Hoofd Productiviteit 5 manieren om nee te zeggen tegen een vergadering (zonder iemand te irriteren)

5 manieren om nee te zeggen tegen een vergadering (zonder iemand te irriteren)

Uw Horoscoop Voor Morgen

Enquête, na enquête, na enquête komt overeen - vergaderingen zijn een verschrikkelijke tijdverspilling en iedereen heeft er een hekel aan.

Maar als elke levende ziel in uw kantoor kreunt als er een nieuwe uitnodiging voor een vergadering binnenkomt, waarom zit u dan nog steeds een aanzienlijk deel van uw week in vergaderruimten?

is Holly Hunter een lesbienne?

Een deel van het antwoord is waarschijnlijk inefficiënte vergaderpraktijken. Een deel van het probleem kan worden verholpen door te leren hoe u een snelle en productieve vergadering kunt leiden. Maar sommige van deze bijeenkomsten zijn niet meer te repareren en zouden gewoon niet mogen plaatsvinden - voor jou tenminste.

Dit laatste type vergadering kan niet worden opgelost met een betere logistiek. Ze moeten gewoon uit je agenda worden geschrapt. Dat is waar je een andere grote reden tegenkomt voor het aanhouden van een opgeblazen gevoel - het is moeilijk om nee tegen hen te zeggen. Als de uitnodiging van je baas is, wil je het nut van de bijeenkomst niet beledigen. Hetzelfde geldt voor een collega, en klanten kunnen het moeilijkst zijn om van allemaal af te wijzen.

Maar wanhoop niet, het is mogelijk om beleefd uit vergaderingen te komen zonder iemand te beledigen of er lui uit te zien. Onlangs op HBR bood Liane Davey, mede-oprichter van 3COze, aan: specifieke suggesties op basis van veelvoorkomende vergaderproblemen .

1. Als je nog niet klaar bent voor de vergadering

Niet omdat je een slappeling bent natuurlijk, maar omdat het team niet genoeg tijd heeft gehad om te onderzoeken, na te denken, voor te bereiden, etc. over de te bespreken onderwerpen. In dit geval stelt Davey voor om de bijeenkomst uit te stellen met taal als: 'Dit is een interessant onderwerp. Op basis van onze prioriteiten voor het huidige jaar weet ik niet zeker of we al klaar zijn voor een productief gesprek. Zou het mogelijk zijn om deze bijeenkomst terug te schuiven en de werkgroep wat meer voortgang te laten maken voordat we elkaar ontmoeten?'

2. Wanneer nodig ontbreken er mensen

Soms zie je een tijdverspillende vergadering een mijl verderop. Wanneer bijvoorbeeld alle relevante partijen die nodig zijn om een ​​beslissing te nemen niet aanwezig zijn, weet je dat je zeker niet met actiepunten in de hand vertrekt.

Markeer het probleem aan de uitnodiger door iets als dit te zeggen: 'Ik kijk ernaar uit om een ​​aantal beslissingen over dit probleem te nemen. Uit de uitnodiging voor de vergadering lijkt het er niet op dat Productie [of wie dan ook] erbij betrokken is. Ik wil graag wachten tot er iemand van Productie mee wil doen. Anders kunnen we geen beslissingen nemen.'

3. Wanneer jij de verkeerde persoon bent om bij te dragen

Soms is het probleem niet inherent aan de geplande vergadering - jij bent het. Je weet simpelweg niet genoeg of bent niet op de juiste manier bij het vraagstuk betrokken om een ​​zinvolle bijdrage te leveren. Davey biedt dit voorbeeldscript voor deze situaties: 'Ik ben gevleid dat u geïnteresseerd bent in mijn inbreng. Ik geloof niet dat ik de beste gekwalificeerd ben op dit onderwerp. Ik heb wat gegraven en het lijkt erop dat Pat de nodige context zou hebben. Zou je het prettig vinden om Pat uit te nodigen in plaats van mij?' (Sorry, Pat.)

Als alternatief kunt u de verantwoordelijkheid om te zorgen neerleggen bij een ondergeschikte of bij uw baas. In het volledige bericht , Davey biedt ook taalsuggesties voor deze gevallen.

4. Wanneer de timing enorm ongelegen is

In weer andere gevallen is de vergadering goed georganiseerd en kunt u een bijdrage leveren, maar de timing van de vergadering is gewoon afschuwelijk voor uw productiviteit. Zit je vast? Nee, zegt Davey, die voorstelt om je af te melden, maar 'neem een ​​paar minuten de tijd om wat aantekeningen te maken en de voorzitter of een geschikte deelnemer te briefen.'

In reactie op de uitnodiging biedt ze de volgende taal aan: 'Dit wordt een belangrijke discussie. Ik kan niet aanwezig zijn, maar ik zal wat tijd vinden om mijn gedachten te delen, zodat je ze in de discussie kunt betrekken.'

hoeveel kinderen heeft Carlos Santana?

5. Wanneer het grootste deel van de vergadering niet relevant voor je is

Hoe zit het als slechts een van de vijf of tien agendapunten op een aanstaande vergadering voor u relevant is? Blijf niet zitten duimen draaien door 80 procent van de discussie, adviseert Davey. Maak in plaats daarvan duidelijk dat je er vroeg uit zult gaan, door op de uitnodiging te reageren als volgt: 'Zou het mogelijk zijn om de rebranding-discussie als eerste agendapunt te behandelen? Ik kan niet de hele vergadering blijven, maar daar wil ik heel graag aan bijdragen.'

Nee zeggen is natuurlijk niet alleen moeilijk als het om vergaderingen gaat. U zult waarschijnlijk hetzelfde probleem van ondoordachte of verkeerd geadresseerde verzoeken ook op andere gebieden van uw werk tegenkomen. Gelukkig is er net zo goed advies over de exacte manier om ook netjes nee te zeggen tegen andere veelvoorkomende kantoorvragen.