In het internettijdperk , kunt u merken dat u op 'beantwoorden' klikt, een snel antwoord typt en op 'verzenden' drukt zonder ook maar na te denken over wat u zojuist hebt geschreven. Maar experts zijn het erover eens dat uw e-mailgedrag uw reputatie zowel persoonlijk als professioneel kan saboteren. Inc.com nam contact op met enkele van de meest ervaren e-mailexperts in de branche en liet hen meedenken over hoe u uw e-mailetiquette kunt perfectioneren.
1. Bespreek alleen openbare zaken. We hebben allemaal de verhalen gehoord over een 'privé' e-mail die uiteindelijk werd doorgegeven aan het hele bedrijf, en in sommige gevallen over het hele internet. Een van de belangrijkste dingen om te overwegen als het gaat om e-mailetiquette, is of de kwestie die je bespreekt openbaar is, of iets dat achter gesloten deuren moet worden besproken. Vraag uzelf af of het onderwerp dat wordt besproken iets is dat u op briefpapier van uw bedrijf zou schrijven of op een prikbord zou plaatsen zodat iedereen het kan zien voordat u op 'verzenden' klikt. -- Judith Kallos ,
auteur van E-mailetiquette gemakkelijk gemaakt, e-mail: de handleiding en e-mail: een handleiding om het goed te schrijven
2. Stel jezelf kort voor. Ga er niet vanuit dat de persoon die uw e-mail ontvangt, weet wie u bent, of zich herinnert u te hebben ontmoet. Als u niet zeker weet of de ontvanger uw e-mailadres of naam herkent, voeg dan een eenvoudige herinnering toe aan wie u bent in relatie tot de persoon met wie u contact opneemt; een formele en uitgebreide biografie van jezelf is niet nodig. -- Peggy Duncan , persoonlijke productiviteitsexpert en auteur van Overwin e-mailoverbelasting met betere gewoonten, etiquette en Outlook 2007
Noot van de redactie: op zoek naar e-mailmarketingdiensten voor uw bedrijf? Als u informatie wilt om u te helpen bij het kiezen van de juiste voor u, gebruik dan de onderstaande vragenlijst om onze partner, BuyerZone, u gratis informatie te laten verstrekken:
3. Niet 'boos e-mailen'. E-mailen met slecht nieuws, een klant of leverancier ontslaan, woede uiten, iemand berispen, andere mensen in e-mails kleineren (vooral als je iets minder vriendelijks zegt over je baas) zijn allemaal belangrijke nee-nee's. Omdat e-mail zo informeel kan lijken, trappen veel mensen in deze val. Onthoud altijd dat e-mailcorrespondentie eeuwig duurt. -- Lindsey Pollak , loopbaan- en werkplekexpert, adviseur e-mailetiquette en auteur van Van school naar carrière gaan
4. Wees spaarzaam met uitroeptekens. Het maximale aantal uitroeptekens in een zakelijke e-mail? Een. Anders loop je het risico er kinderachtig en onprofessioneel uit te zien. -- Pollak
5. Wees voorzichtig met vertrouwelijke informatie. Vermijd het bespreken van vertrouwelijke informatie in e-mails, zoals iemands belastinginformatie of de bijzonderheden van een zeer gevoelige zakelijke deal. Mocht de e-mail in de handen van de verkeerde persoon terechtkomen, dan kunt u ernstige - zelfs juridische - gevolgen krijgen. -- Peter Post , directeur van het in Burlington, Vermont gevestigde Emily Post Institute, dat etiquette-advies en antwoorden biedt op vragen over omgangsvormen, zoals huwelijksetiquette, opvoedingskwesties en tafelmanieren.
