zoom een terugkerende vergadering maken, die dezelfde instellingen en dezelfde vergaderlink gebruikt. Dit maakt het gemakkelijk om een planning in te stellen en aangezien er geen gebruik wordt gemaakt van uw persoonlijke uitnodiging voor een vergadering, kunt u verschillende groepen deelnemers gescheiden houden. Log gewoon in op Zoom, selecteer 'Vergaderingen' en selecteer 'Een vergadering plannen'. Klik vervolgens op het vakje voor 'terugkerende vergadering'.
3. Gebruik aandachtsregistratie
Een van de moeilijkste dingen als je een vergadering organiseert, vooral als je je scherm deelt, is dat het moeilijk is om je deelnemers te zien. Natuurlijk zijn sommige van die deelnemers waarschijnlijk met iets anders bezig of geven ze jou niet de volledige en onverdeelde aandacht. Als dat een probleem is, kun je de functie 'Attention Tracking' inschakelen, die je laat weten of een van je deelnemers een ander venster voor Zoom heeft verplaatst. Deze functie staat ook onder de geavanceerde instellingen voor vergaderingen.
4. Beheer van een ander bureaublad aanvragen
Soms zou het zoveel gemakkelijker zijn om een collega te helpen een probleem te diagnosticeren of aan een project te werken als u naast die persoon zou kunnen zitten. Hoewel Zoom dat probleem niet volledig heeft opgelost, kunt u wel de controle over het bureaublad van uw deelnemer aanvragen. Ze moeten het verzoek goedkeuren, maar je kunt hun cursor met je eigen muis en toetsenbord manoeuvreren, wat vooral handig is voor demo's of technische ondersteuning.
5. Let op je achtergrond
We besteden meestal niet veel aandacht aan wat zich achter ons bevindt totdat we inloggen op een vergadering en onszelf kunnen zien. Vaak realiseer je je dan dat het misschien de moeite waard was geweest om wat meer aandacht te besteden aan wat iedereen ziet. Als je geen geweldige optie hebt, heeft Zoom een 'virtuele achtergrond' die je kunt instellen binnen de Zoom-app op je laptop.
6. Neem uw vergaderingen op
Met de gratis versie van Zoom kun je gesprekken opnemen op je computer, wat vooral handig is voor vergaderingen en demo's. Met de betaalde versie kun je opnames ook opslaan in de cloud, waardoor je ze later gemakkelijk kunt delen met teamleden door simpelweg een link te e-mailen.
7. Werk je uiterlijk bij
Als je een beetje plezier wilt hebben, of als je een vergadering hebt voordat je de kans hebt gehad om je volledig voor te bereiden op de dag, kun je de instelling 'touch up my uiterlijk' kiezen. Kies in de Zoom-app op je laptop 'voorkeuren' en vervolgens 'video-instellingen' om een subtiel huidverzachtend effect toe te voegen.
Bonus: gebruik een goed paar oordopjes of koptelefoon
Ervoor zorgen dat uw team u goed kan horen, is belangrijk, vooral als u ergens werkt waar mogelijk achtergrondgeluid is. Hetzelfde geldt voor het kunnen horen. Ik ben een persoonlijke fan van de Apple AirPods Pro, maar eerlijk gezegd is elke betaalde bedrade of draadloze hoofdtelefoon voldoende.
Trouwens, als je nog niet bekend bent met videoconferenties, heeft Zoom ook een heel handig bronnengids toegewijd aan het ondersteunen van teams die getroffen zijn door Covid-19. Het omvat gratis training en een handvol best practices die u kunt gebruiken om uw team verbonden te houden.
hoe lang is ryan mcpartlin