6. Reageer tijdig. Tenzij u in een soort van noodcapaciteit werkt, is het niet nodig om beschikbaar te zijn op het moment dat er een e-mail binnenkomt. Afhankelijk van de aard van de e-mail en de afzender is een reactie binnen 24 tot 48 uur acceptabel. -- Duncan
7. Stuur geen oneliners. 'Bedankt' en 'Oh, OK' bevorderen het gesprek op geen enkele manier. Zet gerust 'Geen antwoord nodig' bovenaan de e-mail als u geen antwoord verwacht. -- Duncan
8. Vermijd het gebruik van snelkoppelingen naar echte woorden, emoticons, jargon of jargon. Woorden van volwassen zakenmensen die snelkoppelingen gebruiken zoals '4 u' (in plaats van 'for you'), 'Gr8' (for great) in zakelijke e-mail is niet acceptabel. Als u geen smiley of emoticon op uw zakelijke correspondentie zou zetten, moet u deze ook niet in een e-mailbericht plaatsen. Elk van de bovenstaande zaken kan ervoor zorgen dat u er minder professioneel uitziet. -- Duncan
9. Houd het schoon. Niets irriteert ontvangers meer dan wanneer mensen antwoorden en de berichten rommelig achterlaten, bijvoorbeeld een e-mailketen met overmatige carets (>>>), of pagina's en pagina's met e-mailadressen die niet waren beveiligd met Bcc. U kunt van carets afkomen door de tekst te selecteren, Ctrl+F om de opdracht Zoeken en vervangen te gebruiken om een caret te vinden en ze allemaal door niets te vervangen. U kunt alle e-mailadressen verwijderen door ze te verwijderen. Ruim het op en stuur het dan op. -- Duncan
10. Wees duidelijk in je onderwerpregel. Met inboxen die verstopt raken door honderden e-mails per dag, is het van cruciaal belang dat uw onderwerpregel ter zake komt. Het moet redelijk eenvoudig zijn en beschrijven waar je over hebt geschreven. Verwacht dat elke e-mail met een leuk, vaag of obscuur onderwerp in de prullenbak belandt. Bewijs uw onderwerpregel net zo zorgvuldig als de rest van de e-mail. -- Post
11. Vergis je niet voor spam. Vermijd onderwerpregels die alleen in hoofdletters en in kleine letters zijn en die URL's en uitroeptekens bevatten - die voor de ontvanger vaak op spam lijken. -- Judith Kallos ,
auteur van E-mailetiquette gemakkelijk gemaakt, e-mail: de handleiding en e-mail: een handleiding om het goed te schrijven
12. Uw onderwerpregel moet overeenkomen met het bericht. Open nooit een oude e-mail, klik op Beantwoorden en stuur een bericht dat niets met de vorige te maken heeft. Aarzel niet om van onderwerp te veranderen zodra de thread of inhoud van de e-mailketen verandert. -- Peggy Duncan , persoonlijke productiviteitsexpert en auteur van Overwin e-mailoverbelasting met betere gewoonten, etiquette en Outlook 2007
13. Geef een waarschuwing bij het verzenden van grote bijlagen. Het verzenden van onaangekondigde grote bijlagen kan de inbox van de ontvanger verstoppen en andere belangrijke e-mails doen stuiteren. Als u iets verzendt dat groter is dan 500 KB, moeten afzenders vragen: 'Vindt u het goed als ik u een bijlage stuur? Wanneer zou voor jou de beste tijd zijn?' -- Kallos
14. Niet meer dan twee bijlagen, en zorg voor een logische naam. Stuur geen bericht met meer dan twee bijlagen, tenzij hier specifiek om wordt gevraagd. Geef de bijgevoegde bestanden ook een logische naam, zodat de ontvanger in één oogopslag het onderwerp en de afzender weet. -- Duncan
15. Stuur of kopieer anderen alleen op een 'need to know'-basis. Voordat u op Allen beantwoorden klikt of namen op de Cc- of Bcc-regels zet, moet u zich afvragen of alle ontvangers de informatie in uw bericht nodig hebben. Als ze dat niet doen, waarom sturen ze het dan? Neem de tijd om uw berichten naar de juiste mensen te sturen. -- Duncan
16. Pas op voor 'allen beantwoorden'. Klik niet op 'allen beantwoorden' tenzij elk lid van de e-mailketen dit moet weten. U wilt ervoor zorgen dat u niet iedereen op een lijst uw antwoord stuurt - of ze het nu moesten weten of niet. -- Duncan
17. Pak de telefoon. Als een onderwerp veel parameters heeft die uitgelegd of onderhandeld moeten worden en te veel vragen en verwarring veroorzaken, behandel het dan niet via e-mail. E-mail mag ook niet worden gebruikt voor last-minute annuleringen van vergaderingen, lunches, interviews en nooit voor verwoestend nieuws. Als u een medewerker of een vriend heeft aan wie u slecht nieuws moet brengen, heeft een telefoontje de voorkeur. Als het nieuws is dat je aan een grote groep moet bezorgen, is e-mail praktischer. -- Duncan
18. Evalueer het belang van uw e-mail. Gebruik de optie met hoge prioriteit niet te veel. Als u deze functie te veel gebruikt, zullen maar weinig mensen deze serieus nemen. Een betere oplossing is om beschrijvende onderwerpregels te gebruiken die precies uitleggen waar een bericht over gaat. -- Duncan
19. Zorg voor privacy. Als u een bericht naar een groep mensen stuurt en u de privacy van uw lijst wilt beschermen, moet u altijd 'Bcc' gebruiken. Vermijd bovendien het verstrekken van e-mailadressen aan een derde partij (zoals een Evite, nieuwsbrief, enz.). Zorg ervoor dat adressen die u graag aan derden overhandigt, bij hen blijven, vooral wanneer de service die zij aanbieden gratis is. -- Duncan
20. Houd het kort en kom ter zake. De lange e-mail is verleden tijd. Schrijf beknopt, met veel witruimte, om de ontvanger niet te overweldigen. Zorg ervoor dat wanneer u kijkt naar wat u verzendt, het er niet uitziet als een last om te lezen - gebruik gerust opsommingstekens. De persoon die uw e-mail leest, hoeft niet meerdere alinea's door te spitten om erachter te komen wat u vraagt. Geef in de eerste twee zinnen het doel van de e-mail aan. Wees duidelijk en wees vooraan. -- Lindsey Pollak , loopbaan- en werkplekexpert, adviseur e-mailetiquette en auteur van Van school naar carrière gaan
21. Ken uw publiek. Uw e-mailbegroeting en afmelding moeten in overeenstemming zijn met het niveau van respect en formaliteit van de persoon met wie u communiceert. Schrijf ook voor de persoon die het zal lezen - als ze de neiging hebben om erg beleefd en formeel te zijn, schrijf dan in die taal. Hetzelfde geldt voor een ontvanger die meer informeel en ontspannen is. -- Lindsey Pollak , loopbaan- en werkplekexpert, adviseur e-mailetiquette en auteur van Van school naar carrière gaan
22. Zet altijd een handtekening. Je wilt nooit dat iemand hoeft op te zoeken hoe hij met jou in contact kan komen. Als je handig bent met sociale media, neem dan ook al je sociale media-informatie op in je handtekening. Uw e-mailhandtekening is een geweldige manier om mensen meer over u te laten weten, vooral wanneer uw e-mailadres niet uw volledige naam of bedrijf bevat. -- Pollak
23. Gebruik alleen een autoresponder als dat nodig is. Een automatisch antwoord dat zegt: 'Bedankt voor uw e-mailbericht. Ik zal zo snel mogelijk reageren' is nutteloos. Een ding dat deze berichten echter geweldig doen, is spammers waarschuwen dat uw e-mail echt is en dat ze u aan hun spamlijst kunnen toevoegen. -- Peggy Duncan , persoonlijke productiviteitsexpert en auteur van Overwin e-mailoverbelasting met betere gewoonten, etiquette en Outlook 2007
24. Train uw personeel. Bedrijfseigenaren moeten ervoor zorgen dat hun personeel is opgeleid in e-mailcommunicatie - ga er niet vanuit dat ze weten wat ze doen en wat als professioneel wordt beschouwd. Stel e-mailnormen in waaraan iedereen in het bedrijf zich moet houden. -- Pollak
25. Uw e-mail is een weerspiegeling van u. Elke e-mail die u verstuurt, draagt bij aan of doet afbreuk aan uw reputatie. Als uw e-mail verspreid, ongeorganiseerd en vol fouten is, zal de ontvanger geneigd zijn u te zien als een verspreide, onzorgvuldige en ongeorganiseerde zakenman. De mening van andere mensen is van belang en in de professionele wereld zal hun perceptie van jou cruciaal zijn voor je succes. -- Peter Post , directeur van het in Burlington, Vermont gevestigde Emily Post Institute, dat etiquette-advies en antwoorden biedt op vragen over omgangsvormen, zoals huwelijksetiquette, opvoedingskwesties en tafelmanieren.
Noot van de redactie: op zoek naar e-mailmarketingdiensten voor uw bedrijf? Als u informatie wilt om u te helpen bij het kiezen van de juiste voor u, gebruik dan de onderstaande vragenlijst om onze partner, BuyerZone, u gratis informatie te laten verstrekken:
Redactionele openbaarmaking: Inc. schrijft over producten en diensten in deze en andere artikelen. Deze artikelen zijn redactioneel onafhankelijk - dat betekent dat redacteuren en verslaggevers onderzoek doen naar en schrijven over deze producten zonder enige invloed van marketing- of verkoopafdelingen. Met andere woorden, niemand vertelt onze verslaggevers of redacteuren wat ze moeten schrijven of dat ze bepaalde positieve of negatieve informatie over deze producten of diensten in het artikel moeten opnemen. De inhoud van het artikel is geheel ter beoordeling van de verslaggever en redacteur. U zult echter merken dat we soms links naar deze producten en diensten in de artikelen opnemen. Wanneer lezers op deze links klikken en deze producten of diensten kopen, kan Inc. hiervoor worden gecompenseerd. Dit op e-commerce gebaseerde advertentiemodel heeft - net als elke andere advertentie op onze artikelpagina's - geen invloed op onze redactionele berichtgeving. Verslaggevers en redacteuren voegen die links niet toe en zullen ze ook niet beheren. Dit advertentiemodel ondersteunt, net als andere die u op Inc ziet, de onafhankelijke journalistiek die u op deze site aantreft.
